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文档简介

物业采购管理规章

一、总则1.目的为加强本物业公司采购管理,规范采购行为,确保采购工作的高效、透明、公正,降低采购成本,提高采购质量,满足公司日常运营及为业主服务的物资和服务需求,特制定本规章。2.适用范围本规章适用于本物业公司及下属各部门、各管理处涉及的所有采购活动,包括但不限于办公用品、维修材料、清洁用品、绿化物资、安保设备、服务类采购(如保洁服务外包、绿化养护服务外包、电梯维保服务等)。3.采购原则-合法性原则:采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定,确保采购行为合法合规。-公平、公正、公开原则:在采购过程中,应保证所有符合条件的供应商享有平等的机会参与竞争,采购信息应适度公开,接受公司内部和相关方的监督。-效益原则:以满足公司业务需求为前提,在保证采购物资和服务质量的基础上,追求采购成本的最小化,提高采购效益。-诚信原则:公司采购人员及供应商应秉持诚信理念,如实提供信息,履行合同义务。二、采购组织与职责1.采购管理委员会-组成:由公司总经理担任主任,副总经理担任副主任,各部门负责人为成员。-职责:-审议和制定公司采购管理政策、制度和流程。-对重大采购项目(指采购金额达到一定标准或对公司运营有重大影响的项目)进行决策,包括供应商的选择、采购合同的签订等。-协调解决采购过程中涉及多部门的重大问题和争议。-监督采购部门的工作执行情况,对采购绩效进行评估和考核。2.采购部门-职责:-负责制定采购计划,根据公司各部门提交的需求申请,结合库存情况,合理安排采购任务。-建立和维护供应商数据库,对供应商进行筛选、评估、管理和淘汰。-组织实施采购活动,包括询价、比价、议价、招标、谈判等,选择合适的供应商并签订采购合同。-跟进采购订单的执行情况,确保物资按时、按质、按量到货,协调解决采购过程中的交货、质量等问题。-负责采购发票的审核和采购款项的支付申请,确保采购资金的合理使用。-定期对采购工作进行总结和分析,向采购管理委员会汇报采购工作进展和存在的问题,提出改进建议。3.需求部门-职责:-根据工作需要,提前向采购部门提交采购需求申请,明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。-参与采购项目的技术评审和验收工作,提供专业的技术支持和意见。-对采购物资和服务的使用情况进行反馈,协助采购部门处理质量问题和售后服务事宜。三、采购计划管理1.采购需求申请-需求部门应根据工作实际需要,填写《采购需求申请表》,详细说明采购物资或服务的相关信息。对于常规采购项目,应提前[X]个工作日提交申请;对于紧急采购项目,应在申请表中注明紧急原因,并尽可能提前通知采购部门。-《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。对于涉及金额较大或技术复杂的采购项目,还需经过公司相关领导审批。2.采购计划制定-采购部门收到各需求部门提交的《采购需求申请表》后,结合公司库存情况进行汇总分析。对于库存充足且能满足需求的项目,不再安排采购;对于库存不足的项目,纳入采购计划。-采购部门根据物资和服务的需求紧急程度、采购周期等因素,制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、预算金额、预计采购时间、供应商选择范围等内容。-采购计划需报采购管理委员会审核批准。经批准后的采购计划作为采购部门开展采购活动的依据,原则上不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划,需求部门应提交书面申请,说明调整原因,经采购管理委员会审批同意后,采购部门方可进行调整。四、供应商管理1.供应商开发-采购部门通过多种渠道开发供应商,包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等方式收集供应商信息。-对潜在供应商进行初步筛选,了解其基本情况,如企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。符合基本条件的供应商,采购部门应要求其填写《供应商信息登记表》,并提供相关证明材料,如营业执照副本复印件、税务登记证复印件、产品质量认证证书等。2.供应商评估-采购部门组织相关人员(包括需求部门技术人员、质量管理人员等)对初步筛选后的供应商进行实地考察或综合评估。