学生科内勤管理制度

学生科内勤管理制度一、总则（一）目的为加强学生科内勤工作的规范化、制度化管理，提高工作效率和服务质量，确保学生科各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学生科内勤工作人员。（三）基本原则1.服务至上原则：内勤工作要以服务学生、服务教师、服务学校为宗旨，积极主动地为各项学生管理工作提供支持和保障。2.高效准确原则：各项工作要注重时效，提高工作效率，确保信息传递准确无误，工作执行不出现偏差。3.规范有序原则：建立健全各项工作流程和标准，严格按照规定的程序和要求开展工作，做到有章可循、规范有序。4.团结协作原则：内勤人员要树立全局观念，加强与其他科室、部门的沟通协作，形成工作合力，共同完成学生管理工作任务。二、岗位职责（一）科长职责1.全面负责学生科内勤工作的组织、协调和管理，制定工作计划和工作目标，并组织实施。2.指导和监督内勤人员的工作，定期检查工作进展情况，及时发现问题并解决问题。3.负责与学校各部门及外部相关单位的沟通协调，确保学生科工作与其他部门工作的有效衔接。4.审核重要文件、报告等材料，对学生科工作中的重大事项进行决策和处理。5.完成学校领导交办的其他工作任务。（二）内勤人员职责1.负责学生科日常文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件资料的安全和完整。2.协助科长做好学生科工作计划、总结、报告等文字材料的起草、撰写和整理工作。3.负责学生科办公用品、设备的采购、管理和维护工作，合理控制办公用品的使用成本。4.做好学生科会议的组织安排工作，包括会议通知、会议记录、会议纪要整理等，确保会议顺利进行。5.负责学生科各类数据的统计、汇总和分析工作，及时向上级领导提供准确的数据支持。6.协助做好学生的学籍管理工作，包括学生信息的录入、修改、查询，毕业证书的发放等。7.负责学生科办公室的环境卫生和安全保卫工作，营造良好的工作环境。8.完成科长交办的其他临时性工作任务。三、工作流程与规范（一）文件管理1.文件收发收到外部文件后，要及时在文件收发登记簿上进行登记，详细记录文件的名称、文号、来文单位、日期等信息。对紧急文件要立即呈送科长阅批，并按照批示要求及时处理。内部文件由起草部门负责送签，内勤人员负责统一编号、登记，并按照规定的范围进行传阅。2.文件传阅按照文件传阅范围，依次将文件传递给相关人员，并做好传阅记录，注明传阅时间、传阅人等信息。对传阅过程中领导的批示和意见，要及时进行整理和反馈，确保文件办理的时效性。3.文件归档文件办理完毕后，要及时进行归档。归档文件要分类整理，按照年度、类别、保管期限等进行编号和装订。建立电子档案，对重要文件进行扫描备份，方便查询和使用。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和安全性。（二）办公用品管理1.采购根据办公用品的使用情况和库存数量，定期编制办公用品采购计划，报科长审批后实施采购。选择信誉良好、质量可靠的供应商进行采购，签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。对采购的办公用品要进行严格验收，检查物品的质量、数量是否符合要求，确保采购物品的质量合格。2.保管设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，建立库存台账，详细记录办公用品的出入库情况。定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。对库存不足的办公用品要及时补充，对积压的办公用品要及时清理和处理。3.发放根据工作需要，由使用部门填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到内勤人员处领取。内勤人员按照申请表上的物品名称、规格、数量进行发放，并做好发放记录。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，要建立领用登记制度，明确使用人、使用期限等信息，定期进行检查和维护。（三）会议组织1.会前准备根据会议的主题、内容和要求，确定会议的时间、地点、参会人员等信息，并提前发出会议通知。准备好会议所需的文件、资料、设备等，如投影仪、音响设备、会议材料等。安排好会议场地的布置，摆放好桌椅、茶具等，营造良好的会议环境。2.会中服务提前到达会议现场，检查会议准备情况，确保会议按时召开。做好会议记录，详细记录会议的发言内容、讨论结果、决议事项等信息。为参会人员提供必要的服务，如茶水、纸巾等，确保会议顺利进行。3.会后工作及时整理会议记录，形成会议纪要，经科长审核后发送给参会人员和相关部门。