小区门禁卡办理注销规定​

小区门禁卡办理注销规定​

一、总则1.目的本规定旨在规范本高端小区门禁卡的办理与注销流程，保障小区的安全秩序，确保业主及物业使用人的人身和财产安全，同时提高物业公司的服务质量和管理效率。通过明确门禁卡办理与注销的各项要求和操作流程，避免因门禁卡管理不当引发的安全隐患及管理混乱问题。2.适用范围本规定适用于本小区内所有业主、物业使用人（包括但不限于租户、访客等）的门禁卡办理与注销事宜，以及物业公司负责门禁卡管理工作的相关人员。3.基本原则-安全性原则：门禁卡的办理与注销流程应充分考虑小区的安全防范需求，确保只有经过授权的人员能够获得有效的门禁卡，同时及时注销不再需要的门禁卡，防止卡片被非法使用。-规范性原则：严格按照既定的流程和标准进行门禁卡的办理与注销操作，确保每一个环节都有明确的规定和记录，做到有章可循、规范有序。-服务性原则：在保障安全的前提下，尽可能为业主和物业使用人提供便捷、高效的服务，简化办理手续，缩短办理时间，提高业主满意度。二、门禁卡办理1.办理对象-业主：小区内拥有房屋产权的业主有权办理门禁卡，每户可根据实际需求申请办理一定数量的门禁卡，具体数量由物业公司根据小区实际情况规定，一般不超过[X]张。-租户：经业主书面授权同意后，租户可申请办理门禁卡。租户办理门禁卡时需提供业主授权书、租赁合同及本人有效身份证件等相关资料。-访客：短期访客可在小区入口处进行登记后，领取临时门禁卡。临时门禁卡仅限当天使用，使用完毕后需在规定时间内归还至小区入口处的物业值班人员。长期访客（如保姆、家庭教师等）经业主书面申请，物业公司审核通过后，可办理有效期不超过[X]个月的临时门禁卡。2.办理所需资料-业主办理门禁卡：需提供本人有效身份证件（如身份证、护照等）原件及复印件、房屋产权证明（如房产证、购房合同等）原件及复印件。委托他人办理的，还需提供委托书及受托人有效身份证件原件及复印件。-租户办理门禁卡：除提供本人有效身份证件原件及复印件外，还需提供业主授权书（明确授权办理门禁卡事宜及使用期限）、租赁合同原件及复印件。-长期访客办理临时门禁卡：需提供本人有效身份证件原件及复印件、业主书面申请（说明访客身份、来访事由及预计使用期限）。3.办理流程-业主办理流程-提交申请：业主本人或受托人携带上述所需资料前往物业公司客服中心提出门禁卡办理申请。-资料审核：客服人员对业主提交的资料进行审核，核实资料的真实性和完整性。如资料无误，在系统中登记业主相关信息。-信息录入：将业主的姓名、联系方式、房屋地址、身份证号码等信息录入门禁卡管理系统，并为业主选择合适类型的门禁卡（如普通业主卡、业主亲情卡等，不同类型卡片功能可能存在差异）。-卡片制作：根据录入的信息，在专门的制卡设备上制作门禁卡，确保卡片信息准确无误。-发卡：将制作好的门禁卡交给业主或受托人，并告知业主门禁卡的使用方法、注意事项及有效期等相关信息。同时，请业主或受托人在门禁卡发放登记表上签字确认领取。-租户办理流程-提交申请：租户携带所需资料前往物业公司客服中心申请办理门禁卡。-资料审核：客服人员首先联系业主核实授权情况，确认无误后对租户提交的其他资料进行审核，审核通过后在系统中登记租户相关信息。-后续流程：与业主办理门禁卡流程中的信息录入、卡片制作、发卡环节相同。-长期访客办理临时门禁卡流程-提交申请：由业主将长期访客所需资料提交至物业公司客服中心，提出办理临时门禁卡的申请。