公司员工信息化管理制度

公司员工信息化管理制度一、总则（一）目的为规范公司员工在信息化环境下的行为，保障公司信息系统的安全、稳定运行，充分发挥信息化技术在公司管理和业务发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：员工在使用公司信息化资源时，应遵守国家法律法规以及公司的各项规定。2.安全保密原则：严格保护公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。对涉及公司商业秘密、敏感信息等要严格保密。3.规范使用原则：按照规定的流程和方法使用信息化系统和设备，确保其正常运行和有效利用。4.责任追究原则：对违反信息化管理制度的行为，将追究相关人员的责任。二、信息化设备管理（一）办公电脑1.配备与发放根据员工岗位需求，由公司统一配备办公电脑。新员工入职时，到行政部门办理电脑领用手续，领取相关设备及配件。员工离职时，需将所领用的办公电脑及配件完好归还行政部门，如有损坏或丢失，需照价赔偿。2.使用规范员工应妥善保管办公电脑，保持电脑清洁，定期进行维护保养，确保其正常运行。办公电脑仅限用于公司业务相关工作，不得擅自安装与工作无关的软件、游戏等。如需安装特定业务软件，需提前向IT部门申请，经批准后方可安装。严禁利用办公电脑从事违法违规活动，如浏览非法网站、传播有害信息等。3.安全设置员工应按照公司要求设置电脑登录密码，并定期更换。密码应具备一定强度，包含字母、数字和特殊字符。开启电脑的安全防护软件，及时更新病毒库，定期进行病毒查杀和系统漏洞修复。妥善保管个人账号信息，不得随意告知他人，以防账号被盗用。（二）移动存储设备1.使用规定公司统一配备的移动存储设备（如U盘、移动硬盘等），由员工个人负责保管和使用。未经许可，不得擅自转借他人。如需使用个人移动存储设备，必须先进行病毒查杀，确认无病毒后方可接入公司电脑。禁止使用移动存储设备在公司电脑之间传播不明来源的文件，防止病毒感染和数据泄露。2.数据存储重要数据应定期备份至公司指定的存储设备或存储系统中，同时可根据需要备份至个人移动存储设备，但需确保备份数据的安全性和完整性。严禁在移动存储设备中存储公司机密信息、敏感数据以及涉及公司商业秘密的文件。（三）网络设备1.公司网络员工应正确使用公司网络，不得进行与工作无关的网络活动，如网络赌博、观看在线视频、下载大流量文件等，以免影响网络正常运行。不得擅自更改公司网络设备的配置，如需对网络设置进行调整，需向IT部门提出申请，由专业人员进行操作。2.无线网络公司提供的无线网络，员工需使用公司分配的账号和密码登录。严禁共享无线网络账号给他人使用。在使用无线网络时，应注意网络安全，避免在不安全的网络环境下传输敏感信息。三、信息化系统使用（一）公司信息系统概述1.主要系统介绍公司目前使用的信息化系统包括但不限于办公自动化系统（OA）、企业资源规划系统（ERP）、客户关系管理系统（CRM）等。各系统的功能、使用方法和操作流程，由IT部门负责组织培训，员工应积极参加培训，熟悉系统的使用。2.系统账号管理员工入职时，由IT部门为其创建相应信息化系统的账号和初始密码。员工应及时修改初始密码，并妥善保管账号信息。员工离职时，IT部门应及时注销其在公司信息化系统中的账号，确保账号安全。（二）办公自动化系统（OA）1.公文流转员工应按照公司规定的公文格式和流程，通过OA系统进行公文的起草、审批、传阅、归档等操作。严格遵守公文审批流程，不得越级审批或擅自修改公文内容。对审批意见要认真对待，及时处理。2.信息发布员工如需在OA系统发布公司内部信息、通知等，应确保信息内容真实、准确、合法，并按照规定的权限和流程进行发布。对发布的信息要定期进行更新和维护，确保其时效性和有效性。（三）企业资源规划系统（ERP）1.业务操作涉及采购、销售、库存、生产等业务环节的员工，应熟练使用ERP系统进行相关业务操作，及时录入和更新业务数据。确保业务数据的准确性和及时性，为公司的决策提供可靠依据。2.数据查询与统计员工可根据工作需要，通过ERP系统查询相关业务数据和统计报表。在查询和使用数据时，应遵循数据使用权限规定，不得擅自获取超出权限范围的数据。（四）客户关系管理系统（CRM）1.客户信息管理负责客户管理的员工应及时在CRM系统中录入、更新客户信息，包括客户基本资料、联系方式、交易记录等。对客户信息要严格保密，不得泄露给无关人员。2.销售机会跟踪销售人员应通过CRM系统对销售机会进行跟踪和管理，记录销售过程中的各个环节和进展情况，及时反馈销售动态。四、信息安全管理（一）信息安全意识培训1.