机要保密室管理制度

机要保密室管理制度一、总则（一）目的为加强公司机要保密室的管理，确保公司机密信息的安全与保密，防止机密信息泄露给公司造成损失，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司机要保密室的管理，包括机要保密室的人员、文件、设备等相关事项。公司所有涉及机密信息的部门和员工均需遵守本制度。（三）基本原则1.严格保密原则：对机要保密室内的所有信息严格保密，未经授权不得向任何无关人员透露。2.专人专管原则：机要保密室的管理工作由专人负责，确保责任明确，管理规范。3.安全防范原则：采取必要的安全防范措施，保障机要保密室内信息和设备的安全。二、机要保密室人员管理（一）人员配备1.机要保密室设主任一名，全面负责机要保密室的管理工作。主任应具备较强的责任心、保密意识和组织协调能力。2.根据工作需要，配备若干机要保密员，负责具体的文件管理、信息传递等工作。机要保密员应政治素质高、工作认真负责、具备良好的保密意识。（二）人员职责1.主任职责负责制定和完善机要保密室的各项管理制度，并组织实施。组织机要保密员的培训和教育，提高保密意识和业务水平。定期检查机要保密室的安全防范措施落实情况，及时发现和处理安全隐患。协调与公司其他部门的关系，确保机要保密工作的顺利开展。对机要保密室的工作进行总结和汇报，及时向上级领导反馈机要保密工作中的问题和建议。2.机要保密员职责严格遵守保密制度，认真履行保密职责，确保所负责的机密信息安全。负责机要文件的收发、登记、传递、保管和归档工作，做到手续完备、账目清楚。对机要文件进行分类整理，按照规定的期限进行保存和销毁，确保文件不丢失、不损坏、不泄密。协助主任做好机要保密室的安全防范工作，定期检查设备设施的运行情况，发现问题及时报告并处理。不得擅自将机要保密室内的文件、资料带出室外，因工作需要确需带出的，必须经主任批准，并办理登记手续。参加保密培训和教育活动，不断提高自身的保密意识和业务能力。（三）人员审查与培训1.对机要保密室人员进行严格的背景审查，确保其政治可靠、品行端正、无不良记录。2.定期组织机要保密室人员参加保密培训，培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、保密技术知识等，提高其保密意识和业务水平。培训结束后，对人员进行考核，考核结果作为其继续任职的重要依据。（四）人员离岗管理1.机要保密室人员因工作调动、离职等原因离岗时，必须将所保管的机要文件、资料等全部交回，并办理交接手续。交接手续应在主任的监督下进行，交接双方应签字确认。2.对离岗人员进行保密提醒，要求其在离职后一定期限内继续履行保密义务，不得泄露公司机密信息。三、机要保密室文件管理（一）文件分类1.机要文件：涉及公司核心机密、商业秘密、重要决策等文件，如公司战略规划、财务报表、合同协议等。2.秘密文件：涉及公司重要业务信息、技术资料等文件，如业务方案、技术图纸、客户名单等。3.内部文件：仅供公司内部使用的文件，如会议纪要、工作汇报等。（二）文件收发1.机要保密室收到文件后，机要保密员应及时进行登记，详细记录文件的名称、文号、来源、日期、份数等信息。2.对机要文件和秘密文件，机要保密员应按照规定的程序进行签收，确保文件的真实性和完整性。签收时，应检查文件的密封情况，如有破损或异常，应及时报告并处理。3.文件发出时，机要保密员应填写发文登记表，注明文件的名称、文号、去向、日期等信息。对机要文件和秘密文件，应按照规定的方式进行传递，确保文件安全送达。（三）文件传递1.机要文件和秘密文件的传递应通过专人、专车或机要通信等方式进行，确保文件在传递过程中的安全。2.传递文件时，机要保密员应将文件装入专用的文件袋或信封，并密封好。文件袋或信封上应注明文件的密级、名称、文号等信息。3.严禁通过普通邮件、传真、电子邮件等方式传递机要文件和秘密文件。如因工作需要必须通过电子方式传递的，应采取加密等安全措施，并确保接收方具备相应的安全接收条件。（四）文件保管1.机要保密室应设置专门的文件柜，用于存放机要文件和秘密文件。文件柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能。2.机要文件和秘密文件应分类存放，按照密级由高到低排列。不同密级的文件应分开存放，不得混放。3.机要保密员应定期对文件进行整理和盘点，确保文件的完整性和准确性。发现文件丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告并采取措施进行处理。（五）文件借阅1.