机要与保密管理制度

机要与保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司机要与保密管理，确保公司机密信息的安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部人员。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的预防措施，防止机密信息的泄露。2.谁使用、谁负责原则：各部门及员工对所使用的机密信息负有保密责任。3.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的各项规章制度。二、机要与保密工作组织架构及职责（一）机要保密委员会1.组成：由公司高层管理人员组成，设主任一名，副主任若干名。2.职责全面领导公司的机要与保密工作。审批机要与保密工作的重大决策和重要制度。协调解决机要与保密工作中的重大问题。（二）机要保密办公室1.组成：设在公司行政部，设主任一名，成员若干名。2.职责负责公司机要与保密工作的日常管理。制定和完善机要与保密工作的各项制度和流程。组织开展机要与保密宣传教育和培训工作。监督检查各部门的机要与保密工作落实情况。负责公司机密文件、资料的收发、登记、保管、传递、归档等工作。协助处理公司机要与保密工作中的突发事件。（三）各部门机要保密员1.设置：各部门指定一名员工担任机要保密员。2.职责负责本部门机要与保密工作的具体实施。协助机要保密办公室做好本部门机密文件、资料的管理工作。对本部门员工进行机要与保密宣传教育和培训。及时发现和报告本部门机要与保密工作中的问题。三、机要文件管理（一）文件的分类1.绝密文件：涉及公司核心机密，一旦泄露将给公司带来重大损失的文件。2.机密文件：涉及公司重要机密，泄露后可能对公司造成较大影响的文件。3.秘密文件：涉及公司一般机密，泄露后可能对公司造成一定影响的文件。（二）文件的收发1.收文机要保密办公室负责接收外部来文，对文件进行初步登记和分类。对于绝密、机密文件，机要保密办公室应立即通知收件部门的机要保密员领取，并在《机要文件收发登记表》上签字确认。对于秘密文件，可由收件部门的机要保密员自行到机要保密办公室领取。2.发文各部门拟制的机要文件，应经部门负责人审核签字后，交机要保密办公室登记编号。机要保密办公室对发文进行排版、印刷，并加盖公司公章。绝密、机密文件由机要保密办公室专人送达收件部门，收件部门机要保密员在《机要文件收发登记表》上签字确认。秘密文件可通过机要交换、专人传递或挂号邮寄等方式送达收件部门，收件部门机要保密员应及时签收。（三）文件的保管1.保管场所：机要文件应存放在专门的机要档案室或保险柜中，确保安全。2.保管期限：绝密文件长期保管，机密文件保管[X]年，秘密文件保管[X]年。3.定期盘点：机要保密办公室应定期对机要文件进行盘点，确保文件的完整性和准确性。（四）文件的借阅1.借阅审批：因工作需要借阅机要文件的，应填写《机要文件借阅申请表》，经部门负责人和机要保密办公室主任审批后，方可借阅。2.借阅期限：绝密文件原则上不得借阅，确需借阅的，须经公司领导批准，借阅期限不得超过[X]天；机密文件借阅期限不得超过[X]天；秘密文件借阅期限不得超过[X]天。3.借阅归还：借阅人应按时归还所借文件，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。归还时，机要保密员应对文件进行检查，如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（五）文件的销毁1.销毁审批：对于超过保管期限或已失去保存价值的机要文件，由机要保密办公室提出销毁申请，经公司领导批准后，方可销毁。2.销毁方式：机要文件的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息无法恢复。3.销毁记录：机要保密办公室应做好文件销毁记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等，以备查考。四、保密信息管理（一）保密信息的范围1.商业秘密：包括公司的技术秘密、经营秘密、财务秘密等。2.公司内部信息：包括公司的规章制度、业务流程、客户资料、员工信息等。3.其他需要保密的信息：如公司与外部签订的保密协议、合作协议等涉及的信息。（二）保密信息的标识1.对于纸质保密文件，应在文件首页左上角加盖“绝密”、“机密”、“秘密”字样的印章。2.对于电子保密文件，应在文件标题前标注“绝密”、“机密”、“秘密”字样，并设置相应的访问权限。3.对于涉及保密信息的场所、设备等，应张贴保密标识。（三）保密信息的存储1.存储设备：保密信息应存储在专门的存储设备中，如加密硬盘、U盘等，并设置密码保护。2.存储场所：存储保密信息的场所应安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。3.备份管理：对重要的保密信息应进行备份，并分别存储在不同的地点。（四）保密信息的传递1.传递方式：保密信息的传递应采用安全可靠的方式，如专人传递、加密邮件、机要交换等。2.传递过程中的保密措施：在传递保密信息时，应采取必要的保密措施，如对信息进行加密处理、限制传递范围等，确保信息在传递过程中的安全。（五）保密信息的使用1.使用权限：员工应根据工作需要，在授权范围内使用保密信息，不得擅自扩大使用范围。2.使用记录：对于涉及保密信息的使用情况，应进行记录，包括使用时间、使用人员、使用目的等。3.