团支部材料档案管理制度

团支部材料档案管理制度一、总则（一）目的为加强团支部材料档案管理，确保团支部工作资料的完整性、准确性和规范性，便于工作查阅、参考和历史追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司团支部各类文件、资料、记录等材料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：团支部材料档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映团支部工作实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：严格遵守档案管理的安全保密规定，防止档案泄露、丢失和损坏。二、档案管理职责（一）团支部书记职责1.负责团支部材料档案管理工作的总体指导和监督。2.审核重要档案的归档内容和保管期限。3.协调解决档案管理工作中出现的问题。（二）档案管理人员职责1.负责团支部材料档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等具体工作。2.按照档案管理要求，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案管理规范有序。3.定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整和安全。4.严格遵守档案管理的安全保密制度，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.团支部工作计划、总结、报告等文件。2.团支部组织建设相关材料，如团员名单、团支部委员任职文件等。3.团支部开展活动的方案、通知、记录、照片、视频等资料。4.团员的入团申请书、思想汇报、奖惩记录等个人材料。5.团支部与上级团组织、其他团支部及外部单位的往来文件。6.其他与团支部工作相关的有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门和团员应及时将属于归档范围的材料移交至档案管理人员，移交时需填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照文件的来源、时间、内容等进行分类，可分为上级文件、团支部文件、内部工作文件等。2.活动档案：按照活动主题、时间顺序进行分类，每个活动单独建立档案盒，存放活动相关资料。3.团员档案：按照团员个人信息进行分类，一人一档，存放团员的基本资料、入团材料、思想汇报等。（二）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限序号的编号方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.活动档案：采用活动年度活动序号的编号方式。例如：202301，表示2023年开展的第1个活动档案。3.团员档案：采用团员编号的方式，与团员个人信息表中的编号一致。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息，以便快速查找和利用。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在文件办理完毕后及时归档，最迟不超过次年第一季度。2.活动档案应在活动结束后一周内完成归档。3.团员档案应在团员入团、转团关系、毕业等情况发生后及时归档。（二）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案材料进行初步整理，核对材料的完整性和准确性。2.按照分类标准和编号规则对档案进行分类、编号、编目。3.将整理好的档案装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标注档案编号、题名、保管期限等信息。4.将档案存放在指定的档案柜中，并建立档案存放索引，便于查找。六、档案保管（一）保管环境1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。（二）保管期限1.永久保管：涉及团支部重要历史事件、重大决策、长期保存有价值的文件材料等，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。一般的工作文件、活动记录等可根据实际情况确定保管期限。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。七、档案查阅（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要，可查阅团支部相关档案。2.外部单位因工作联系需要查阅档案的，须经团支部书记批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.经团支部书记批准后，档案管理人员根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，须经团支部书记批准，并按规定进行登记。（三）查阅限制1.涉及公司机密或团员个人隐私的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.未经授权，查阅人员不得将档案带出档案库房。八、档案借阅（一）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，须经团支部书记批准。（二）借阅手续1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等。2.经团支部书记签字批准后，档案管理人员将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续，注明借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限档案借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，须提前办理续借手续。（四）归还要求借阅人员应按时归还档案，归还时档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。九、档案销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确需销毁的其他档案。（二）销毁鉴定1.成立档案鉴定小组，由团支部书记、档案管理人员及相关人员组成，负责对拟销毁档案进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，确定档案是否需要销毁。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.将《档案销毁清单》报团支部书记审核批准。3.经批准后，