公文写作(应用文写作)课件

公文写作2025/6/221应用文（五）从公文写作的角度看，要想掌握公文写作的相关知识，会写标准、规范的公文，无非需要掌握三个方面的知识：相关公文术语、公文格式和公文用语。2025/6/222应用文（五）行政公文是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。具有作者的法定性、内容的实用性、体式的规范性、致送对象的定向性等特点。行政公文的种类：国务院于2000年8月24日发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定，行政机关的公文种类为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2025/6/223应用文（五）第一节公文术语（含标识规则）组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

2025/6/224应用文（五）一、眉首（一）公文份数序号

公文份数序号，是指将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

2025/6/225应用文（五）（二）秘密等级和保密期限按照国家有关保密条例，公文密级分为绝密、机密和秘密三级。标明密级是防止在文件处理过程中发生失密、泄密事故的一项重要措施。随着时间的推移或情况的变化，已无必要保持原有文件密级而适当予以降低，称为降密；有些文件已无必要保密而解除其原有密级，称为解密。与秘密等级相应的时限规定，称为保密期限。保密期限根据保密需要可长可短。秘密等级与保密期限之间用“★”隔开，前后同时顶格标识在版心右上角第一行。2025/6/226应用文（五）按照国家有关规定，保密期限的具体标识方式分为以下四种：1．保密期限在1年及1年以上的，采用如下方式标识：“机密★五年”。表示此件为机密级国家秘密，自密件产生之日起满5年后解密。2．保密期限在1年以内的，采用如下方式标识：“秘密★六个月”。表示此件为秘密级国家秘密，自密件产生之日起满6个月后解密。3．保密期限为长期的，采用如下方式标识：“绝密★长期”。表示此件为绝密级国家秘密，保密期限为长期，只有有关中央国家机关或者其授权的机关才能决定解密。4．保密期限不作标识的，采用如下方式：“机密★”’。表示此件为机密级国家秘密，各有关机关、单位对此件的秘密期限可按20年认定。

2025/6/227应用文（五）（三）紧急程度紧急文件应分别标明特急、急。“特急”要求立即办，“急”要求提前办。如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

2025/6/228应用文（五）（四）发文机关发文机关，是公文制发机关的标记，是公文版头的主要内容。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字构成；对一些特定的公文，可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文过多，必须保证公文首页显示正文。2025/6/229应用文（五）（五）发文字号发文字号，是指发文机关对所制发的公文依次编排的顺序代码。其作用是便于查找和对公文进行统计和管理。发文字号由“机关代字+年份+序号”构成，如“国办发〔2000〕74号”。发文机关代字要简明、规范，一经确定，应固定使用。一件公文只有一个发文字号。联合行文时，只标注主办机关的发文字号；年份用阿拉伯数码写全，不可省略。后面不加“年”字，外加六角括号〔〕，如〔XXXX〕；序号也用阿拉伯数码，不编虚位（即1不编为001），前面不加“第”字。

发文字号之下四毫米处，是一条与版心等宽的红色反线。

2025/6/2210应用文（五）（六）签发人签发人，是指代表机关或部门的领导人。签发是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人对文件从政治到文字都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。签发文件应写上自己的姓名。并注明日期。签发文件一般有两种形式，一是签在定稿原件上，一是签在发文的落款处。文件的法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。对某些重要文件。一般要经过集体讨论通过，然后由主要负责人签发。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。“签发人”三字后标冒号，冒号后标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行；其他签发人姓名，从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人处在同一行，并使红色反线与之距离四毫米。

2025/6/2211应用文（五）二、主体（一）公文标题公文标题，是指某一公文主题的概括性名称，一般由“发文机关+内容+文种”三部分组成，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。有文头的公文，标题中可省略发文机关；联合行文，应把主办机关排列在前。

公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2025/6/2212应用文（五）（二）主送机关主送机关，是指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称。除普发性文件外，一般一份文件只能选择一个主送机关。主送机关名称后标冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

2025/6/2213应用文（五）（三）公文正文公文正文，是公文的主体部分。其作用在于阐述公文的内容，表达发文意图。正文大致分三个部分：开头部分，往往交代发文的缘由；中间部分，表述公文的主要内容；结尾部分，一般是根据发文机关的意见和要求，写一个简短的结语，或者根据文种的程式要求，写一个常规的尾语。

