日常专柜采购管理制度

日常专柜采购管理制度总则1.目的为规范公司日常专柜采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及日常专柜采购的部门及人员。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝不正当交易。及时性原则：根据业务需求，及时安排采购，确保专柜商品的供应。采购组织与职责1.采购部门职责负责制定采购计划，根据各部门需求及库存情况，合理安排采购任务。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的合作关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。跟进采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议。人员配置采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略，审核采购计划和合同，协调与其他部门的关系。采购专员：具体执行采购任务，包括供应商联系、订单下达、货物验收等。2.需求部门职责根据业务需要，及时、准确地向采购部门提交采购申请，明确采购商品的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的供应商评估、样品确认等工作，提供专业意见。协助采购部门进行到货验收，对验收结果负责。人员配置需求部门负责人：审核本部门采购申请，协调与采购部门的沟通，监督采购工作的执行情况。需求专员：具体提出采购需求，跟进采购进度，反馈使用过程中的问题。采购流程1.采购申请需求部门根据业务发展和库存情况，填写《采购申请表》，详细注明采购商品的名称、规格、型号、数量、预计到货日期、用途等信息。《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，由采购经理进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、必要性以及预算情况。对于金额较大或重要的采购项目，采购经理审核后需提交公司领导审批。领导审批通过后，采购部门方可开展采购工作。3.供应商选择与评估采购专员根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，确定入围供应商名单。采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、售后服务响应速度等。根据评估结果，调整供应商名单，淘汰不合格供应商。4.采购谈判与合同签订采购专员与选定的供应商进行采购谈判，就商品价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商。谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，明确双方权利义务。采购合同经采购经理审核后，提交公司法律顾问审核，确保合同合法合规。合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。5.采购订单下达采购专员根据采购合同，制作《采购订单》，明确订单编号、供应商名称、商品名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。《采购订单》经采购经理审核后，发送给供应商，并要求供应商签字确认。6.采购订单跟踪与催货采购专员定期跟踪采购订单执行情况，与供应商保持沟通，了解生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，采购专员应及时与供应商沟通协商解决办法，并向采购经理汇报。必要时，采取催货措施，确保货物按时到货。7.到货验收货物到货前，采购专员通知需求部门准备验收工作。需求部门组织相关人员按照采购合同及相关标准对到货商品进行验收，重点检查商品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格后，需求部门填写《验收单》，经参与验收人员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通协商退换货等事宜，并将情况反馈给采购部门。8.付款结算采购部门根据验收合格的《验收单》及采购合同，办理付款申请手续。付款申请经采购经理审核、财务部门审核、公司领导审批后，按照合同约定的付款方式进行付款结算。采购预算管理1.预算编制采购部门会同财务部门及其他相关部门，根据公司年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应明确各类采购项目的金额、时间安排等，确保采购活动与公司预算相匹配。2.预算执行采购部门严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期分析预算执行差异原因，及时提出改进建议。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，可通过选择多家供应商、签订详细的合同条款、收取履约保证金等方式降低风险；对于市场价格波动风险，可采用套期保值、与供应商协商价格调整机制等措施。建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前采取应对措施，降低风险损失。采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。采购部门应积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。2.外部审计公司根据需要，委托外部审计机构对采购活动进行专项审计，确保采购工作合法合规、透明公正。对于审计发现的问题，采购部门应及时整改，并将整改情况反馈给审计部门。采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。保守公司商业秘密，不得泄露采购信息及供应商信息。2.工作纪律采购人员应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得无故旷工、迟到、早退。认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