-资料审核与信息录入：客服人员审核资料，确认无误后录入访客信息至门禁卡管理系统，设定临时门禁卡的有效期。-卡片制作与发放：制作并发放临时门禁卡给业主，由业主转交给长期访客。同时告知业主临时门禁卡的相关规定，如有效期、使用范围等，并请业主在发放登记表上签字。4.费用标准-业主办理门禁卡：首张门禁卡免费办理，如需额外办理，每张收取工本费[X]元。工本费主要用于卡片制作、系统维护等相关成本支出。-租户办理门禁卡：每张门禁卡收取押金[X]元及工本费[X]元。押金在租户退租且门禁卡完好无损归还物业公司时予以退还。-长期访客办理临时门禁卡：根据使用期限不同，收取一定的工本费，具体标准为：使用期限在[X]周以内（含[X]周），收取工本费[X]元；使用期限在[X]周以上至[X]个月以内（含[X]个月），收取工本费[X]元。三、门禁卡使用规范1.使用范围-本小区内各出入口、楼栋单元门、地下停车场出入口等设置门禁系统的区域。-业主及物业使用人应在规定的使用范围内使用门禁卡，不得擅自将门禁卡用于其他非授权区域。2.使用方式-业主及物业使用人在通过门禁系统时，应将门禁卡贴近读卡器感应区，待门禁系统识别并验证通过后，方可开启相应的门禁设备。-严禁使用暴力手段破坏门禁设备或尝试通过其他非法方式开启门禁。如发现门禁卡无法正常使用，应及时联系物业公司客服中心进行处理。3.保管责任-门禁卡所有权归物业公司所有，业主及物业使用人仅享有使用权。持卡人应妥善保管门禁卡，不得随意转借、转让、复制或出售给他人。-如门禁卡遗失或损坏，持卡人应及时向物业公司客服中心报备，并按照规定办理挂失、补办手续。因持卡人保管不善导致门禁卡被他人非法使用，造成小区安全事故或其他不良后果的，持卡人应承担相应的法律责任。四、门禁卡注销1.注销情形-业主房屋出售或转让：业主在完成房屋产权变更手续后，应主动前往物业公司客服中心办理门禁卡注销手续。-租户退租：租户在租赁合同到期或提前终止租赁关系后，应在退租时将门禁卡归还物业公司，办理注销手续。-长期访客不再需要使用：长期访客结束来访或业主不再需要其继续使用门禁卡时，业主应通知长期访客将门禁卡交回物业公司进行注销。-门禁卡损坏无法修复：当门禁卡因损坏无法正常使用且无法修复时，物业公司可根据实际情况对该门禁卡进行注销处理，并为持卡人办理补办手续。-其他特殊情况：如业主或物业使用人违反小区相关规定，经物业公司认定需要注销其门禁卡的，应按照规定进行注销操作。2.注销流程-提交申请：符合注销情形的业主、租户或长期访客，应前往物业公司客服中心提交门禁卡注销申请。申请时需说明注销原因，并提供相关证明材料（如房屋产权变更证明、租赁合同终止证明等）。-资料审核：客服人员对提交的申请及证明材料进行审核，核实注销原因的真实性和合理性。如资料无误，在系统中查询该门禁卡的相关信息。-卡片回收：客服人员收回需要注销的门禁卡，检查卡片是否完好无损。如卡片有损坏，应按照规定处理相关费用问题（如涉及押金退还的租户门禁卡，根据损坏情况扣除相应押金）。-信息注销：在门禁卡管理系统中删除该门禁卡对应的所有信息，包括持卡人姓名、联系方式、房屋地址等，确保系统数据的准确性和安全性。-记录存档：将注销申请、证明材料、门禁卡回收情况等相关资料进行整理归档，以备后续查询和审计。同时在门禁卡注销登记表上详细记录注销日期、注销原因、持卡人姓名等信息。3.注销确认与通知-完成上述注销流程后，客服人员应向申请人出具门禁卡注销确认单，告知申请人门禁卡已成功注销。