公文正文在主送机关下一行，每自然段左空两字，回行顶格；数字、年份不能回行。

2025/6/2214应用文（五）（四）附件附件，是指随文件发送的其他公文或材料。有一类附件与公文正件具有同等效力，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一类附件不具备现实执行效用，只为受文者正确理解和执行公文正件提供参考。因此，“附件”只是一种处理形式，并不意味着附件不重要。

公文如有附件，在正文下空一行空两字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

2025/6/2215应用文（五）（五）印章印章，是指加盖公章。印章是机关权力的象征，加盖印章是公文生效的凭据。除会议纪要外，其他公文均需加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只写成文日期。成文日期右空四字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中压成文日期，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过3毫米。当联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排列；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空两字写成文日期。

务使印章与正文同处一面（页），不得采取标识“此页无正文”

的方法解决。

2025/6/2216应用文（五）（六）成文时间成文时间，是指形成公文的确切时间，用以表明公文生效的日期。单独行文，以领导人的签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准；经会议讨论通过的公文，以会议通过日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。

2025/6/2217应用文（五）（七）附注附注，是指正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明。对一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范围、使用方法等，通常置于附注中加以解释。其作用在于简化正文，便于阅读。公文如有附注，后左空两字加圆括号标识在成文日期下一行。

2025/6/2218应用文（五）三、版记（一）主题词主题词，是指用以揭示公文主要内容和归属类别的并经规范化处理的词语。主题词的作用在于表现公文主题的核心内容，为主题检索法的运用提供检索标识。各类文件均应标注主题词。

2025/6/2219应用文（五）国务院办公厅秘书局于1994年6月1日起，启用新修订的《国务院公文主题词表》（见附录五）。该词表共由15类1000个主题词组成，分为主表和附表两大部分。该词表分为三个层次，第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”。“交通”、“能源”和“邮电”等；第三层是类属词，如“邮电”类中的“通信”。“电信”、“邮政”、“网络”和“数据”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。一份文件的标引，最多不超过五个主题词，词目之间空一字，不用标点符号；标引顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词（即文种）。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。

2025/6/2220应用文（五）（二）抄送机关抄送机关，是指收受公文且只需了解公文内容而不需要承办或负答复责任的机关。其目的是使这些机关了解公文内容，在必要时给予指导和配合。

公文如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空一字，在“抄送”二字后加冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

2025/6/2221应用文（五）（三）印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占一行位置；印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（四）版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

2025/6/2222应用文（五）

四、公文行文的主要规则在《国家行政公文处理办法》中，有如下规定：

O行文应当确有必要，注重效用。

O行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

O政府各部了依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

O同级政府。同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

2025/6/2223应用文（五）O属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

O属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

O部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

O向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

O“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。2025/6/2224应用文（五）O除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

O受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。2025/6/2225应用文（五）相关术语：行文

以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为下行文、上行文和平行文三种。行文应注意的问题是：①本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；②除特殊情况外，一般不越级行文；③不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；④不要重复行文；⑤行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；⑤联合行文的机关应是同级机关。

2025/6/2226应用文（五）

上行文指下级向主管上级报送的公文。

平行文指平行单位或不相隶属的单位之间的发文。

下行文指上级对所属下级单位的发文。

草稿

是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。

2025/6/2227应用文（五）定稿是经过审阅，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。原稿（件）即定稿。它是与正式印发件相对而言的。

2025/6/2228应用文（五）核稿（文）文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下几方面对文件进行检查：①是否准确无误地体现了领导机关的意图，是否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；②提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；③审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；④文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等是否经过认真核对；⑤发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。

核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：①具有一定的马克思主义理论水平；②熟悉党的方针、政策；③熟悉以往发布的文件；④知识面宽并有相当的文字能力；⑤尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。

2025/6/2229应用文（五）清样

经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行（此处所说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念）。正本正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征：格式正规，有印章等有效标志。试行本

是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征：一般在文种后用括号注明“试行”字样。

2025/6/2230应用文（五）暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征：在公文标题的文种之前加注“暂行”字样。副本是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。

作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。

2025/6/2231应用文（五）修订本是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征：基本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明“修订本”字样等。送审

又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果。免得贻误工作。

2025/6/2232应用文（五）签发（签署）签发是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。会签

两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导人联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。

