往来帐对帐管理制度

往来帐对帐管理制度一、总则（一）目的为了加强公司往来帐的管理，规范往来帐的核对工作，确保公司财务信息的准确性和完整性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与供应商、客户及其他相关单位之间的往来帐核对管理。（三）职责分工1.财务部门负责往来帐的核算、记录和定期核对工作。制定往来帐核对计划，并组织实施。对核对过程中发现的问题及时进行分析和处理，编制往来帐差异调节表。定期向管理层汇报往来帐核对情况。2.业务部门负责与往来单位的日常沟通协调，提供相关业务资料和信息。协助财务部门进行往来帐的核对工作，对存在疑问的业务事项进行解释和说明。负责跟踪往来款项的催收和支付情况，及时反馈异常信息。3.审计部门对往来帐核对工作进行监督和审计，检查核对程序的执行情况和结果的准确性。对往来帐管理中存在的问题提出改进建议和意见。二、往来帐核算原则（一）真实性原则往来帐的核算应基于实际发生的经济业务，如实记录往来款项的增减变动情况。（二）及时性原则业务发生后，应及时进行帐务处理，确保往来帐信息的及时性和准确性。（三）清晰性原则往来帐的记录应清晰明了，每笔业务都应有明确的对应关系，便于核对和查询。（四）权责发生制原则按照权责发生制原则确认收入和费用，相应地确认往来帐项。三、往来帐核对流程（一）定期核对1.财务部门每月末应对各类往来帐进行全面核对，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。2.对于应收账款，应与客户的对账单进行核对，检查金额、账期、业务内容等是否一致。3.对于应付账款，应与供应商的发票及对账单进行核对，核实采购业务的真实性和金额准确性。4.其他应收款和其他应付款应根据具体业务内容，与相关责任人或单位进行核对。（二）临时核对1.在业务发生重大变化、涉及金额较大或存在疑问时，应及时进行临时核对。2.例如，当客户提出对账差异或供应商调整货款时，业务部门应及时与财务部门沟通，共同进行核对。（三）核对记录与差异处理1.每次核对应做好记录，包括核对时间、核对内容、双方核对人员、差异情况及处理结果等。2.如发现差异，应及时分析原因，属于记帐错误的，应及时进行调整；属于业务问题的，业务部门应与对方单位协商解决，并将处理结果反馈给财务部门。3.对于长期存在的重大差异，应提交管理层研究处理，并采取相应的防范措施。四、往来帐对账单管理（一）对账单格式1.财务部门应制定统一规范的往来帐对账单格式，明确列出往来单位名称、账号、期初余额、本期发生额、期末余额、业务明细等内容。2.对账单应加盖公司财务专用章。（二）对账单发送1.每月初，财务部门应及时向往来单位发送上月的对账单。2.对于应收账款的对账单，应在规定的账期前发送，提醒客户核对账目。3.对账单可通过邮寄、电子邮件、专人送达等方式发送给往来单位。（三）对账单反馈1.往来单位应在收到对账单后的规定时间内进行核对，并将核对结果反馈给公司财务部门。2.反馈方式可包括盖章确认、书面回复、电子文档回复等。（四）对账单存档1.财务部门应将往来单位反馈的对账单及相关回复资料进行存档，作为往来帐核对的重要依据。2.对账单存档期限应符合公司档案管理规定，以便日后查阅和审计。五、往来帐催款与付款管理（一）应收账款催款1.业务部门应定期对应收账款进行梳理，对于逾期未收回的款项，及时制定催款计划。2.催款方式可包括电话催款、邮件催款、上门催款等。3.财务部门应协助业务部门提供应收账款的详细信息和账龄分析，以便制定有效的催款策略。4.对于长期拖欠且催款无效的客户，应采取进一步的法律措施，维护公司的合法权益。（二）应付账款付款1.财务部门应按照合同约定的付款期限，及时安排应付账款的支付。2.付款前应认真核对发票、合同等相关资料，确保付款金额准确无误。3.对于有疑问的付款业务，应暂停支付，并与供应商进行沟通核实。4.付款后应及时进行账务处理，更新往来帐记录。六、往来帐审计监督（一）内部审计1.审计部门应定期对往来帐进行审计，检查往来帐的核算是否符合本制度规定，核对程序是否执行到位。2.审计内容包括往来帐的真实性、准确性、完整性，对账单管理情况，催款与付款管理情况等。3.审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.在公司进行年度审计、专项审计或其他外部审计时，往来帐作为重要的审计内容之一。2.财务部门应积极配合外部审计机构的工作，提供真实、完整的往来帐资料。3.对于外部审计提出的关于往来帐的问题和建议，应认真对待，及时整改。七、往来帐信息安全管理（一）数据保密1.往来帐涉及公司的财务信息和商业机密，财务部门及相关人员应严格保密。2.严禁未经授权的人员访问、查询和使用往来帐数据。（二）数据备份1.财务部门应定期对往来帐数据进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种形式。2.备份数据应妥善保管，存储在安全的地点，并定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和可用性。（三）网络安全1.在使用电子方式进行往来帐核对和管理时，应加强网络安全防护，设置必要的用户权限和密码。2.防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生，保障往来帐信息系统的正常运行。八、培训与宣传（一）培训1.财务部门应对涉及往来帐管理的相关人员进行定期培训，包括财务人员、业务人员等。2.培训内容包括往来帐核算制度、核对流程、对账单管理、催款与付款管理、审计监督等方面的知识和技能。3.通过培训，提高相关人员的业务水平和责任意识，确保往来帐管理工作的规范开展。（二）宣传1.在公司内部宣传往来帐管理的重要性和相关制度要求，提高全体员工对往来帐管理工作的认识。2.鼓励员工积极参与和配合往