小区公共区域设施翻新制度​

小区公共区域设施翻新制度​

一、总则1.目的：为了确保小区公共区域设施处于良好的运行状态，提升小区整体形象，为业主提供更加舒适、安全的居住环境，特制定本翻新制度。2.适用范围：本制度适用于本小区内所有公共区域设施的翻新工作，包括但不限于道路、路灯、健身器材、休闲桌椅、景观设施等。3.基本原则：-安全性原则：翻新工作必须以保障业主和使用人员的安全为首要前提，选用符合安全标准的材料和工艺。-功能性原则：确保翻新后的设施能够正常发挥其应有的功能，满足业主日常使用需求。-美观性原则：翻新设计应与小区整体风格相协调，提升小区的美观度和品质感。-经济性原则：在保证翻新质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效率。二、职责分工1.物业管理部门：-负责公共区域设施的日常巡查，及时发现设施损坏和老化情况，提出翻新需求。-组织制定翻新计划，明确翻新项目、时间、预算等内容，并报上级审批。-协调施工单位、供应商等各方关系，确保翻新工作顺利进行。-对翻新工程质量、进度、安全等进行全程监督，及时处理施工过程中出现的问题。-负责翻新工程的验收工作，确保翻新后的设施符合相关标准和要求。2.工程技术部门：-参与翻新需求的评估和翻新计划的制定，提供专业的技术支持和建议。-对翻新项目进行技术可行性分析，审核施工方案，确保施工技术方案的合理性和可靠性。-在施工过程中，为物业管理部门提供技术指导，协助解决技术难题。-负责对翻新工程中涉及的设备、材料进行技术检验，确保其质量符合要求。3.财务部门：-负责审核翻新项目的预算，确保预算编制的合理性和准确性。-按照财务制度和审批流程，负责翻新项目资金的筹集、拨付和核算工作。-对翻新项目的成本进行监控和分析，及时发现并解决成本超支等问题。4.业主委员会：-参与重大公共区域设施翻新项目的决策过程，听取业主意见和建议，代表业主与物业公司进行沟通协商。-监督翻新工作的实施，确保翻新工作符合业主的利益和需求。三、翻新需求的提出与评估1.需求提出：-物业管理部门的巡查人员在日常巡查中，如发现公共区域设施存在损坏、老化等影响正常使用和安全的情况，应及时记录并上报。-业主也可通过物业服务热线、意见箱等渠道向物业公司反映公共区域设施需要翻新的问题。2.需求评估：-物业管理部门收到翻新需求后，应组织工程技术人员和相关专业人员对需求进行评估。评估内容包括设施损坏程度、老化情况、使用功能影响、安全隐患等方面。-根据评估结果，判断设施是否需要翻新以及翻新的紧迫性。对于存在严重安全隐患或对业主生活造成较大影响的设施，应优先安排翻新。-对于需要翻新的项目，工程技术人员应初步估算翻新所需的费用、材料、工期等，并形成书面评估报告。四、翻新计划的制定与审批1.计划制定：-根据需求评估结果，物业管理部门负责制定详细的翻新计划。翻新计划应包括翻新项目名称、位置、具体内容、施工时间、施工单位选择方式、预算金额、质量标准等内容。-在制定翻新计划时，应充分考虑施工期间对业主生活的影响，合理安排施工时间，尽量减少噪音、灰尘等污染。同时，应制定相应的安全防护措施和应急预案，确保施工过程中的安全。2.计划审批：-翻新计划制定完成后，物业管理部门应将计划报上级领导审批。审批流程包括部门负责人初审、财务部门审核预算、主管领导审批等环节。-对于重大翻新项目（如涉及金额较大、对小区整体形象和业主生活影响较大的项目），还需提交业主委员会审议通过。业主委员会审议时，应充分听取业主意见，确保翻新计划符合业主的利益和需求。五、施工单位的选择与合同签订1.施工单位选择：-对于一般性翻新项目，物业管理部门可通过邀请招标、询价等方式选择具有相应资质和良好信誉的施工单位。在选择施工单位时，应考察其过往业绩、施工能力、技术水平、售后服务等方面情况。-对于重大翻新项目，应采用公开招标的方式选择施工单位。招标过程应严格按照国家相关法律法规和公司内部规定进行，确保招标的公平、公正、公开。-无论采用何种方式选择施工单位，都应要求施工单位提供详细的施工方案、报价清单、质量保证措施等资料，作为选择的重要依据。2.合同签订：-确定施工单位后，物业管理部门应与施工单位签订详细的施工合同。施工合同应明确双方的权利和义务，包括工程内容、施工范围、施工工期、质量标准、工程价款及支付方式、安全责任、违约责任等条款。-在签订施工合同前，应组织工程技术人员、财务人员等对合同条款进行审核，确保合同条款清晰、合理、合法，避免出现漏洞和风险。六、翻新工程的施工管理1.施工准备：-施工单位在进场施工前，应向物业管理部门提交详细的施工组织设计和施工计划，包括施工进度安排、施工人员名单、施工设备清单等内容。物业管理部门应组织相关人员对施工组织设计和施工计划进行审核，确保其合理性和可行性。-施工单位应按照合同约定和施工要求，准备好施工所需的材料、设备等物资，并确保其质量符合相关标准和要求。材料、设备进场时，物业管理部门应组织工程技术人员进行检验，合格后方可使用。-物业管理部门应在施工前向业主发布施工通知，告知业主施工项目、施工时间、施工期间的注意事项等信息，争取业主的理解和支持。2.施工安全管理：-施工单位应建立健全安全生产管理制度，加强施工人员的安全教育培训，提高施工人员的安全意识和操作技能。施工人员应严格遵守施工现场的安全操作规程，佩戴好个人安全防护用品。-施工现场应设置明显的安全警示标志和防护设施，确保施工区域与业主活动区域有效隔离，防止发生安全事故。对于危险作业区域，应安排专人进行监护。