公司内部人员因工作需要借阅机要文件和秘密文件时，必须填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和机要保密室主任批准。2.借阅申请表应一式两份，一份由机要保密室留存，一份交借阅人作为借阅凭证。3.借阅人应在规定的期限内归还所借文件，不得擅自延长借阅期限。如需续借，应重新办理借阅手续。4.借阅人应妥善保管所借文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、圈划、批注等。如发现文件有损坏或丢失等情况，应及时报告并承担相应的责任。（六）文件销毁1.机要文件和秘密文件在超过保存期限或已失去保存价值时，应按照规定进行销毁。2.文件销毁前，机要保密员应填写文件销毁申请表，注明文件的名称、文号、数量、销毁原因等信息，并经机要保密室主任和公司分管领导批准。3.文件销毁申请表应一式两份，一份由机要保密室留存，一份交销毁执行人作为销毁凭证。4.文件销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括文件的名称、文号、数量、销毁时间、销毁方式、监督人等信息。四、机要保密室设备管理（一）设备配备1.机要保密室应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等。2.为确保信息安全，机要保密室的电脑应配备防火墙、杀毒软件等安全防护软件，并定期进行更新和维护。（二）设备使用1.机要保密室设备仅供机要保密室人员使用，未经许可不得转借他人。2.使用设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。3.严禁在机要保密室的设备上安装与工作无关的软件，不得利用设备从事违法违规活动。（三）设备维护1.机要保密员应定期对设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。如发现设备故障，应及时报告并联系专业人员进行维修。2.对设备的维修情况应进行记录，包括维修时间、维修内容、维修人员等信息。（四）设备报废1.机要保密室设备在超过使用期限或已无法正常使用时，应按照规定进行报废处理。2.设备报废前，机要保密员应填写设备报废申请表，注明设备的名称、型号、购置时间、报废原因等信息，并经机要保密室主任和公司分管领导批准。3.设备报废申请表应一式两份，一份由机要保密室留存，一份交资产管理部门作为资产核销的依据。4.设备报废后，应按照公司资产管理规定进行处理，确保资产的安全和完整。五、机要保密室安全管理（一）安全防范措施1.机要保密室应安装门禁系统、监控系统等安全防范设备，确保机要保密室的安全。2.门禁系统应设置专人负责管理，严格控制人员进出。进入机要保密室的人员必须经过授权，并进行身份验证。3.监控系统应24小时不间断运行，对机要保密室的出入口、内部区域等进行实时监控。监控记录应保存一定期限，以备查阅。（二）消防安全1.机要保密室内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.机要保密室人员应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识和技能。3.严禁在机要保密室内吸烟和使用明火，不得私拉乱接电线，确保用电安全。（三）应急处置1.制定机要保密室应急预案，明确在发生火灾、盗窃、泄密等突发事件时的应急处置措施和责任分工。2.定期组织机要保密室人员进行应急演练，提高应急处置能力。3.发生突发事件时，机要保密室人员应立即采取措施进行处置，并及时报告公司领导和相关部门。六、监督与检查（一）内部监督1.机要保密室主任应定期对机要保密室的管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对机要保密室的财务收支、文件管理、设备管理等情况进行审计，确保机要保密室的管理工作规范、透明。（二）外部检查1.接受上级主管部门、保密行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对监督检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。七、责任追究（一）违规行为界定1.违反本制度规定，擅自泄露公司机密信息的。2.未经授权，擅自进入机要保密室的。3.未按规定程序进行文件收发、传递、保管、借阅、销毁等操作的。4.未妥善保管机要保密室设备，导致设备损坏或丢失的。5.未遵守机要保密室安全管理规定，导致发生安全事故的。（二）责任追究方式1.对违反本制度的人员，视情节轻重给予批