机票行程单管理制度

机票行程单管理制度一、总则（一）目的为加强公司机票行程单的管理，规范机票报销流程，确保公司差旅费用的合理使用和有效控制，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出差所产生的机票费用报销及相关行程单管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保机票行程单的获取、使用和报销符合规定。2.真实性原则：员工应如实提供真实有效的机票行程单及相关出差信息，严禁虚报、假报。3.合理性原则：根据工作需要和实际情况，合理安排出差行程，控制机票费用支出。4.及时性原则：员工应在出差结束后及时办理机票报销手续，确保行程单等相关凭证的妥善保管和及时提交。二、机票行程单的获取（一）购票渠道1.公司鼓励员工通过正规的机票销售渠道购买机票，如航空公司官网、正规机票代理机构等。2.禁止通过非正规渠道购买机票，如黄牛票、虚假购票平台等，否则由此产生的一切后果由员工自行承担。（二）行程单索取1.在通过航空公司官网或正规代理机构购买机票时，应按照系统提示或相关要求及时索取机票行程单。2.若通过机票代理机构购票，应明确要求代理机构在出票时一并提供有效的机票行程单。行程单应包含以下信息：姓名、有效身份证件号码、出发地、目的地、航班号、舱位等级、日期、票价、燃油附加费、民航发展基金等。3.员工应仔细核对行程单上的各项信息，确保与购票信息一致。如发现行程单信息有误，应及时联系购票机构进行更正。（三）行程单获取时间1.国内机票行程单应在航班起飞后7天内获取，国际机票行程单应在航班起飞后30天内获取。2.因特殊原因未能在规定时间内获取行程单的，员工应及时向所在部门负责人说明情况，并提供相关证明材料（如航班延误证明等）。经部门负责人批准后，可适当延长获取时间，但最长不得超过15天。三、机票行程单的使用（一）行程单用途机票行程单是员工报销机票费用的唯一有效凭证，同时也是公司财务核算差旅费用的重要依据。（二）行程单保管1.员工应妥善保管机票行程单，避免丢失、损坏。如发生行程单丢失或损坏，应及时联系购票机构补办。2.对于因特殊原因无法补办行程单的，员工应提供购票凭证（如电子订单截图、支付记录等）及相关证明材料（如航空公司出具的证明等），经所在部门负责人审核、财务部门审批后，方可作为报销凭证。（三）行程单使用限制1.机票行程单仅限用于员工本人因公务出差的机票费用报销，严禁转借、转让他人使用。2.不得利用虚假行程单进行报销，一经发现，将按照公司相关规定严肃处理，追回已报销款项，并追究相关人员的责任。四、机票报销流程（一）报销申请1.员工出差结束后，应在[X]个工作日内填写《机票报销申请表》，详细注明出差日期、出发地、目的地、航班号、舱位等级、票价、行程单号码等信息。2.将填写完整的《机票报销申请表》连同机票行程单、出差审批单等相关凭证一并提交给所在部门负责人。（二）部门审核1.部门负责人应根据公司出差管理制度及实际工作需要，对员工的机票报销申请进行审核。重点审核出差的必要性、行程的合理性、机票费用的合规性等。2.如发现申请不符合规定或存在疑问，部门负责人应及时与员工沟通核实，并要求员工补充相关证明材料或作出合理说明。3.部门负责人审核通过后，在《机票报销申请表》上签署审核意见，并签字确认。（三）财务审批1.员工将经部门负责人审核通过的报销申请提交至财务部门。2.财务人员对报销凭证的真实性、完整性、合法性进行审核，重点审核行程单与报销申请表信息是否一致、票价是否符合公司规定的标准等。3.对于不符合财务规定的报销申请，财务人员有权拒绝报销，并向员工说明原因。4.财务审批通过后，在《机票报销申请表》上签署审批意见，并签字确认。（四）报销支付1.经部门审核和财务审批通过的机票报销申请，由财务部门按照公司财务流程进行报销支付。2.报销款项将支付至员工工资卡或其他指定账户。五、机票费用标准（一）国内机票1.国内机票的舱位等级应根据工作需要和实际情况合理选择，原则上不得乘坐头等舱、商务舱。2.具体费用标准如下：经济舱全价票：按照实际票价报销，但不得超过公司规定的同航线最高限价。经济舱折扣票：按照折扣后的实际票价报销，但不得超过公司规定的同航线最高限价。团队票：按照团队票价格报销，但需提供团队票相关证明材料（如团队票行程单、团队购票协议等）。（二）国际机票1.国际机票的舱位等级应根据工作需要和实际情况合理选择，原则上不得乘坐头等舱、商务舱。2.具体费用标准如下：经济舱全价票：按照实际票价报销，但不得超过公司规定的同航线最高限价。经济舱折扣票：按照折扣后的实际票价报销，但不得超过公司规定的同航线最高限价。特价票：按照特价票价格报销，但需提供特价票相关证明材料（如特价票行程单、购票平台截图等）。3.国际机票涉及的燃油附加费、民航发展基金等按照实际发生额报销。（三）特殊情况1.因工作需要，经公司领导批准乘坐头等舱、商务舱的，按照实际票价报销，但需在报销申请中详细说明乘坐原因。2.因紧急公务或不可抗力因素导致无法按照上述标准购买机票的，员工应及时向所在部门负责人和财务部门说明情况，并提供相关证明材料。经部门负责人审核、财务部门审批后，可按照实际发生的机票费用报销。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对机票行程单的管理和机票报销情况进行审计检查，确保制度的执行符合规定。2.审计检查内容包括机票行程单的获取、使用、保管情况，报销流程的合规性，机票费用标准的执行情况等。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的处理：对于虚报、假报机票费用的，除追回已报销款项外，将按照公司规定给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究相关法律责任。对于未按照规定获取、使用、保管机票行程单的，给予警告，并要求限期改正；情节严重的，给予罚款处理。对于因工作失误导致机票行程单丢失或损坏，影响报销的，给予批评教育，并要求其自行承担相应的责任。2.员工如对违规处理结果有异议，可在接到处理通知后的[X]个工作日内，向公司人力资源部门提出申诉。人力资源部门应在接到申诉后的[X