小区公共设施维修档案管理规定​

小区公共设施维修档案管理规定​

小区公共设施维修档案管理规定一、总则1.目的：为加强本小区公共设施维修档案的科学管理，有效保护和利用档案信息，为小区公共设施的维护、管理及后续升级改造提供准确依据，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于本小区内所有公共设施维修档案的收集、整理、归档、保管、利用等管理活动。小区公共设施包括但不限于电梯、消防设施、给排水系统、供电系统、道路、绿化设施、健身器材等。3.管理原则：遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和信息化。二、管理职责档案管理部门1.统筹规划：负责制定和完善小区公共设施维修档案管理制度，并组织实施。2.收集归档：指导和监督各相关部门及时收集公共设施维修过程中形成的各类文件资料，并进行集中整理、归档。3.保管维护：负责档案的安全保管，建立档案保管库房，配备必要的保管设备，定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性。4.开发利用：负责档案的查阅、借阅服务，根据实际需求提供档案信息支持，促进档案资源的有效利用。维修部门1.资料收集：在公共设施维修过程中，负责及时收集与维修项目相关的各类文件资料，包括维修申请单、维修方案、维修记录、更换零部件清单、维修发票等。2.初步整理：对收集到的资料进行初步整理，确保资料的真实性、完整性和准确性，并按照规定的格式和要求进行分类。3.移交归档：在维修项目完成后的规定时间内，将整理好的资料移交至档案管理部门进行归档。其他相关部门1.配合协助：在各自职责范围内，配合档案管理部门和维修部门开展档案管理工作，提供必要的信息和支持。2.信息反馈：及时向档案管理部门反馈在公共设施使用过程中发现的问题及相关信息，以便补充和完善档案内容。三、档案收集1.收集范围-维修申请文件：包括业主或使用人提交的公共设施维修申请单，详细记录设施名称、位置、故障描述、申请维修时间等信息。-维修方案资料：维修部门针对公共设施制定的维修方案，包括维修思路、技术措施、预计维修时间、维修人员安排等内容。-维修过程记录：维修过程中的各项记录，如维修日期、维修人员、维修内容、维修进度、更换零部件的型号及数量等。-检测与验收资料：公共设施维修后的检测报告、验收报告，记录设施维修后的运行状况、性能指标等验收情况。-费用相关资料：维修项目产生的费用明细，包括维修发票、费用报销单、零部件采购清单及价格等。-设备技术资料：公共设施的原始技术资料，如设备说明书、图纸、操作手册等，若有更新或补充的技术资料也应一并收集。-其他相关资料：与公共设施维修有关的其他资料，如维修过程中的照片、视频、业主反馈意见等。2.收集时间-维修部门应在每个维修项目完成后的[X]个工作日内，将该项目的相关资料收集整理完毕，并移交档案管理部门。-对于定期维护保养的公共设施，维护保养工作完成后的[X]个工作日内，将维护保养记录等资料移交档案管理部门。3.收集要求-收集的资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。-资料应采用纸质或电子格式，电子资料应确保存储格式规范、易于读取，纸质资料应字迹清晰、页面整洁。-对于重要资料或易损资料，应同时收集纸质和电子两种版本，以保证资料的长期保存和利用。四、档案整理1.分类方法-按设施类别分类：将公共设施维修档案按照不同的设施类别进行划分，如电梯档案、消防设施档案、给排水系统档案、供电系统档案等。每个设施类别下再根据具体的设施设备进行细分，如电梯档案可进一步分为不同电梯编号的档案。-按时间顺序分类：在每个设施类别下，按照维修时间的先后顺序对档案进行排列，便于查询和了解设施维修的历史情况。-按文件类型分类：将同一维修项目的不同类型文件，如申请文件、方案资料、记录资料等进行分类整理，使档案结构更加清晰。2.编号规则-为便于管理和查找，对每份档案进行编号。编号采用[设施类别代码+年份+顺序号]的形式。例如，电梯设施类别代码为“DT”，2024年第10份电梯维修档案编号为“DT2024010”。-设施类别代码应根据小区公共设施的实际情况进行统一编制，并形成代码表进行公示和存档。3.编目要求-编制档案目录，目录应包含档案编号、设施名称、维修时间、文件名称、文件日期、保管期限等信息。-目录应采用纸质和电子两种形式，纸质目录应打印清晰、装订成册，电子目录应存储在专门的档案管理系统中，便于查询和更新。五、档案归档1.归档流程-维修部门将整理好的公共设施维修资料移交至档案管理部门时，应填写《档案移交清单》，清单内容包括档案编号、设施名称、资料名称、数量等信息。双方核对无误后，在清单上签字确认。-档案管理部门接收资料后，按照既定的分类方法和编号规则对档案进行进一步整理和编号，并将档案录入档案管理系统。-将纸质档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息，然后按照分类顺序存放在档案库房的相应位置。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备中，并进行定期备份。2.归档质量要求-归档的档案应分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐。-档案的保管期限应根据档案的重要性和相关规定进行明确标注，保管期限分为短期（[X]年）、中期（[X]年）和长期（永久）。六、档案保管1.库房建设与管理-设立专门的档案保管库房，库房应保持干燥、通风、清洁，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。-库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、监控设备、门禁系统等。-定期对库房进行检查和清洁，确保库房环境符合档案保管要求。2.档案存储方式-纸质档案应存放在标准的档案盒或档案架上，按照分类和编号顺序排列，便于查找和取用。-电子档案应存储在安全的存储设备中，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害或其他意外事件导致数据丢失。3.档案清查与盘点-档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，至少每[X]年进行一次全面清查。-在清查和盘点过程中，核对档案的实际数量与档案管理系统中的记录是否一致，检查档案的保管状况是否良好，如有损坏、丢失等情况应及时记录并查明原因，采取相应的补救措施。七、档案利用1.查阅服务-公司内部员工因工作需要查阅公共设施维修档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号或设施名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。-档案管理部门应按照规定的查阅流程，为查阅人员提供档案查阅服务，并在专门的查阅区域进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域，不得在档案上涂改、标记、撕毁等。-对于涉及业主隐私或商业机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经许可不得泄露档案内容。2.借阅服务-因特殊工作需要借阅公共设施维修档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。-档案管理部门应建立档案借阅登记台账，记录借阅人姓名、部门、档案编号、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应按时归还档案，如因特殊情况需要延期借阅的，应提前办理续借手续。-借阅档案归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。3.档案信息提供-应业主或相关部门的合理要求，在符合法律法规和公司规定的前提下，档案管理部门可提供公共设施维修档案中的部分信息，但应进行必要的审核和登记，确保信息提供的合法性和准确性。-提供档案信息时，应按照规定的格式和内容进行提供，不得泄露涉及公司机密和业主隐私的信息。八、档案销毁1.销毁鉴定-档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成由档案管理人员、相关业务部门人员参加的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。-鉴定小组应根据档案的内容、重要性、利用价值等因素，确定档案是否需要销毁，并形成鉴定报告。2.销毁审批-对确定需要销毁的档案，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，附上鉴定报告，经公司主管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁方式-纸质档案的销毁可采用粉碎、焚烧等方式，确保档案内容无法恢复。电子档案的销毁应采用专业的数据擦除工具，对存储设备上的数据进行彻底清除。-在销毁档案过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完成后，监督人员应在《档案销毁记录》上签字确认。九、监督与考核1.监督机制-公司内部审计部门应定期对公共设施维修档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的规范性、档案保管的安全性等。-档案管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向上级领导汇报自查结果。2.考核标准-建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。考核指标包括档案收集的完整性、整理的规