-对于因违反规定被注销门禁卡的业主或物业使用人，物业公司应通过书面通知或公告等方式，明确告知其门禁卡已被注销及注销原因，并提醒其遵守小区相关规定。五、监督与管理1.物业公司内部监督-设立专门的门禁卡管理监督岗位，负责对门禁卡办理、注销等各项操作流程进行定期检查和不定期抽查。监督人员应检查办理和注销手续是否符合规定、资料是否齐全、系统信息录入是否准确等。-定期对门禁卡管理系统的数据进行备份和审查，确保数据的完整性和安全性。如发现异常数据或操作记录，应及时进行调查和处理。-建立内部投诉处理机制，鼓励物业公司员工对门禁卡管理过程中的违规行为进行举报。对于经查实的违规行为，按照公司内部规定对相关责任人进行严肃处理。2.业主监督与反馈-物业公司应向业主公布门禁卡管理的相关规定和流程，接受业主的监督。业主有权对门禁卡办理、注销过程中存在的问题向物业公司提出质疑和投诉。-设立专门的业主意见箱或通过线上平台收集业主对门禁卡管理工作的意见和建议。物业公司应定期对业主反馈的信息进行整理和分析，针对存在的问题及时进行整改和优化。-定期召开业主座谈会或发布门禁卡管理工作报告，向业主通报门禁卡管理工作的情况，包括办理和注销数量、安全防范效果等，增强业主对物业公司门禁卡管理工作的了解和信任。六、应急处理1.门禁卡丢失或被盗处理-持卡人发现门禁卡丢失或被盗后，应立即向物业公司客服中心挂失。客服人员在接到挂失申请后，应及时在门禁卡管理系统中对该门禁卡进行挂失处理，使其失去有效性，防止被他人非法使用。-物业公司应协助持卡人进行查找，如调阅小区内相关监控视频等。如确认门禁卡被盗，物业公司应及时报警，并配合警方进行调查。-挂失后，持卡人如需继续使用门禁卡，应按照规定办理补办手续。2.门禁系统故障处理-当门禁系统出现故障导致门禁卡无法正常使用时，物业公司应立即安排专业维修人员前往现场进行维修。在维修期间，应安排物业值班人员在相关门禁区域进行人工值守，确保小区的安全秩序。-维修人员应尽快查明故障原因并进行修复，同时将故障情况和维修记录详细记录在案。如因门禁系统故障导致大量业主或物业使用人无法正常通行，物业公司应通过小区广播、公告等方式及时向业主说明情况，并告知预计恢复时间。3.其他紧急情况处理-在遇到其他与门禁卡相关的紧急情况（如火灾、地震等特殊灾害导致门禁系统失灵）时，物业公司应启动应急预案。物业值班人员应迅速打开所有门禁通道，确保人员能够安全疏散。-紧急情况处理完毕后，物业公司应对门禁系统进行全面检查和修复，重新设置门禁卡权限，确保门禁系统恢复正常运行。同时对紧急情况的处理过程进行总结和评估，不断完善应急预案。七、培训与宣传1.员工培训-定期组织物业公司员工进行门禁卡管理相关知识和技能的培训，包括办理流程、注销规定、系统操作、应急处理等方面。确保员工熟悉各项规定和操作流程，能够为业主和物业使用人提供准确、高效的服务。-培训方式可采用内部讲座、现场演示、案例分析、模拟操作等多种形式，提高员工的学习积极性和培训效果。同时，对员工进行培训考核，将考核结果与员工绩效挂钩，激励员工认真学习和掌握相关知识和技能。2.业主宣传-通过小区公告栏、业主微信群、短信通知等多种渠道，向业主宣传门禁卡办理与注销规定、使用规范等相关信息，提高业主对门禁卡管理工作的知晓度和配合度。-定期举办业主开放日活动，向业主展示门禁系统的功能和运行情况，现场解答业主关于门禁卡的疑问，增强业主对小区安全防