宣传类材料管理制度

宣传类材料管理制度总则目的为加强公司宣传类材料的管理，规范宣传材料的制作、审核、发布及存档流程，确保宣传材料的准确性、规范性和一致性，提升公司形象和品牌影响力，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有参与公司宣传活动的相关人员。基本原则1.准确性原则：宣传材料应准确传达公司的政策、产品、服务等信息，避免虚假或误导性内容。2.规范性原则：宣传材料的格式、排版、标识等应符合公司的统一规范要求。3.一致性原则：宣传材料的内容和风格应与公司整体形象保持一致，体现公司的价值观和文化特色。4.时效性原则：宣传材料应及时更新，反映公司的最新动态和业务进展。宣传类材料的分类及定义公司宣传册1.定义：全面介绍公司基本情况、业务范围、产品或服务、企业文化等内容的综合性宣传资料。2.用途：用于公司对外宣传、业务拓展、客户接待等场合。产品宣传资料1.定义：针对公司特定产品或服务，详细介绍其功能、特点、优势、使用方法等信息的宣传材料。2.用途：帮助客户了解产品或服务，促进销售。活动宣传海报1.定义：为宣传公司举办的各类活动而设计制作的海报，包括活动主题、时间、地点、内容等信息。2.用途：吸引员工和外部人员参与活动，提高活动知晓度。宣传视频1.定义：通过视频形式展示公司形象、产品或服务、活动等内容的宣传资料。2.用途：以生动直观的方式传播公司信息，增强宣传效果。企业内刊1.定义：公司内部发行的定期刊物，主要刊载公司新闻、员工风采、业务动态、企业文化等内容。2.用途：加强公司内部沟通与交流，增强员工归属感和凝聚力。其他宣传类材料1.定义：除上述几类外，用于公司宣传的其他各类材料，如宣传单页、折页、展板等。2.用途：根据不同宣传场景和需求进行灵活使用。宣传类材料的制作制作流程1.需求提出各部门根据工作需要，填写《宣传类材料制作申请表》，详细说明宣传材料的名称、用途、内容要求、制作时间等信息，并提交至公司宣传管理部门。宣传管理部门对申请表进行初审，对于符合公司宣传战略和需求的申请予以受理，不符合要求的予以退回并说明原因。2.任务分配宣传管理部门根据申请内容，确定宣传材料的制作负责人，并下达《宣传类材料制作任务单》。制作负责人应根据任务单要求，制定详细的制作计划，明确制作步骤、时间节点和责任人。3.内容撰写与设计制作负责人组织相关人员进行宣传材料的内容撰写，确保内容准确、完整、有吸引力。涉及专业知识的内容，应经相关专业部门或人员审核把关。设计人员根据宣传材料的用途和风格要求，进行创意设计和排版工作。设计初稿完成后，应提交给制作负责人、相关部门负责人以及宣传管理部门进行审核，根据审核意见进行修改完善。4.制作与校对设计方案确定后，按照制作计划进行宣传材料的制作工作。制作过程中，制作人员应严格按照设计要求和质量标准进行操作，确保制作质量。制作完成后，制作负责人组织专人对宣传材料进行校对，检查内容是否准确无误、格式是否规范统一、排版是否美观合理等。校对无误后，填写《宣传类材料制作完成确认表》。5.终审宣传管理部门将制作完成并校对无误的宣传材料提交给公司分管领导进行终审。分管领导对宣传材料的内容、形式、风格等进行全面审核，提出终审意见。制作负责人根据终审意见对宣传材料进行最后的修改完善，直至通过终审。制作要求1.内容要求宣传材料的内容应真实、客观、准确，不得夸大或虚假宣传公司的产品、服务、业绩等信息。突出公司的核心优势和特色，结合公司的发展战略和市场定位，有针对性地进行内容撰写和设计。语言表达应简洁明了、通俗易懂，避免使用过于专业或生僻的词汇和句子结构。注重内容的时效性，及时更新宣传材料中的信息，确保与公司实际情况相符。2.格式要求宣传册、产品宣传资料等应统一采用公司规定的格式模板，包括封面、封底、目录、正文、页眉、页脚等部分的设计要求。