对会议决议事项进行跟踪落实，及时向科长汇报工作进展情况。清理会议场地，归还会议设备和物品，做好会议资料的归档工作。（四）数据统计与分析1.数据收集定期收集学生科工作中涉及的各类数据，如学生基本信息、成绩数据、考勤数据、奖惩数据等。要求各班级、各部门按照规定的时间和格式报送相关数据，确保数据的准确性和完整性。2.数据统计对收集到的数据进行分类整理和汇总，运用合适的统计方法进行数据分析，如计算平均数、百分比、排名等。建立数据统计台账，详细记录统计数据的来源、时间、内容等信息，便于查询和核对。3.数据分析与报告根据统计结果，对学生科工作中的各项指标进行分析，发现问题和趋势，并提出相应的建议和措施。撰写数据分析报告，定期向上级领导汇报学生科工作情况，为领导决策提供数据支持。（五）学籍管理1.学生信息录入新生入学后，及时收集学生的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址等，并按照规定的格式录入学籍管理系统。对学生信息进行认真核对，确保信息的准确性和完整性。如发现信息有误，要及时与学生或家长联系进行更正。2.学籍变动管理学生因转学、休学、复学、退学等原因发生学籍变动时，要及时办理相关手续，按照规定的流程在学籍管理系统中进行操作。要求学生提交相关证明材料，如转学申请、休学证明、复学证明、退学申请等，并对材料进行审核和归档。3.毕业证书发放按照学校的规定，在学生毕业前做好毕业证书的审核和发放工作。核对学生的毕业信息，包括成绩、学分、考勤等情况，确保学生符合毕业条件。组织学生填写毕业证书领取登记表，发放毕业证书，并做好发放记录。四、工作纪律与要求（一）遵守工作时间内勤人员要严格遵守学校的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，要按照学校的请假制度办理请假手续。（二）坚守工作岗位工作时间内要坚守岗位，不得擅自离岗、串岗。如有紧急事务需要处理，要向科长请假并安排好工作交接。（三）严格遵守保密制度1.内勤人员要严格遵守学校的保密制度，对工作中涉及的学生个人信息、学校机密文件、数据等要严格保密，不得泄露给无关人员。2.妥善保管好文件资料、办公用品等，防止丢失和损坏。对废弃的文件资料要按照规定进行销毁，不得随意丢弃。（四）提高工作效率和质量1.树立强烈的工作责任心，认真对待每一项工作任务，做到严谨细致、一丝不苟。2.不断学习业务知识，提高工作能力和水平，熟练掌握办公软件和相关业务系统的操作技能，提高工作效率。3.对工作中出现的问题要及时反馈和解决，不得推诿扯皮，确保工作质量。（五）加强团队协作1.内勤人员之间要加强沟通协作，相互支持、相互配合，共同完成学生科的各项工作任务。2.积极参与团队活动，增强团队凝聚力和向心力，营造良好的工作氛围。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：主要考核内勤人员完成各项工作任务的数量、质量和效率，包括文件管理、办公用品管理、会议组织、数据统计、学籍管理等工作。2.工作态度：考核内勤人员的工作责任心、敬业精神、服务意识等方面，是否认真负责、积极主动地开展工作。3.业务能力：考核内勤人员的专业知识水平、业务技能和综合素质，是否能够熟练掌握和运用相关业务知识和技能，解决工作中遇到的问题。（二）考核方式1.定期考核：每月进行一次工作小结，每季度进行一次全面考核，由科长根据内勤人员的工作表现进行评分。2.不定期考核：根据工作需要，对内勤人员的工作进行不定期抽查，发现问题及时进行记录和反馈。（三）奖惩措施1.奖励对工作表现优秀、成绩突出的内勤人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。在职务晋升、评优评先等方面，同等条件下优先考虑工作表现优秀的内勤人员。2.惩罚对违反工作纪律和制度的内勤人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。对因工作失误给学生科工作造成重大损失的内勤人员，要追究其相应的责任。六、培训与发展（一）培训计划1.根据内勤人员的岗位需求和业务发展情况，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括业务知识培训、办公技能培训、沟通技巧培训、团队协作培训等，以提高内勤人员的综合素质和工作能力。（二）培训方式1.内部培训：定期组织内勤人员参加内部培训课程，由科长或业务骨干进行授课，分享工作经验和业务知识。2.外部培训：根据工作需要，选派内勤人员参加外部专业培训课程或研讨会，拓宽视野，学习先进的管理理念和工作方法。3.在线学习：鼓励内勤人员利用网络平台进行自主学习，学习相关的业务知识和技能，不断提升自己。（三