公司资料柜现场管理制度

公司资料柜现场管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料柜的规范化管理，确保公司各类资料的安全、完整和有序存放，提高资料的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有资料柜的管理，包括但不限于办公区域、仓库、档案室等存放资料的各类柜子。（三）基本原则1.安全第一原则：确保资料柜及柜内资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露等情况发生。2.分类存放原则：按照资料的类别、性质、用途等进行合理分类，便于查找和管理。3.专人负责原则：明确资料柜的管理责任人，确保管理工作落实到人。4.规范操作原则：严格按照规定的流程和方法进行资料的存放、取用和维护等操作。二、资料柜的配置与标识（一）配置标准1.根据各部门的工作需要，合理配置资料柜的数量、规格和类型。2.资料柜应具备良好的质量和安全性，能够满足资料存放的要求。（二）标识要求1.每个资料柜应张贴明显的标识牌，注明所属部门、柜子编号、存放资料类别等信息。2.标识牌应清晰、准确、牢固，便于识别和查找。三、资料的分类与存放（一）分类方法1.按部门分类：将公司各部门的资料分别存放，便于部门内部管理和查找。2.按资料类型分类：如文件、档案、合同、报表、图纸等，根据资料的性质进行进一步细分。3.按时间顺序分类：对于有时间序列的资料，按照时间先后顺序进行排列。（二）存放要求1.资料应整齐有序地存放在资料柜内，不得随意堆放。2.不同类别的资料应分开存放，避免混淆。3.重要资料、机密资料应存放在专门的保密资料柜中，并采取相应的保密措施。4.资料存放应遵循便于取用的原则，常用资料应存放在易于操作的位置。四、资料柜的使用与维护（一）使用规定1.资料柜仅供公司内部员工存放与工作相关的资料使用，严禁私自占用或存放私人物品。2.使用人员应爱护资料柜，不得随意损坏或涂改标识牌。3.开启资料柜时应轻拉轻推，避免用力过猛造成损坏。4.资料取用后应及时放回原位，保持资料柜内的整齐。（二）维护措施1.定期对资料柜进行清洁，保持柜内和柜外的整洁。2.检查资料柜的门锁、合页等部件，如有损坏应及时报修。3.对资料柜进行定期盘点，确保资料的数量和存放位置准确无误。五、资料的借阅与归还（一）借阅流程1.员工因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、用途、预计归还时间等信息。2.《资料借阅申请表》经部门负责人审批后，交资料柜管理责任人办理借阅手续。3.资料柜管理责任人根据审批后的申请表，向借阅人员提供所需资料，并在《资料借阅登记本》上进行登记，注明借阅时间、借阅人、资料名称等信息。（二）归还要求1.借阅人员应在预计归还时间内归还所借资料，如有特殊情况需要延期归还，应提前向资料柜管理责任人说明并办理延期手续。2.归还资料时，借阅人员应确保资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应照价赔偿。3.资料柜管理责任人在收到归还的资料后，应认真核对，并在《资料借阅登记本》上注明归还时间。六、资料的保管与保密（一）保管责任1.资料柜管理责任人负责所管理资料柜及柜内资料的保管工作，确保资料的安全和完整。2.各部门负责人对本部门资料的保管情况进行监督和检查。（二）保密措施1.对于涉及公司机密的资料，应严格遵守公司的保密制度，采取加密存储、限制访问等措施，防止资料泄露。2.未经公司授权，任何人不得擅自复制、传播、泄露公司机密资料。3.在资料的使用过程中，应注意保护资料的保密性，不得在公共场所随意谈论机密资料的内容。七、资料的清理与销毁（一）清理周期1.定期对资料柜内的资料进行清理，一般每季度进行一次全面清理。2.根据资料的时效性和重要性，确定需要清理的资料范围。（二）销毁流程1.对于需要销毁的资料，由资料所属部门填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、原因等信息。2.《资料销毁申请表》经部门负责人、分管领导审批后，交资料柜管理责任人统一组织销毁。3.资料销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。八、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对资料柜现场管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.资料柜的标识是否清晰、准确。2.资料的分类存放是否合理。3.资料的借阅与归还手续是否齐全。4.资料的保管与保密措施是否落实到位。5.资料柜的维护情况是否良好。（三）检查频率行政部门定期对资料柜进行检查，每月至少进行一次抽查，每季度进行一次全面检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给行政部门。九、违规处理（一）违规行为1.违反资料柜使用规定，私自占用或存放私人物品。2.损坏资料柜或涂改标识牌。3.未按规定办理资料借阅手续或逾期不归还所借资料。4.泄露公司机密资料。5.未按要求对资料进行分类存放、清理或销毁。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，将视情况给予通报批评、罚款、降职、辞退等处理。3.因违规行为给公司造成损失