评估内容主要包括:-资质信誉:审查供应商的营业执照、经营许可证、税务记录、银行信用等级等,评估其经营合法性和信誉状况。-生产能力:考察供应商的生产设备、生产工艺、生产规模、产能等,确保其能够满足公司的采购需求。-产品质量:对供应商提供的样品进行检验测试,或查阅其产品质量认证文件、质量检验报告等,评估其产品质量是否符合公司要求。-价格水平:对比市场同类产品或服务价格,评估供应商报价的合理性和竞争力。-售后服务:了解供应商的售后服务体系,包括售后服务响应时间、维修能力、退换货政策等。-根据评估结果,采购部门填写《供应商评估报告》,对供应商进行评分。评分合格的供应商纳入公司合格供应商名录;评分不合格的供应商,采购部门应及时通知其未被录用,并说明原因。3.供应商日常管理-采购部门建立供应商档案,记录供应商的基本信息、评估报告、采购合同、交货记录、质量反馈等资料。-定期对供应商进行绩效评估,评估周期为每[X]个月一次。绩效评估指标包括交货准时率、产品合格率、售后服务满意度等。根据绩效评估结果,对表现优秀的供应商给予一定的奖励,如增加采购份额、优先合作等;对表现不佳的供应商,采购部门应发出书面整改通知,要求其限期整改。若整改后仍不符合要求,将其从合格供应商名录中删除。-采购部门应与供应商保持良好的沟通,及时了解供应商的经营状况、产品或服务的变化情况等。如发现供应商存在可能影响供货的重大问题,采购部门应及时采取措施,如调整采购计划、寻找替代供应商等。五、采购方式1.招标采购-对于采购金额较大(达到公司规定的招标采购限额标准)、技术复杂、对公司运营有重大影响的采购项目,应采用招标采购方式。招标采购分为公开招标和邀请招标两种形式。-公开招标:采购部门在公司网站、相关行业媒体等平台发布招标公告,邀请不特定的供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、投标资格要求、投标文件编制要求、开标时间和地点等内容。-邀请招标:采购部门根据项目特点和供应商情况,从合格供应商名录中邀请[X]家以上符合条件的供应商参与投标,并向其发送投标邀请书。投标邀请书内容与公开招标公告类似。-招标采购应按照法定程序进行,包括编制招标文件、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。评标过程应遵循公平、公正、公开的原则,由采购部门组织相关专家组成评标委员会,对投标文件进行评审,根据评标标准确定中标供应商。2.询价采购-对于采购金额较小、技术相对简单、市场供应较为充足的物资或服务采购项目,可采用询价采购方式。-采购部门向三家以上供应商发出询价函,要求其在规定时间内提供报价和相关产品或服务信息。询价函应明确采购项目的详细要求、交货时间、付款方式等内容。-采购部门对供应商的报价进行比较分析,在满足采购需求的前提下,选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象。3.竞争性谈判采购-对于采购项目技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的,或者招标后没有供应商投标、重新招标未能成立的项目,可采用竞争性谈判采购方式。-采购部门成立谈判小组,与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判小组应制定谈判文件,明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。-谈判小组与供应商逐一进行谈判,在谈判过程中,供应商可以根据谈判情况对报价进行调整。谈判结束后,谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.单一来源采购-符合下列情形之一的采购项目,可以采用单一来源采购方式:-只能从唯一供应商处采购的,如某些专利产品、特定品牌产品等。-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。-采用单一来源采购方式的,采购部门应向采购管理委员会提交书面报告,说明采用单一来源采购的理由、供应商情况、采购预算等内容,经采购管理委员会批准后方可进行采购。采购过程中,采购部门应与供应商进行充分沟通和协商,确保采购价格合理、服务质量有保障。六、采购合同管理1.