使用后的管理：员工在使用完保密信息后，应及时将信息归还或销毁，不得私自留存。（六）保密信息的披露1.披露审批：未经公司书面授权，任何员工不得向外部披露公司的保密信息。如因工作需要必须披露的，应填写《保密信息披露申请表》，经部门负责人、机要保密办公室主任和公司领导审批后，方可披露。2.披露方式：在披露保密信息时，应与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息得到妥善保护。3.披露后的跟踪管理：在保密信息披露后，机要保密办公室应跟踪了解信息的使用和保管情况，确保信息的安全。五、计算机信息系统安全管理（一）计算机信息系统的分类1.内部办公系统：用于公司内部办公的信息系统，如OA系统、ERP系统等。2.业务应用系统：用于公司业务处理的信息系统，如销售管理系统、财务管理系统等。3.互联网应用系统：用于公司与外部互联网连接的信息系统，如公司网站、电子商务平台等。（二）计算机信息系统的安全防护1.防火墙：在公司网络边界部署防火墙，防止外部非法网络访问。2.入侵检测系统：安装入侵检测系统，实时监测网络中的异常流量和行为。3.防病毒软件：在公司所有计算机上安装防病毒软件，并定期更新病毒库。4.数据加密：对重要的数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全。（三）计算机信息系统的用户管理1.用户账号管理：为员工分配唯一的计算机用户账号，并设置强密码。员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。2.用户权限管理：根据员工的工作职责，为其分配相应的计算机信息系统访问权限，严禁越权操作。3.用户离职管理：员工离职时，所在部门应及时通知机要保密办公室，机要保密办公室应及时删除该员工的计算机用户账号和相关权限。（四）计算机信息系统的维护与更新1.系统维护：定期对计算机信息系统进行维护，确保系统的正常运行。2.系统更新：及时安装计算机信息系统的安全补丁和软件更新，修复系统漏洞。3.数据备份：定期对计算机信息系统中的重要数据进行备份，并分别存储在不同的地点。（五）计算机信息系统的安全审计1.审计制度：建立计算机信息系统安全审计制度，对系统的操作日志进行定期审计。2.审计内容：审计内容包括系统登录情况、操作记录、数据访问情况等。3.审计报告：定期生成计算机信息系统安全审计报告，对发现的问题及时进行整改。六、通信与办公设备管理（一）固定电话管理1.使用规定：员工应妥善使用公司固定电话，不得拨打与工作无关的电话。2.保密要求：在使用固定电话时，不得谈论公司机密信息。3.故障报修：如发现固定电话故障，应及时通知行政部进行维修。（二）移动电话管理1.使用规定：员工应妥善使用公司配备的移动电话，不得将移动电话用于与工作无关的活动。2.保密要求：在使用移动电话时，不得谈论公司机密信息。3.数据安全：员工应妥善保管移动电话中的数据，不得将重要数据存储在移动电话中。如需存储，应进行加密处理。4.费用管理：公司按照相关规定为员工报销移动电话费用，员工应严格按照报销标准使用。（三）办公电脑管理1.使用规定：员工应妥善使用公司配备的办公电脑，不得将办公电脑用于与工作无关的活动。2.保密要求：在使用办公电脑时，不得谈论公司机密信息。办公电脑应设置开机密码，并定期更换。3.数据安全：员工应定期对办公电脑中的数据进行备份，并妥善保管。不得在办公电脑上安装未经公司批准的软件。4.维护保养：员工应定期对办公电脑进行维护保养，如杀毒、清理垃圾文件等。如发现办公电脑故障，应及时通知行政部进行维修。（四）复印机、打印机等设备管理1.使用规定：员工应按照操作规程使用复印机、打印机等设备，不得擅自拆卸或维修设备。2.保密要求：在使用复印机、打印机等设备时，涉及公司机密信息的文件应进行加密处理，并专人负责操作。3.纸张管理：员工应节约使用纸张，避免浪费。对于废弃的纸张，应进行粉碎处理。4.设备维护：行政部应定期对复印机、打印机等设备进行维护保养，确保设备的正常运行。七、保密教育培训与监督检查（一）保密教育培训1.培训计划：机要保密办公室应制定年度保密教育培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容：保密教育培训内容包括国家有关法律法规、公司机要与保密制度、保密意识和技能等。3.培训方式：保密教育培训可采用集中培训、在线培训、专题讲座等方式进行。4.培训记录：机要保密办公室应做好保密教育培训记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训人员等。（二）监督检查1.检查计划：机要保密办公室应制定年度机要与保密工作监督检查计划，明确检查内容、检查对象、检查时间等。2.检查方式：监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。3.检查内容：监督检查内容包括机要文件管理、保密信息管理、计算机信息系统安全管理、通信与办公设备管理等方面。4.检查记录：机要保密办公室应做好监督检查记录，包括检查时间、检查地点、检查内容、检查结果等。5.问题整改：对于监督检查中发现的问题，机要保密办公室应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，机要保密办公室应进行复查，确保问题得到彻底解决。八、奖惩措施（一）奖励1.对于在机要与保密工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。