培训计划IT部门应定期组织信息安全意识培训，培训内容包括信息安全法律法规、公司信息化管理制度、信息安全防范知识等。根据不同岗位的需求，制定有针对性的培训方案，确保员工具备必要的信息安全意识和技能。2.培训实施培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种形式，提高培训效果。员工应积极参加信息安全意识培训，认真学习相关知识，不断增强信息安全意识。（二）信息安全防护措施1.网络安全防护公司部署防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对公司网络进行实时监控和防护，防止外部非法网络攻击。定期对网络安全设备进行检查和维护，确保其正常运行和防护能力。2.数据安全防护对重要数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。建立数据备份与恢复机制，定期对关键数据进行备份，并存储在安全的位置。同时，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.终端安全防护在员工办公电脑上安装终端安全管理软件，对电脑进行实时监控和防护，防止病毒感染、恶意软件入侵等。限制终端设备的违规外联行为，如禁止连接未经授权的无线网络、移动存储设备等。（三）信息安全事件处理1.事件报告员工发现信息安全事件（如网络攻击、数据泄露、系统故障等）时，应立即向IT部门报告。报告内容应包括事件发生的时间、地点、现象、影响范围等。IT部门接到报告后，应及时进行事件评估，判断事件的严重程度，并采取相应的措施进行处理。2.应急处理对于信息安全事件，IT部门应启动应急预案，迅速采取措施进行应急处理，如隔离受攻击的系统、恢复数据、修复系统漏洞等，尽量减少事件对公司业务的影响。在应急处理过程中，要做好相关记录，包括事件发生的过程、处理措施、处理结果等。3.事件调查与总结信息安全事件处理完毕后，IT部门应组织相关人员对事件进行调查，分析事件发生的原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事件再次发生。五、信息化工作流程（一）信息化项目申请流程1.需求提出各部门或员工根据工作需要，提出信息化项目需求。需求应明确项目的目标、功能要求、预期效果等。2.需求评估IT部门对提出的信息化项目需求进行评估，判断其合理性和可行性。评估内容包括技术可行性、经济可行性、业务需求匹配度等。3.项目立项经评估通过的信息化项目需求，由IT部门提交公司管理层进行立项审批。立项申请应包括项目概述、需求分析、项目计划、预算等内容。公司管理层对立项申请进行审核，批准后项目正式立项。（二）信息化系统权限申请与变更流程1.权限申请员工因工作需要申请信息化系统权限时，应填写权限申请表，注明申请的系统名称、权限类型、申请原因等。申请表经所在部门负责人审核签字后，提交IT部门。2.权限审核与授予IT部门对权限申请表进行审核，根据公司规定和员工工作需要，确定是否授予相应权限。审核通过后，由IT部门为员工开通或调整信息化系统权限。（三）信息化设备维修与更换流程1.故障报告员工发现信息化设备出现故障时，应及时向IT部门报告。报告内容应包括设备名称、故障现象、出现故障的时间等。2.故障诊断与维修IT部门接到故障报告后，安排专业技术人员对设备进行故障诊断，确定故障原因和维修方案。对于能够现场维修的故障，技术人员应及时进行维修；对于需要更换零部件或送外维修的设备，按照相关流程进行操作。3.设备更换如设备故障严重无法修复，或维修成本过高，经IT部门评估后，可申请设备更换。设备更换申请经公司管理层批准后，由行政部门负责采购新设备，并进行更换和调试。六、监督与考核（一）监督机制1.日常监督IT部门负责对公司员工信息化设备使用、信息化系统操作等情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。定期对公司网络安全、数据安全等进行检查，确保公司信息化环境的安全稳定。2.专项检查根据公司信息化管理工作的需要，不定期开展专项检查，如信息化项目实施情况检查、信息安全防护措施落实情况检查等。专项检查可采取自查、互查、抽查等方式进行，对检查中发现的问题及时进行整改。（二）考核办法1.考核指标信息化管理考核指标包括但不限于信息化设备使用规范执行情况、信息化系统操作准确性和及时性、信息安全意识和措施落实情况等。具体考核指标和评分标准由IT部门根据公司实际情况制定，并报公司管理层批准后实施。2.考核周期信息化管理考核周期为每季度一次，考核结果纳