政府收文室管理制度

政府收文室管理制度一、总则（一）目的为加强政府收文室的规范化管理，确保收文处理工作的及时、准确、高效，提高政府工作的运转效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门收文室的文件接收、登记、传阅、保管等工作。（三）基本原则1.及时高效原则收文室工作人员应及时处理各类文件，确保文件不积压、不延误，及时传递给相关领导和部门。2.准确无误原则对收文的内容、来源、份数等信息进行准确登记和传递，避免出现错误和遗漏。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密规定，确保文件的安全，防止文件丢失、泄密等情况发生。二、收文管理（一）文件接收1.收文室工作人员应每日定时接收上级政府、其他部门及相关单位发来的文件、信函、资料等。2.接收时要认真核对文件的数量、封装情况等，如有破损、缺页等问题，应及时与发文单位联系。3.对于紧急文件，应立即开启并进行处理，确保文件的时效性。（二）文件登记1.建立收文登记簿，对接收的文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、日期、附件等。2.登记人员应认真填写，字迹清晰、准确，不得随意涂改。3.对于电子文件，应在收文登记簿中注明文件的存储位置和文件名。（三）文件分类1.根据文件的性质、内容和用途，对收文进行分类。可分为上级文件、平行文件、下级文件、内部文件等。2.对于重要文件和紧急文件，应单独分类存放，以便于快速查找和处理。（四）文件传阅1.收文室工作人员应根据文件的内容和领导分工，及时将文件呈送相关领导传阅。2.传阅文件时，应填写文件传阅单，注明传阅领导姓名、传阅时间等信息。3.领导传阅文件后，应及时将文件退回收文室，不得自行留存。4.对于需要多个领导传阅的文件，应按照规定的顺序依次传阅，避免文件丢失或延误。（五）文件办理1.收文室工作人员应根据文件的要求和领导批示，及时将文件转交给相关部门办理。2.承办部门应在规定的时间内完成文件的办理工作，并将办理结果反馈给收文室。3.收文室工作人员应对承办部门的办理情况进行跟踪和督促，确保文件办理工作按时完成。三、文件保管（一）文件存储1.收文室应设置专门的文件存储柜，对文件进行分类存放。2.文件应按照年度、类别、保管期限等进行排列，便于查找和管理。3.对于电子文件，应定期进行备份，并存储在安全的存储介质上。（二）文件借阅1.因工作需要借阅文件的人员，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、借阅时间、借阅用途等信息。2.收文室工作人员应根据申请内容进行审核，经领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、圈划、批注等。4.借阅人员应在规定的时间内归还文件，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。（三）文件销毁1.对于已超过保管期限或失去保存价值的文件，应按照规定进行销毁。2.文件销毁前，应填写文件销毁申请表，注明销毁文件的名称、数量、销毁原因等信息。3.收文室工作人员应将申请表提交给领导审批，经批准后，方可进行销毁。4.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。四、人员职责（一）收文室工作人员职责1.负责文件的接收、登记、分类、传阅、保管等工作。2.及时处理各类文件，确保文件不积压、不延误。3.严格遵守保密规定，确保文件的安全。4.协助领导和相关部门做好文件的办理工作。5.定期对文件进行整理和归档，确保文件管理的规范化。（二）领导职责1.负责对收文室工作的领导和指导。2.审批重要文件的传阅、办理和销毁等事项。3.协调解决收文室工作中出现的问题。（三）承办部门职责1.及时办理收文室转来的文件，并将办理结果反馈给收文室。2.配合收文室做好文件的管理工作。五、保密规定（一）保密制度1.收文室工作人员应严格遵守国家有关保密规定，保守文件机密。2.不得将文件内容泄露给无关人员。3.在文件处理过程中，应采取必要的保密措施，如文件加密、限制访问等。（二）保密教育1.定期对收文室工作人员进行保密教育，提高保密意识。2.教育内容包括保密法律法规、保密制度、保密技能等。（三）保密检查1.定期对收文室的保密工作进行检查，发现问题及时整改。2.检查内容包括文件存储、借阅、销毁等环节的保密措施落实情况。六、信息化管理（一）电子文件管理1.建立电子文件管理系统，对电子文件进行集中管理。2.电子文件应按照与纸质文件相同的分类方法进行分类存储。3.对电子文件的访问应进行权限控制，确保文件的安全。（二）文件检索1.利用电子文件管理系统，建立文件检索数据库，方便文件的查找和利用。2.检索方式应包括按文件编号、标题、文号、日期等进行检索。（三）数据备份1.定期对电子文件管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全的存储介质上。2.备份数据应异地存放，以防止数据丢失。七、监督与考核（一）监督机制1.建立收文室工作监督机制，定期对收文室的工作进行检查和评估。2.监督内容包括文件处理的及时性、准确性、保密性等方面。（二）考核办法1.制定收文室工作人员考核办法，对工作人员的工作表现进行考核。2.考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、保