机床往来款管理制度

机床往来款管理制度一、总则（一）目的为加强公司机床往来款的管理，规范往来款项的核算与结算，提高资金使用效率，防范财务风险，确保公司资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与供应商、客户之间因机床销售、采购、租赁等业务所形成的往来款项的管理。（三）基本原则1.真实性原则往来款项的核算必须以实际发生的经济业务为依据，如实反映经济业务的内容和财务状况。2.及时性原则及时记录、清理往来款项，定期核对账目，确保往来款项的准确性和时效性。3.清晰性原则往来款项的核算应清晰明了，便于查询和核对，避免账目混乱。4.责任明确原则明确各部门及相关人员在往来款项管理中的职责，确保往来款项管理工作的有效执行。二、管理职责（一）销售部门1.负责机床销售合同的签订、执行与跟踪，及时掌握客户的付款情况。2.协助财务部门做好应收账款的催收工作，提供客户信用信息及相关资料。（二）采购部门1.负责机床采购合同的签订、执行与跟踪，确保供应商按时交货。2.审核供应商发票及付款申请，及时办理付款手续，控制应付账款的规模和账龄。（三）财务部门1.负责往来款项的核算与账务处理，定期编制往来款项明细表，进行账龄分析。2.制定往来款项的催收和付款计划，监控往来款项的回收和支付情况，及时向相关部门反馈异常信息。3.负责与供应商、客户进行对账工作，确保双方账目一致。（四）法务部门1.参与重大销售、采购合同的审核，提供法律意见，防范法律风险。2.协助处理往来款项中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、往来款项的核算与管理（一）应收账款1.应收账款的确认销售部门根据机床销售合同约定，在货物发出并取得客户签收单后，确认应收账款的形成。财务部门根据销售部门提供的相关资料，及时进行账务处理。2.应收账款的账龄分析财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等不同区间，并编制账龄分析表。3.应收账款的催收销售部门负责对应收账款进行催收，根据账龄分析结果，制定催收计划。对于逾期未付款的客户，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，采取相应的催收措施，如发函催收、上门催收、法律诉讼等。财务部门协助销售部门做好催收工作，提供必要的财务数据和支持。4.坏账准备的计提财务部门按照公司会计政策，定期对应收账款进行减值测试，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，按照规定的程序进行核销。（二）应付账款1.应付账款的确认采购部门收到供应商的发票及货物验收单后，审核无误后提交财务部门进行账务处理，确认应付账款的形成。2.应付账款的账龄分析财务部门每月末对应付账款进行账龄分析，按照账龄长短将应付账款分为1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等不同区间，并编制账龄分析表。3.应付账款的支付采购部门根据合同约定和资金状况，制定应付账款的付款计划，经审批后提交财务部门执行。财务部门按照付款计划及时安排资金支付，确保公司按时足额支付货款，维护公司良好的商业信用。4.暂估应付款对于已收到货物但尚未取得发票的采购业务，采购部门应及时通知财务部门进行暂估入账。财务部门根据采购部门提供的相关资料，按照合同约定价格或暂估价格进行账务处理。待取得发票后，再进行相应的调整。（三）其他应收款1.其他应收款的范围其他应收款主要包括员工借款、备用金、押金、保证金、应收的各种赔款、罚款等。2.其他应收款的管理相关部门或人员应按照规定的用途使用其他应收款，及时办理借款、报销等手续。财务部门定期对其他应收款进行清理，督促相关人员及时归还借款或核销费用。对于长期挂账的其他应收款，应查明原因，采取相应的措施进行处理。（四）其他应付款1.其他应付款的范围其他应付款主要包括应付的租金、押金、保证金、应付的各种赔款、罚款等。2.其他应付款的管理财务部门应按照合同约定和实际发生情况，及时确认和记录其他应付款。对于到期应支付的其他应付款，应及时安排资金支付，确保公司按时履行付款义务。四、往来款项的对账与清理（一）对账1.定期对账财务部门每月末应与供应商、客户进行对账，确保双方账目一致。对账方式可采用函证、面对面核对等方式。对于对账结果不一致的情况，应及时查明原因，进行调整。2.临时对账在往来款项发生重大变动或出现异常情况时，应及时进行临时对账，确保往来款项的准确性。（二）清理1.定期清理财务部门每季度末应对往来款项进行全面清理，编制往来款项清理明细表，列出每笔往来款项的明细情况，包括客户名称、金额、账龄、欠款原因等。对于长期挂账的往来款项，应查明原因，采取相应的措施进行处理。2.专项清理根据公司实际情况，对某些往来款项进行专项清理，如对某一客户的应收账款进行集中清理，或对某一供应商的应付账款进行核对清理等。专项清理工作应制定详细的清理方案，明确清理目标、范围、方法和时间要求等。五、往来款项的审批流程（一）应收账款的审批流程1.销售部门在签订机床销售合同前，应进行客户信用评估，评估结果报财务部门备案。2.货物发出后，销售部门填写应收账款确认单，经部门负责人审核后提交财务部门。3.财务部门根据销售部门提供的应收账款确认单及相关资料，进行账务处理，并登记应收账款台账。4.对于逾期未付款的应收账款，销售部门制定催收计划，经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门协助销售部门进行催收，并定期向管理层汇报催收情况。5.对于确实无法收回的应收账款，销售部门应提供相关证明材料，填写坏账核销申请单，按照公司规定的审批权限进行审批。审批通过后，财务部门进行坏账核销账务处理。（二）应付账款的审批流程1.采购部门收到供应商的发票及货物验收单后，填写付款申请单，经部门负责人审核后提交财务部门。2.财务部门审核付款申请单及相关资料，包括发票的真实性、合法性、完整性，合同的执行情况等。审核无误后，提交财务负责人审批。3.财务负责人根据公司资金状况和付款计划，对付款申请进行审批。审批通过后，安排资金支付。4.对于金额较大或存在争议的应付账款，应提交管理层审批。（三）其他应收款的审批流程1.员工借款或备用金申请，由借款人填写借款申请单，注明借款用途、金额、还款期限等，经部门负责人审核后提交财务部门。2.财务部门审核借款申请单，核实借款人的借款资格和还款能力。审核无误后，提交财务负责人审批。3.财务负责人根据公司规定和资金状况，对借款申请进行审批。审批通过后，办理借款手续。4.对于其他应收款的核销，如应收的赔款、罚款等，相关部门应提供相应的证明材料，填写核销申请单，按照公司规定的审批权限进行审批。审批通过后，财务部门进行核销账务处理。（四）其他应付款的审批流程1.对于应付的租金、押金、保证金等其他应付款项，相关部门应根据合同约定填写付款申请单，经部门负责人审核后提交财务部门。2.财务部门审核付款申请单及相关合同资料，审核无误后，提交财务负责人审批。3.财务负责人根据公司资金状况和付款计划，对付款申请进行审批。审批通过后，安排资金支付。六、监督与考核（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对往来款项的管理情况进行审计监督，检查往来款项的核算是否准确、审批流程是否合规、对账与清理工作是否及时有效等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）绩效考核将往来款项的管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，对在往来款项管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对因工作失误或管理不善导致往来款项出现问题的部门和个人进行相应的处罚。具体考核指标和标准如下：1.应收账款回收率应收账款回收率=（本期实际收回的应收账款金额÷本期应收账款余额）×100%考核目标：达到[X]%以上。2.逾期应收账款占比逾期应收账款占比=（逾期应收账款金额÷应收账款余额）×100%考核目标：控制在[X]%以内。3.应付账款按时支付率应付账款按