机能源合同管理制度

机能源合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司机能源合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与机能源供应商、客户等签订的各类机能源合同，包括但不限于电力供应合同、天然气供应合同、煤炭采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应遵守国家法律法规和相关政策。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益。2.采购部门负责机能源供应商的选择、评估和管理。组织合同的谈判、起草和签订工作。跟踪合同履行情况，协调解决合同履行中的问题。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同的经济合理性。参与合同付款审核，监督合同款项的支付。提供财务分析和风险预警，协助合同管理。（二）相关部门职责1.使用部门提出机能源需求计划，参与合同条款的讨论。负责合同执行过程中的使用情况反馈，协助采购部门解决问题。2.技术部门提供机能源技术标准和要求，参与合同技术条款的制定。在合同履行过程中提供技术支持，协助解决技术问题。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项使用部门根据生产经营需要，提出机能源需求计划，明确需求的种类、数量、质量、价格等要求。采购部门对需求计划进行审核，结合市场情况，确定采购意向。2.供应商选择采购部门通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的机能源供应商。对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况等。3.合同谈判采购部门组织相关部门与供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务。谈判内容包括合同价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等。4.合同起草采购部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。5.合同审核采购部门将合同文本提交法务部门进行合法性审查。同时提交财务部门进行财务条款审核。相关部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见。6.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。（二）合同条款要求1.标的条款：明确机能源的名称、规格、型号、数量、质量等。2.价格条款：约定合同价格及价格调整方式。3.交货条款：明确交货时间、地点、方式等。4.付款条款：规定付款方式、付款时间、付款比例等。5.质量条款：确定机能源的质量标准及验收方式。6.违约责任条款：明确双方违约应承担的责任。7.争议解决条款：约定争议解决的方式，如协商、仲裁或诉讼。四、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量情况等。定期与供应商沟通，协调解决合同履行中的问题。2.使用部门按照合同约定使用机能源，及时反馈使用过程中的问题。协助采购部门进行合同验收工作。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等。3.采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，并对合同档案进行更新。（三）合同付款管理1.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，审核付款申请。2.付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关资料。3.经审核通过后，财务部门办理付款手续。五、合同验收管理（一）验收标准1.按照合同约定的质量标准进行验收。2.如合同未约定质量标准的，按照国家相关标准或行业通行标准进行验收。（二）验收流程1.使用部门在机能源到货后，应及时组织验收。2.验收内容包括数量、质量、规格、型号等。3.验收合格后，使用部门应出具验收报告。4.采购部门将验收报告与合同副本等资料一并归档。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门、采购部门等相关部门定期对机能源合同进行风险识别和评估。2.风险识别应包括合同签订、履行、变更、终止等各个环节。3.对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。2.对于高风险合同，应加强审核和监控，采取必要的防范措施。3.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险。七、合同档案管理（一）档案收集1.采购部门负责收集合同签订、履行过程中的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、变更协议、验收报告、付款凭证等。2.相关部门应及时将涉及合同的资料提交给采购部门。（二）档案整理与归档1.采购部门对收集到的合同资料进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类。2.将整理好的合同档案归档保存，建立电子和纸质档案。3.档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅合同档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经公司分管领导批准后借阅。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。八、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中发生纠纷的，合同双方应首先进行协商解决。2.采购部门负责组织相关部门与对方进行协商，了解纠纷情况，提出解决方案。（二）纠纷调解1.如协商不成，可由双方共同委托第三方进行调解。2.调解应遵循自愿、合法、公正的原则，达成调解协议。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，合