2025/6/2233应用文（五）注发

文件定稿以后、正式印发之前，要确定文件如何发布等各种问题，这一技术处理过程称作注发。注发所涉及的项目包括：发出方式、印制份数、发至级限、阅读传达范围、密级、急缓程度、文件格式、印制要求等。批注的原则是方便工作，利于保密。批注时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。由于情况的不同，在批注中往往会遇到各种各样的疑难问题，拿不准的不要擅自决定，可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。

2025/6/2234应用文（五）发授范围

指文件发多宽的面。这个幅度是由文件内容本身所决定的。文件内容属于何种工作性质，需要让哪个范围的人员知道，就有一个相应的发授范围。发授范围一般通过文件的上款表示出来。党的领导机关制发的具有普遍意义的文件，发“全报”

的较多，即发向党、政、军、群各系统。专业性的文件，因其业务性较强，涉及的工作内容也较单纯，一般只发有关地区和部门。一些日常事务性的批复回文，只发少数相关地区和部门，有时只发直接的或主要的一个地区或一个部门。总之，发授范围是根据具体情况确定的，不能图省事采取“一刀切”

的作法。凡属重要文件应慎重处理，待向领导请示后再确定发授范围。

2025/6/2235应用文（五）发至级限

指文件发布的层次。领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的。根据文件内容，该发至哪一个级限就发至哪一个级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限而影响文件效用的发挥。需要注明发至级限的，一般是发向大范围的文件，也有专业性文件。而一般事务性文件和往来问复性的函件，是不必注明发至级限的。对上级行文也不应规定发至级限。

2025/6/2236应用文（五）阅读范围

指可以阅读文件的人员范围。一般说，文件的发授范围和发至级限本身就确定了文件的阅读对象。在这方面是有严格规定的，无须在文件中一一注明。但是也有些文件，阅读范围需要临时扩大或缩小，这就要在文件中特别注明。传达范围

指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。

2025/6/2237应用文（五）（眉首）北京市人民政府通告京政发［2000］XX号（主体）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。特此通告（北京市人民政府印）二○○○年X月XX日（版记）

主题词：XXXXXXXX通告

主送：各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构。

抄送：市委各部门，市人大常委会办公厅，市政协办公厅，市高级人民法院，市人民检察院，北京卫戍区。各民主党派北京市委和北京市工商联。

北京市人民政府办公厅2000年X月XX日印发共印XX份◎发文机关+通告

◎机关代字+年份+序号

◎主体是正文

◎尾语“特此通告”不可少，后不加标点符号

◎版记各要素（主题词、主送、抄送、发文机关、印发日期、份数）齐全；一般无“主送”

2025/6/2238应用文（五）（眉首）北京市人民政府京政文〔2000〕X号签发人：XXX（主体）关于XXXXXX请示国务院：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。妥否，请批示。

附件：1．XXXXXXXX2．XXXXXXXXXX

（北京市人民政府印）二○○○年X月X日（版记）主题词：XXXXXX请示北京市人民政府办公厅2000年X月XX日印发联系人：xxx联系电话：xxxx共印xx份

O眉首只有发文机关

O机关代字十年份十序号O特别标有“签发人”

O标题；事由十请示O主送机关单一O正文部分“一事一请”

O尾语规范：“妥否，请批示。”

O“附件”标识规范

O版记各要素中少“抄送”，增加“联系人”

和“联系电话”

2025/6/2239应用文（五）第二节公文用语一、公文语言的特点

公务文书实用性强，应该要写得准确、简洁、庄重。准确，是指起草文件时立场鲜明、态度明朗、观点明确，能反映实际情况，用语确切，合乎逻辑。简洁，是指文字简练，用尽可能少的文字表达尽可能多的内容。庄重，指的是庄严、郑重、肯定。用语要合乎语法规范，正确使用公文专用语，少用口语、方言、俚语和描绘性、抒情性的语言。上述特点是整体性要求。其中准确、简洁是公文写作之魂。