宣传海报的尺寸、分辨率、色彩模式等应符合公司宣传规范，确保在不同场合能够清晰展示。宣传视频的格式、编码、帧率等应符合公司宣传管理部门的要求，便于在各种媒体平台上播放。企业内刊的排版应整齐、美观，栏目设置合理，文章标题、正文、图片等的排版应协调一致。3.设计要求宣传材料的设计应注重整体风格的一致性，体现公司的品牌形象和文化特色。色彩搭配应协调、美观，符合公司的视觉识别系统（VIS）要求。图片选择应清晰、高质量，与宣传内容紧密相关，能够增强宣传效果。文字排版应疏密得当、层次分明，便于阅读和理解。宣传类材料的审核初审1.审核主体：由公司宣传管理部门指定专人对宣传材料进行初审。2.审核内容检查宣传材料的内容是否符合公司的宣传政策和要求，是否存在敏感信息或违规内容。审核宣传材料的格式、排版、设计等是否符合公司的统一规范。对宣传材料的语言表达、逻辑结构等进行初步审核，确保内容通顺、条理清晰。3.审核流程制作负责人将宣传材料初稿提交给宣传管理部门初审人员。初审人员按照审核内容进行审核，并在规定时间内提出初审意见，反馈给制作负责人。部门审核1.审核主体：宣传材料涉及的相关部门负责人。2.审核内容对宣传材料中涉及本部门业务或专业知识的内容进行审核，确保内容准确无误。从部门工作角度出发，对宣传材料的整体效果和可行性提出意见和建议。3.审核流程制作负责人将经初审修改后的宣传材料提交给相关部门负责人进行审核。相关部门负责人应在规定时间内完成审核，并签署审核意见，反馈给制作负责人。终审1.审核主体：公司分管领导。2.审核内容对宣传材料的内容、形式、风格等进行全面审核，确保宣传材料符合公司整体形象和宣传战略。审查宣传材料是否存在重大问题或潜在风险，对公司形象和业务可能产生的影响。3.审核流程宣传管理部门将经部门审核修改后的宣传材料提交给公司分管领导进行终审。分管领导应在规定时间内完成终审，并签署终审意见。终审通过的宣传材料方可进入发布环节。宣传类材料的发布发布渠道1.公司官网：将宣传册、产品宣传资料、宣传视频等相关宣传材料发布在公司官方网站上，方便客户和合作伙伴随时查阅。2.社交媒体平台：根据公司宣传计划，在微信公众号、微博、抖音等社交媒体平台上发布宣传海报、宣传视频、企业内刊文章等内容，扩大公司品牌影响力和传播范围。3.线下活动场所：在公司举办的各类会议、培训、展会、活动等现场摆放宣传册、宣传单页、展板等宣传材料，进行现场宣传推广。4.客户资料袋：将宣传册、产品宣传资料等放入公司客户资料袋中，随产品或服务一同提供给客户，作为公司宣传的一种方式。5.邮寄或快递：对于需要向特定客户或合作伙伴发送宣传材料的情况，可以通过邮寄或快递的方式进行送达。发布流程1.发布申请宣传管理部门根据宣传材料的制作完成情况和公司宣传计划，填写《宣传类材料发布申请表》，详细说明宣传材料的名称、发布渠道、发布时间、发布范围等信息，并提交至公司宣传管理负责人审批。宣传管理负责人对发布申请进行审批，对于符合公司宣传战略和发布要求的申请予以批准，不符合要求的予以退回并说明原因。2.发布执行宣传管理部门根据审批通过的发布申请，安排专人负责宣传材料的发布工作。在发布过程中，发布人员应严格按照公司规定的发布流程和要求进行操作，确保宣传材料准确无误地发布到指定渠道和位置。3.发布记录宣传管理部门对宣传材料的发布情况进行详细记录，包括发布时间、发布渠道、发布内容、发布效果等信息。发布记录应定期进行整理和归档，以便于后续查阅和分析宣传效果。宣传类材料的存档存档范围1.公司宣传册、产品宣传资料、宣传海报、宣传视频、企业内刊等各类宣传材料的电子文档和纸质文档。2.宣传材料制作过程中涉及的相关申请表、任务单、设计稿、校对记录、审核意见等文件资料。存档方式1.