-物业管理部门应加强对施工现场的安全巡查，及时发现和消除安全隐患。如发现施工单位存在安全违规行为，应及时责令其整改，情节严重的应暂停施工并追究其责任。3.施工质量控制：-施工单位应严格按照施工图纸和施工规范进行施工，确保工程质量符合合同约定的标准。在施工过程中，应加强质量检验，对每一道工序进行质量验收，合格后方可进行下一道工序。-物业管理部门应安排专业技术人员对施工质量进行全程监督，定期检查施工质量情况。对于关键工序和隐蔽工程，应在施工单位自检合格的基础上，进行专项验收，验收合格后方可隐蔽或进行下一道工序。-如发现施工质量问题，物业管理部门应及时要求施工单位进行整改，整改合格后方可继续施工。对于质量问题严重的，应按照合同约定追究施工单位的责任。4.施工进度管理：-施工单位应按照合同约定的施工工期制定详细的施工进度计划，并严格按照进度计划组织施工。如因特殊原因需要调整施工进度计划，应提前向物业管理部门提出申请，经同意后方可调整。-物业管理部门应定期检查施工进度情况，对比实际进度与计划进度的差异。如发现施工进度滞后，应及时与施工单位沟通，分析原因并督促其采取有效措施加快施工进度，确保工程按时完成。七、翻新工程的验收管理1.验收准备：-施工单位在完成翻新工程后，应进行自检。自检合格后，向物业管理部门提交工程竣工报告，申请验收。竣工报告应包括工程概况、施工过程、质量检验情况、竣工图纸等内容。-物业管理部门收到竣工报告后，应组织工程技术人员、业主代表等成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准、验收内容、验收方法等。2.验收内容：-工程质量验收：按照合同约定的质量标准和施工规范，对翻新工程的各个项目进行检查，包括设施的外观质量、结构安全、使用功能等方面。-材料设备验收：检查施工过程中使用的材料、设备是否符合合同要求，其规格、型号、质量等是否与提供的资料一致。-资料验收：审查施工单位提供的竣工资料是否齐全、完整，包括施工图纸、施工记录、质量检验报告、材料设备合格证等。3.验收程序：-验收小组首先听取施工单位关于工程施工情况的汇报，查阅相关资料。-然后按照验收方案对翻新工程进行实地检查，对设施的外观、尺寸、性能等进行详细检查和测试。-验收小组根据检查情况，填写验收记录，对验收中发现的问题提出整改意见。-施工单位应按照验收小组提出的整改意见进行整改，整改完成后再次申请验收，直至验收合格。4.验收报告：-验收合格后，验收小组应编制验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖物业公司公章。-验收报告作为翻新工程的重要资料，应妥善保存，以备后续查询和参考。八、翻新工程的资金管理1.预算控制：-财务部门应严格按照审批通过的翻新预算进行资金管理，确保资金使用不超过预算金额。在工程实施过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。-物业管理部门和施工单位应严格控制工程成本，避免不必要的费用支出。对于工程变更、材料设备采购等涉及费用的事项，应按照规定的程序进行审批，确保费用支出合理、合规。2.资金支付：-财务部门应按照施工合同约定的支付方式和支付时间，及时支付工程款项。在支付工程款项前，应审核施工单位提交的付款申请、发票、工程进度报告等资料，确保资料齐全、合规。-对于工程质量保证金，应按照合同约定在质保期届满后，经检查无质量问题方可支付。3.成本核算与分析：-财务部门应定期对翻新工程的成本进行核算，将实际成本与预算成本进行对比分析，找出成本偏差的原因，并提出改进措施。-物业管理部门和工程技术部门应配合财务部门做好成本核算和分析工作，提供相关的成本数据和资料。通过成本核算和分析，不断提高翻新工程的成本管理水平。九、翻新后的维护与管理1.设施移交：-翻新工程验收合格后，物业管理部门应与施工单位办理设施移交手续。移交内容包括设施的使用说明书、保修卡、竣工图纸等资料，以及设施的实物交接。-物业管理部门应建立完善的设施档案，将翻新后的设施相关资料纳入档案管理，以便日后查询和维护。2.日常维护：-物业管理部门应制定公共区域设施的日常维护计划，明确维护内容、维护周期、维护责任人等。日常维护工作应包括设施的清洁、检查、保养等，确保设施始终处于良好的运行状态。-工程技术人员应定期对翻新后的设施进行技术检查，及时发现和处理潜在的问题。对于设施的易损部件，应建立库存管理制度，确保及时更换。3.保修管理：-施工单位应按照施工合同约定的质保期和质保范围，对翻新后的设施提供保修服务。在质保期内，如设施出现质量问题，施工单位应及时响应，免费进行维修或更换。-物业管理部门应建立保修记录，对设施的保修情况进行跟踪和管理。如施工单位未能按照合同约定履行保修义务，物业管理部门应按照合同约定追究其责任。十、监督与考核1.内部监督：-物业公司内部应建立健全监督机制，对公共区域设施翻新工作进行全程监督。监督内容包括翻新计划的制定与执行、施工单位的选择与管理、工程质量与进度控制、资金使用与管理等方面。-审计部门应定期对翻新项目进行审计，检查翻新项目的财务收支情况、成本控制情况等，确保资金使用合法、合规、有效。2.业主监督：-物业公司应主动接受业主的监督，定期向业主公布公共区域设施翻新工作的进展情况和资金使用情况，听取业主的意见和建议。-业主委员会应发挥监督作用，对翻新工作中存在的问题及时向物业公司提出，督促物业公司整改落实。3.考核机制：