2025/6/2240应用文（五）在语言的运用方面还应注意以下问题：（一）经常运用介宾短语。“关于”介宾短语几乎成了标题的要素；凡公务文书中涉及表述对象或范围时，经常用“对”、“对于”、“将”、“除了”介宾短语；表述时间、地点时，经常使用“于”、“自”、“在”介宾短语；表述目的时经常使用“为”、“为了”介宾短语；表述来源根据时，经常使用“由”、“遵照”、“根据”、“通过”、“在”介宾短语。这些短语多被用来充当定语、状语，起限制和修饰作用。2025/6/2241应用文（五）（二）经常使用一些专用词语和文言句式。有些文言词语和句式比较简洁、庄重。严谨，在公务文书中迄今沿用不衰。有些已演变成为公务文书中的专用词语，如；“贵”、“该”、“鉴于”、“至于”、“兹”、“兹因”、“悉”、“值此”、“如下”、“举凡”、“当即”、“拟清’、“经由”、“业经”、“并经”、“亟应”、“未”、“而”、“则”、“审核”、“遵办”、“理应”、“势在”、“希”。“尚望”、“准予”、“定予”、“不胜”、“为此”、“特此”、“此致”、“此布”、“凡……者”、“为此，特……”、“是否得当”、“是否可行”、“为要”、“为荷”等。2025/6/2242应用文（五）（三）经常使用所在部门的专业语言。也就是说，公文写作的语言必然反映所在单位的业务特点。如经济部门的“产品”、“市场”、“销售”、“合同”；司法部门的“传讯”、“诉讼”、“勘验”、“拘传”；军事部门的“训练”、“装备”、“动员”、“指挥”；外事部门的“阁下”、“荣幸地”、“谅解”、“顺致敬意”；科技部门的“选题”、“成果”、“网络”、“检索”等等。2025/6/2243应用文（五）（四）经常使用无主句。由于公务文书有专用格式，在条例、章程、规定、细则、守则等法规性文件中，经常使用无主句。因为这些法规的执行人员、施行对象，是广泛而清楚明白的，写上反而显得罗嗦。（五）经常使用联合短语充当各种句子成分。在公务文书中，无论涉及政治、经济、军事、法律，还是涉及文教科技内容的，联合短语经常被用来充当主语、谓语、定语、状语、补语。联合短语的使用，可以省略句子成分中的一些重复部分，因而起到了简洁的作用。2025/6/2244应用文（五）二、公文常用语按语也称“案语”。指以发文单位的名义对所发文件、材料加以指导、说明的一种公文形式。按语对下级的工作具有指导作用。按语按内容可分为四类：①说明性按语，说明材料来源和编发原因，或特别说明何人要发和发至什么范围；②提示性按语，指出材料的中心、要点或提纲挈领地介绍其内容；③批示性按语，对下发单位作出指示，提出具体要求；④评论性按语，对编发的材料进行评论，表明意见和态度。针对全篇材料的按语，一般置于正文之前，注明“编者按”或“按”；针对材料的某一部分的按语，一般夹在文中，加括号注明。2025/6/2245应用文（五）批语指上级机关对下级来文或有关资料的指示性语句。批语按用途可分为：批复下级请示的批语；批转下级报告的批语；批示有关资料的批语。敬语指对行文对象表示敬重的公文语言。敬语多用于公文的开头或结尾处。敬语按使用范围可分为：各种行文通用的敬语，如“请”；上行文常见的敬语，如“呈送”、“报请”；平行的领导机关之间使用的敬语，如“拟”等。雅语指典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语，可使公文内容的表达简明、平实、庄重。运用雅语一般要求：使用规范化的书面语言，不用口头语言；使用朴实无华的语言；适当使用少量的文言词语。2025/6/2246应用文（五）称谓用语指公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如“本（厅）、我（厅）、该（厅）、你（厅）”等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间，如“贵（厅）、XX长”等。党内一般称“XX同志”。开端用语指公文中用在正文的全篇或段落开头表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如“据、根据、依据、查、奉、兹、按照、遵照、依照、为了、关于、由于、鉴于、随、随着”等。承启用语指公文中用来承接上文并引起下文的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。一般结构特点：前面以一介宾短语承接上文，后面用一个基本2025/6/2247应用文（五）固定的结构形式引起下文，如“根据……，特作如下决定”、“为了……提出如下意见”等。承启用语的上文一般较为简短，下文是文中内容的主体部分，并多用条款形式表达。

引叙用语指公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常用的引叙用语有“收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻”等。

期请用语指公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文，有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有“请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、希望、切望、热望、盼、切盼”等。2025/6/2248应用文（五）批转用语指公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有“批示、审批、阅批、核问、阅示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、下发、下达”等。

表态用语指公文中表示作者意见、态度的词语。表态用语按轻重程度可分为明确表态用语、模糊表态用语。明确表态用语有“应、应该、同意、不同意、批准、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实”等。模糊表态用语有“原则同意、原则批准、似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理”等。