电子存档：将宣传材料的电子文档按照公司规定的文件命名规则和分类方式进行存储，建立电子档案库。电子档案库应定期进行备份，以防止数据丢失。2.纸质存档：对于有保存价值的宣传材料纸质文档，应按照档案管理要求进行整理、装订，并存放于公司档案室。档案室应配备必要的档案保管设备，确保纸质档案的安全和完整。存档期限1.一般性宣传材料的存档期限为[X]年，自宣传材料制作完成并发布之日起计算。2.涉及公司重大事件、重要业务、核心产品等具有长期保存价值的宣传材料，存档期限为[X]年或根据实际情况确定。查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅宣传材料存档资料的，应填写《宣传类材料存档资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到宣传管理部门或档案室进行查阅。查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将存档资料带出查阅地点。查阅过程中，应爱护存档资料，不得进行涂改、损坏等行为。2.借阅因特殊原因需要借阅宣传材料存档资料的，应填写《宣传类材料存档资料借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和宣传管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅人员应按照批准的借阅期限及时归还存档资料，如因特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向宣传管理部门提出申请并获得批准。借阅期间，借阅人员应妥善保管存档资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。宣传类材料的保密管理保密范围1.宣传材料在制作过程中涉及的公司内部信息、商业秘密、技术资料等。2.宣传材料在发布前尚未公开的内容和信息。保密措施1.参与宣传材料制作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.宣传材料制作过程中涉及的文件资料应妥善保管，严格限制知悉范围，防止信息泄露。3.对于涉及公司机密信息的宣传材料，应采取加密存储、专人传递等保密措施，确保信息安全。4.在宣传材料发布过程中，应严格按照公司规定的发布流程和权限进行操作，防止未授权的发布和传播。宣传类材料的效果评估评估指标1.曝光量：统计宣传材料在各发布渠道上的曝光次数，反映宣传材料的传播范围。2.点击量：统计宣传材料在网络平台上的点击次数，评估宣传材料的吸引力和关注度。3.阅读量：对于宣传册、企业内刊等文字类宣传材料，统计其阅读量，了解受众对宣传内容的关注程度。4.分享量：统计宣传材料在社交媒体平台上的分享次数，评估宣传材料的传播效果和口碑效应。5.咨询量：统计通过宣传材料获取的客户咨询数量，评估宣传材料对业务拓展的促进作用。6.转化率：统计通过宣传材料达成的业务合作、产品销售等实际转化数量，评估宣传材料的实际宣传效果。评估周期1.对于短期宣传活动的宣传材料，应在活动结束后[X]个工作日内进行效果评估。2.对于长期宣传的宣传材料，应每[X]个月进行一次效果评估，定期分析宣传效果的变化趋势。评估方法1.数据分析：利用各发布渠道提供的数据分析工具和平台，对宣传材料的曝光量、点击量、阅读量、分享量等数据进行收集和分析。2.问卷调查：针对宣传材料的受众开展问卷调查，了解受众对宣传材料的满意度、意见和建议等，评估宣传材料的传播效果和受众反馈。3.业务数据统计：统计通过宣传材料达成的业务合作、产品销售等实际业务数据，评估宣传材料对业务的实际促进作用。评估结果应用1.根