单位公车ETC管理制度

单位公车ETC管理制度总则目的为了规范单位公车ETC（电子不停车收费系统）的使用与管理，提高车辆通行效率，降低运营成本，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于单位所有配备公车的部门及车辆。基本原则1.合规合法原则：公车ETC的使用必须严格遵守国家法律法规以及相关交通管理规定。2.节约高效原则：在确保安全的前提下，充分利用ETC系统提高车辆通行效率，减少车辆等待时间，降低燃油消耗和运营成本。3.责任明晰原则：明确各部门及相关人员在公车ETC使用过程中的职责，确保管理工作有序进行。管理职责车辆管理部门1.负责公车ETC卡片的申请、领取、发放、回收及挂失补办等工作。2.建立公车ETC车辆信息台账，包括车辆车牌号、ETC卡号、绑定银行账号、使用部门等信息，并及时更新维护。3.定期对公车ETC卡片的使用情况进行检查和统计分析，发现异常及时报告处理。使用部门1.负责本部门公车ETC卡片的日常保管和使用，确保卡片安全，不得转借他人。2.安排专人负责公车ETC的充值工作，保证卡片余额充足，避免因欠费导致通行受阻。3.督促驾驶员规范使用公车ETC，遵守交通规则，确保行车安全。如发生ETC相关的交通违规行为，及时向车辆管理部门报备，并配合处理。财务部门1.负责公车ETC费用的审核与报销工作，按照单位财务制度对相关费用进行合规性审查。2.根据车辆管理部门提供的ETC使用情况统计数据，定期与银行进行核对，确保费用结算准确无误。3.依据公车ETC费用支出情况，进行财务分析和成本控制，为单位决策提供数据支持。驾驶员1.严格按照操作规程使用公车ETC，确保车辆正常通行。在通过ETC车道时，注意观察设备状态，如遇异常及时报告。2.妥善保管公车ETC卡片，不得随意放置或丢失。如发现卡片丢失或被盗，立即向车辆管理部门报告，并协助办理挂失手续。3.配合车辆管理部门、财务部门完成ETC相关信息的登记、统计及费用报销等工作。ETC卡片管理卡片申请与领取1.车辆管理部门根据公车配备情况，统一向合作银行申请办理ETC卡片。申请时需提供车辆行驶证、单位介绍信等相关资料，并确保信息准确无误。2.银行审核通过后，车辆管理部门领取ETC卡片，并做好登记造册工作。登记内容包括卡片编号、绑定车辆信息、开户银行等。卡片发放1.车辆管理部门将领取的ETC卡片发放至使用部门，并填写《公车ETC卡片发放登记表》，由使用部门负责人签字确认。2.使用部门收到ETC卡片后，应立即指定专人保管，并将保管人员信息反馈给车辆管理部门。卡片绑定1.ETC卡片与公车实行一对一绑定，绑定信息应与车辆行驶证信息一致。车辆管理部门负责完成卡片与车辆的绑定工作，并确保绑定成功。2.在绑定过程中，如遇问题无法正常绑定，车辆管理部门应及时与银行沟通协调，查明原因并解决。卡片保管1.使用部门应妥善保管公车ETC卡片，不得将卡片随意借给他人使用，不得将卡片与其他物品混放，防止卡片受损或丢失。2.如因保管不善导致卡片丢失、损坏，使用部门应立即向车辆管理部门报告，并承担相应的补办费用。卡片挂失与补办1.发现公车ETC卡片丢失或被盗后，驾驶员应立即向使用部门报告，使用部门及时通知车辆管理部门。2.车辆管理部门接到报告后，应尽快与银行联系办理挂失手续，防止卡片被冒用。3.挂失成功后，车辆管理部门负责办理卡片补办事宜。补办卡片所需资料及费用按照银行要求执行，补办费用由责任人承担。ETC充值管理充值流程1.使用部门根据公车ETC使用情况，预估充值金额，并填写《公车ETC充值申请表》，注明车辆车牌号、ETC卡号、充值金额等信息，经部门负责人审核签字后提交给车辆管理部门。2.车辆管理部门对《公车ETC充值申请表》进行审核，确认无误后交财务部门。3.财务部门根据单位财务制度和资金安排，对充值申请进行审批。审批通过后，财务部门将充值款项转入公车ETC绑定的银行账户。4.财务部门完成充值操作后，及时将充值信息反馈给车辆管理部门，车辆管理部门更新公车ETC车辆信息台账。充值方式1.线上充值：通过银行手机APP、网上银行等渠道，按照系统提示进行ETC充值操作。