安监局文档管理制度

安监局文档管理制度一、总则（一）目的为加强安监局文档管理，确保各类文件资料的规范、有序、安全保存和有效利用，提高工作效率和决策科学性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于安监局各科室、下属单位及其工作人员在履行职责过程中所形成的各类文件、资料、记录等的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安监局设立专门的文档管理机构或指定专人负责文档管理工作，对各类文档进行集中统一管理。2.分类分级原则：按照文档的来源、内容、性质等进行分类，并根据其重要程度和保密级别进行分级管理。3.准确及时原则：确保文档的内容准确、完整，及时进行收集、整理、归档和更新，保证文档的时效性。4.安全保密原则：采取有效措施，确保文档的安全，防止文档的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、文档分类与编号（一）分类1.法规政策类：国家、地方有关安全生产的法律法规、政策文件、标准规范等。2.工作文件类：安监局印发的各类通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。3.业务资料类：安全生产监管工作中涉及的各类检查记录、执法文书、事故调查报告、隐患排查治理资料等。4.人事档案类：安监局工作人员的个人档案，包括入职资料、考核记录、奖惩情况等。5.财务档案类：安监局的财务收支凭证、报表、审计报告等。6.其他类：不属于上述类别，但对安监局工作有参考价值的文件、资料等。（二）编号1.法规政策类：按照法规政策的发布时间、文号等进行编号。2.工作文件类：以年度为单位，按照文件的发文顺序进行编号，如“安监发[XXXX]XX号”。3.业务资料类：根据业务类型和资料形成时间进行编号，确保同一业务类型的资料编号连续。4.人事档案类：按照人员编号或档案类别进行编号。5.财务档案类：依据财务档案管理的相关规定进行编号。6.其他类：根据资料的性质和内容，自行制定编号规则。三、文档收集与整理（一）收集1.各科室、下属单位应明确专人负责文件资料的收集工作，按照规定的时间和范围及时收集本科室（单位）形成的各类文件、资料。2.对上级部门下发的文件，应及时签收、登记，并分发至相关科室（单位）。3.工作人员在工作过程中形成的文件、资料，应在完成后及时交至本科室（单位）的文件收集负责人。（二）整理1.收集到的文件资料应进行初步整理，去除重复、无用的文件，按照分类标准进行分类。2.对每份文件资料进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章。3.检查文件资料的完整性，对缺页、破损等情况进行修复或补充。4.按照文件的形成时间或重要程度进行排序，确保文件资料的排列有序。四、文档归档（一）归档范围1.法规政策类文件一经收到，应及时归档。2.工作文件类在办理完毕后，由承办科室（单位）整理归档。3.业务资料类应定期进行归档，确保资料的连续性和完整性。4.人事档案类、财务档案类按照相关档案管理规定及时归档。5.其他类文件资料根据实际情况适时归档。（二）归档要求1.归档的文件资料应齐全、完整、准确，符合文档整理的要求。2.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理规定进行存储和管理。3.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、文档保管（一）保管机构设立专门的档案室或档案库，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.法规政策类文件应永久保存。2.工作文件类中涉及重要决策、重大事项等文件应长期保存；一般性文件保存期限根据实际情况确定，一般为35年。3.业务资料类根据业务性质和重要程度确定保管期限，一般为510年。4.人事档案类、财务档案类按照国家有关档案保管期限的规定执行。5.其他类文件资料保管期限由文档管理机构根据实际情况确定。（三）保管措施1.档案室内应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格限制非档案管理人员进入档案室，确需查阅或借阅档案的，应按照规定办理相关手续。六、文档查阅与借阅（一）查阅1.安监局内部人员因工作需要查阅文档的，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室（单位）负责人签字同意后，到文档管理机构查阅。2.文档管理机构应根据查阅申请提供相应的文档，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案资料，不得在档案上做任何标记。查阅完毕后，应及时将档案归还文档管理机构。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在科室（单位）负责人、分管领导签字同意后，到文档管理机构办理借阅手续。2.文档管理机构应对借阅申请进行审核，必要时可要求借阅人提供担保或抵押物。审核通过后，借阅人应在借阅登记表上签字确认，并领取档案。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还文档管理机构，并办理归还手续。七、文档销毁（一）销毁范围对已超过保管期限且确无保存价值的档案，应进行销毁处理。（二）销毁程序1.由文档管理机构定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，编制《文档销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《文档销毁清单》经文档管理机构负责人、分管领导审核签字后，报安监局主要领导批准。3.批准后的《文档销毁清单》一式两份，一份由文档管理机构留存，一份交销毁执行人。4.销毁执行人应按照《文档销毁清单》所列内容进行销毁，销毁过程应有两人以上在场监督，并在销毁记录上签字确认。5.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、档案名称、数量等信息，与《文档销毁清单》一并存档保管。八、文档保密管理（一）保密措施1.对涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等的文档，应严格按照保密法律法规的要求进行管理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保文档不泄露。2.在文档的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等过程中，应明确保密责任，加强保密教育，防止因人员疏忽或违规操作导致文档泄露。3.对存储电子文档的设备，应设置必要的访问权限和密码保护，定期进行病毒查杀和数据备份。（二）保密责任1.安监局全体工作人员应遵守文档保密规定，对所接触到的文档负有保密责任。2.因工作需要知悉文档保密内容的人员，应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。3.对违反文档保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。九、文档信息化管理（一）信息化建设1.逐步推进文档管理的信息化建设，建立完善的电子文档管理系统，实现文档的电子化存储、检索、借阅等功能。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（二）系统管理1.明确电子文档管理系统的管理人员，负责系统的日常维护、数据备份、安全管理等工作。2.制定电子文档管理系统的操作规程和使用规范，确保系统的正常运行和数据安全。3.定期对电子文档管理系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。十、监督与检查（一）监督机制安监局成立文档管理监督小组，负责对文档管理工作进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正文档管理工作中存在的问题。（二）检查内容1.文档管理制度的执行情况，包括文件资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的操作是否规范。2.文档的分类、编号、整理是否准确、有序，档案的完整性和安全性是否得到保障。3.电子文档管理系统的运行情况，数据的备份、存储、安全等是否符合要求。（三）结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整