智能印章使用管理制度

智能印章使用管理制度一、总则（一）目的为了加强公司智能印章的管理，规范智能印章的使用流程，确保公司印章使用的安全、准确、规范，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有涉及使用公司智能印章的人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保智能印章使用合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障智能印章的安全，防止印章被盗用、滥用、遗失等情况发生，对印章使用信息严格保密。3.审批授权原则：使用智能印章必须经过严格的审批流程，明确授权范围和责任。4.痕迹管理原则：所有智能印章使用记录均应详细留存，以便追溯和查询。二、智能印章管理职责分工（一）印章管理部门公司设立专门的印章管理部门，负责智能印章的日常维护、保管、使用监督等工作。具体职责如下：1.制定智能印章管理制度和操作流程，并根据实际情况进行修订和完善。2.负责智能印章设备的选型、采购、安装、调试及维护，确保设备正常运行。3.对智能印章使用人员进行培训，使其熟悉印章使用流程和相关规定。4.审核智能印章使用申请，对不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。5.监控智能印章的使用情况，及时发现和处理异常情况。6.定期对智能印章使用记录进行整理和归档，保存相关资料。（二）印章使用部门各部门负责本部门智能印章使用申请的发起、审批，并指定专人负责印章的实际使用操作。具体职责如下：1.根据工作需要，准确填写智能印章使用申请表，明确使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息，并按照审批流程提交申请。2.对本部门智能印章使用人员进行管理和监督，确保其按照规定操作。3.配合印章管理部门做好智能印章的日常维护和安全管理工作。（三）审批人员各级审批人员按照授权范围对智能印章使用申请进行审批，确保申请事项合法合规、真实有效。审批人员应在规定时间内完成审批，不得推诿、拖延。如对申请事项有疑问，应及时与申请部门沟通核实。（四）系统管理员负责智能印章管理系统的日常维护和管理，包括用户信息维护、权限设置、数据备份等工作。确保系统安全稳定运行，及时处理系统故障和异常情况。三、智能印章的配置与保管（一）智能印章的配置根据公司业务需求，合理配置智能印章的种类和数量。智能印章应具备可靠的防伪、防篡改、记录使用情况等功能。印章管理部门应建立智能印章台账，详细记录印章的型号、编号、启用时间、保管人等信息。（二）智能印章的保管1.智能印章应存放在专门的保管区域，该区域应具备防盗、防火、防潮、防虫等安全条件。2.保管智能印章的人员必须经过严格的选拔和培训，具备高度的责任心和安全保密意识。保管人员应妥善保管智能印章设备及密钥，不得将密钥交予他人使用。3.智能印章设备应定期进行检查和维护，确保设备性能良好。如发现设备故障或异常情况，应及时报告印章管理部门并安排维修。4.非工作时间或节假日，智能印章原则上应封存保管。如有特殊情况需要使用，必须经过公司高层领导批准，并按照规定的流程进行操作。四、智能印章使用流程（一）使用申请1.使用部门如需使用智能印章，应填写《智能印章使用申请表》，详细注明使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息，并附上相关文件或资料。申请表应由申请人、部门负责人签字确认。2.对于涉及重大事项、金额较大、合同协议等重要文件的印章使用申请，应提前提交给相关业务部门进行审核，审核通过后再提交印章管理部门。（二）审批流程1.申请表提交后，按照公司规定的审批权限进行审批。审批流程一般包括申请人部门负责人审批、分管领导审批、财务部门审核（如需）、总经理审批（根据具体情况）等环节。2.各级审批人员应认真审查申请事项，确保其合法合规、真实有效。如申请事项不符合规定，审批人员应在申请表上注明理由并驳回申请。3.审批通过的申请表由印章管理部门留存一份，作为使用记录和档案资料，另一份交予印章使用人员作为操作依据。（三）印章使用1.印章使用人员在接到审批通过的申请表后，凭本人身份认证信息登录智能印章管理系统。2.按照系统提示和操作流程，使用智能印章进行盖章操作。盖章过程应进行全程录像或拍照留存，确保盖章行为真实、可追溯。3.盖章完成后，系统自动生成印章使用记录，包括盖章时间、盖章文件名称、盖章位置等信息。印章使用人员应仔细核对盖章记录，确认无误后提交系统。（四）用印文件归档1.印章使用完成后，使用部门应及时将用印文件进行整理归档。归档文件应包括智能印章使用申请表、相关文件资料、盖章后的文件副本等。2.归档文件应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保文件的完整性和规范性。档案管理人员应定期对归档文件进行检查和整理，防止文件丢失或损坏。五、智能印章使用的监督与检查（一）日常监督1.印章管理部门应定期对智能印章的使用情况进行检查，包括查看系统使用记录、调阅盖章录像或照片等，确保印章使用符合规定流程。2.印章管理部门可通过现场巡查、电话抽查等方式，对印章使用人员的操作情况进行监督，发现问题及时纠正并记录。（二）定期审计公司内部审计部门应定期对智能印章使用情况进行审计，审查印章使用的合规性、审批流程的执行情况、文件归档的完整性等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）异常情况处理如发现智能印章使用存在异常情况，如未经授权使用、使用记录与实际情况不符、系统故障导致盖章异常等，印章管理部门应立即采取措施进行调查处理。同时，应及时向公司领导报告异常情况，并启动应急预案，防止公司利益受损。六、违规责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用智能印章。2.超越审批权限使用智能印章。3.在空白文件上加盖智能印章。4.使用智能印章谋取个人私利或损害公司利益。5.泄露智能印章使用信息或密钥。6.因保管不善导致智能印章遗失、被盗用或损坏。7.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违规使用智能印章的行为，一经查实，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等。2.如因违规使用智能印章给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。七、附则（一）解释权