财务部门负责提供充值所需的银行账号等信息，并指导使用部门完成线上充值流程。2.线下充值：使用部门可前往银行指定的营业网点进行ETC充值。充值时需携带公车ETC卡片及相关证件，按照银行工作人员的指引办理充值业务。线下充值完成后，使用部门应及时将充值凭证提交给财务部门进行报销。充值记录与核对1.财务部门建立公车ETC充值记录台账，详细记录每笔充值的时间、金额、充值方式、车辆信息等内容。2.每月末，财务部门根据车辆管理部门提供的ETC使用情况统计数据，与银行对账单进行核对，确保充值金额与实际使用金额一致。如发现差异，及时查明原因并进行调整。使用规范通行操作1.驾驶员在驾驶公车通过ETC车道前，应确保车辆已正确安装ETC车载设备，并处于正常工作状态。2.车辆接近ETC收费口时，驾驶员应按照交通标志和标线指示，保持适当车速，平稳驶入ETC专用车道。3.车辆通过ETC车道时，驾驶员无需停车，只需保持车速低于规定限速，确保ETC车载设备与收费站天线有效通信。通信成功后，系统自动扣除相应费用，并显示通行记录。4.如遇ETC车道故障或其他特殊情况无法正常通行，驾驶员应听从收费站工作人员指挥，选择人工车道缴费通行。信息变更1.因公车报废、过户、更换ETC车载设备等原因，需要变更ETC相关信息的，车辆管理部门应及时与银行联系，办理信息变更手续。2.在办理信息变更手续时，车辆管理部门需提供相关证明材料，如车辆报废证明、过户手续、设备更换记录等，并确保变更后的信息准确无误。3.信息变更完成后，车辆管理部门应及时更新公车ETC车辆信息台账，并通知相关部门及人员。违规处理1.驾驶员应严格遵守交通规则使用公车ETC，如有违反交通法规的行为，由驾驶员承担相应责任。2.因驾驶员操作不当导致ETC通行失败或产生其他问题的，驾驶员应及时采取措施解决，并向车辆管理部门报告。如造成单位经济损失，驾驶员应承担相应的赔偿责任。3.对于冒用、盗用公车ETC卡片的行为，一经发现，将追究相关人员的责任，并追回损失的费用。情节严重的，将依法依规处理。费用管理费用结算1.银行按照与单位签订的协议，定期与单位进行ETC费用结算。结算周期一般为自然月或双方约定的其他周期。2.银行提供ETC费用明细账单，包括每笔通行记录的时间、地点、金额等信息。财务部门收到银行账单后，应及时进行核对。3.如发现账单存在问题，如重复计费、错误计费等，财务部门应在规定时间内与银行联系沟通，要求银行进行核实调整。费用报销1.使用部门应指定专人负责收集公车ETC通行发票，并按照单位财务制度进行整理粘贴。发票内容应与银行账单一致，包括发票号码、开票日期、通行金额、车牌号码等信息。2.财务部门对报销的ETC费用进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及费用支出的合理性。审核通过后，按照单位报销流程进行报销支付。3.对于不符合报销规定的ETC费用，财务部门有权不予报销，并告知使用部门原因。费用统计与分析1.财务部门每月对公车ETC费用进行统计分析，制作费用报表，包括各部门费用支出情况、不同时间段费用对比等。2.通过费用统计分析，及时发现费用异常波动情况，并深入调查原因。如发现存在不合理的费用支出，应采取措施进行整改，加强费用控制管理。3.车辆管理部门应配合财务部门做好ETC费用统计分析工作，提供相关车辆使用信息和通行记录，为费用管理决策提供支持。监督检查内部监督1.单位内部设立ETC管理监督小组，由车辆管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责定期对公车ETC管理制度的执行情况进行检查和监督。2.监督小组通过检查公车ETC车辆信息台账、充值记录、费用报销凭证、通行记录等资料，核实ETC卡片使用是否合规、充值是否及时准确、费用报销是否符合规定等情况。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度的行为，按照单位相关规定进行严肃处理。外部监督1.积极配合交通管理部门、银行等外部单位对公车ETC使用情况的监督检查工作。对于外部单位提