2025/6/2249应用文（五）征询用语指公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。常见的征询用语有“当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。综合用语指公文中用以连接具体情况叙述和总括性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常见的综合用语有“为此、据此、值此、至此，有鉴于此、综上所述、总之”等。2025/6/2250应用文（五）结尾用语指公文中表示全文结束的词语。不同的文种对结尾用语有不同的要求。如请示的结尾用语可用“以上请示当否，请批复”、“妥否，请批示”、“上述意见如果可行，请批准”等；报告的结尾用语可用“以上报告如有不当，请指示”、“以上报告如无不当，请批转各地执行”等。

模糊语言运用指根据正确反映公文思想内容的需要，有意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中，正确地运用模糊语言，可提高语言表述的准确性、概括性，给一些问题的阐述留有回旋的余地。公文写作中一般运用模糊语言的条件是：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。2025/6/2251应用文（五）公文写作中主要使用以下四个方面的模糊语词：（1）表示时间的模糊语词，如“现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候”等；（2）表示范围的模糊语词，如“每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数”等；（3）表示程度的模糊语词，如“一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌”等；（4）表示频率的模糊语词，如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续”等。2025/6/2252应用文（五）公文常用语还可作表分类：用语类别常用词语标题用语关于起首语兹因、兹悉、兹据、兹经、兹介绍、兹定于、兹有；欣闻、欣悉、欣逢、欣值；据报、据了解、据核实、根据；际此、值此；关于、为了、按照、遵照、查、奉、前接、顷接、近接；悉、敬悉、均悉、经由2025/6/2253应用文（五）结尾用语为荷、为要、为盼、申报备查、特备案、请核准、请批示、请复、请指示、请照办、专此函达、特再重申、特再函询、谨报、特先函商、特先联系称谓用语贵方、贵局、该厂、我部、本署、各有关部门期请用语请、拟请、务请、希、希望、务希、恳予、希予、希将、希能、即希、尚希、即请、尚祈、尚盼、盼、如蒙2025/6/2254应用文（五）表示意见用语应、拟应、责成、同意、支持、反对、不妥、照办、请核查、取消、禁止、取缔、作废询问用语当否、是否妥当、可否、是否可行、是否同意、意见如何表示谦敬用语承蒙、不胜、惠于、鼎力支持、大力协助表达目的用语核示、批复、示复、遵照办理、周知、批转、转发。下达、函发表示时限或时间的用语迅即、即、立即、迅予、火速、当即过渡用语为此、对此2025/6/2255应用文（五）三、公文中的专类用语（一）公文中的名称表述1.文稿中第一次出现的人名（含职务）、地名、组织机构名称应写全名。除符合规定者外，简称应慎用。2.同一名称在一篇或数篇文稿中多次出现时，要注意前后统一。如有变动应加注予以说明。3.涉及若干人的职务时，要根据场合按照有关规定正确排列次序。4.重量、长度计量单位名称按国家规定书写。5.有些明文规定不用的名词，要改用新的提法。如“满清”应改为“清朝”。6.使用专用术语时，要谨防用错；难懂的术语不宜使用。7.注意译名的统一。凡外国国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华社的译名为准。如“朝鲜民主主义人民共和国”，可简称“朝鲜”，不要简称“北朝鲜”；“韩国”，不要称为“南朝鲜”。2025/6/2256应用文（五）（二）公文中的时间表述公文的时间表述总的原则是：准确、具体。有以下几点要求：1．避免应用一些交代不够清楚的时间概念，如“前年”、“昨天”、“上月以前”等等，而应写明具体年、月、日。紧急文电还应加注时、分。2．年份一概用全数，不得省略。如“一九八七年”不能写为“八七年”。3．起草文件参考历史资料时，应核实该资料的确实时间再使用。4．公文中出现历代朝代年号时应加注公历年份，如“唐开元庚辰”应加注“（公元704年）”或写为“公元七○四年（唐开元庚辰）”。5．引用历史资料涉及时间概念时，应加说明。2025/6/2257应用文（五）（三）公文中的数字表述1．公文中数字的书写形式，按照规定，凡使用阿拉伯数码书写得体的地方均应使用阿拉伯数码，如发文号、统计表、计划表、序号、百分比、时间以及所有数词等，专有名词以及习惯用语中必须使用汉字书写的除外，如“十四大”、“八五”计划等；有的公文数字书写需要使用汉字，但应统一。最基本的要求是，同一公文不得汉字与阿拉伯数码混用。2．数字的增减、降低、提高的概念必须准确，如：“