合同起草与审核-采购部门根据采购项目的要求和与供应商达成的共识,起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务,包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等条款。-采购合同起草完成后,应提交给公司法务部门进行审核。法务部门主要从法律风险、合同条款的合法性、完整性等方面进行审查,并提出修改意见。采购部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善。-对于重大采购合同,还需组织相关部门(如需求部门、财务部门等)进行会审。各部门应从自身专业角度对合同条款进行审核,提出意见和建议。采购部门综合各部门意见,再次对合同进行修改,确保合同条款符合公司利益和实际需求。2.合同签订与备案-采购合同经审核通过后,由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。合同签订应采用书面形式,并加盖双方单位公章或合同专用章。-采购部门负责将签订后的采购合同进行编号、登记,并将合同副本分发给相关部门,如需求部门、财务部门、仓库管理部门等,以便各部门做好相关工作的衔接。同时,采购部门应将合同原件存档保管,建立合同档案。3.合同执行与监控-采购部门负责跟进采购合同的执行情况,督促供应商按照合同约定按时、按质、按量交货。在物资到货前,采购部门应及时通知需求部门和仓库管理部门做好接收准备工作。-仓库管理部门按照合同要求对到货物资进行验收,核对物资的名称、规格、型号、数量、质量等是否与合同一致。对于需要检验测试的物资,应安排专业人员进行检验。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符的情况,仓库管理部门应及时通知采购部门,采购部门负责与供应商沟通协调,要求供应商采取补货、换货、退货等措施。-财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。采购部门应在收到供应商开具的发票后,对发票的真实性、合法性、完整性进行审核,审核无误后填写《付款申请单》,提交给财务部门。财务部门审核通过后,办理付款手续。-在合同执行过程中,采购部门应定期对合同执行情况进行总结和分析,及时发现问题并采取措施解决。如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款,采购部门应及时与供应商协商,并签订合同变更协议。合同变更协议需按照合同审核和签订程序进行审批和签署。4.合同收尾与评价-采购合同执行完毕后,采购部门应组织相关部门对合同执行情况进行总结评价。评价内容包括供应商的交货情况、产品质量、售后服务、合同执行过程中的问题及解决措施等。-采购部门根据合同评价结果,对供应商进行绩效评估,评估结果作为后续供应商选择和合作的重要依据。同时,采购部门应将合同评价报告存档,为公司今后的采购工作提供参考。七、采购验收管理1.验收准备-采购部门在收到供应商的交货通知后,应及时通知需求部门和仓库管理部门做好验收准备工作。需求部门应安排专业人员参与验收,仓库管理部门应清理验收场地,准备好验收工具和设备。-验收人员应熟悉采购合同和相关技术标准,明确验收的内容、方法和标准。对于需要检验测试的物资,验收人员应提前了解检验测试的要求和流程。2.验收程序-物资验收:-仓库管理部门首先对到货物资的数量、规格、型号、外观等进行核对,确保与采购合同和送货单一致。-对于需要检验测试的物资,由需求部门安排专业人员按照相关标准进行检验测试。检验测试合格后,验收人员在验收报告上签字确认。-如发现物资数量短缺、规格不符、有质量问题等情况,验收人员应及时记录,并填写《物资验收问题记录表》,详细说明问题情况。采购部门负责与供应商联系,要求供应商在规定时间内解决问题。-服务验收:-对于服务类采购项目,需求部门应根据合同约定的服务标准和要求,对服务提供情况进行检查和评估。-验收人员可以通过现场检查、客户反馈、数据统计等方式对服务质量进行评价。服务验收合格后,验收人员在验收报告上签字确认。-如发现服务未达到合同要求,需求部门应及时通知供应商进行整改。供应商整改后,需求部门应进行复查,直至服务质量符合合同要求。3.验收报告-验收完成后,验收人员应填写《采购验收报告》,报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结果等信息。-《采购验收报告》需经验收人员、需求部门负责人、仓库管理部门负责人签字确认后,提交给采购部门。采购部门将验收报告作为采购项目完成的重要依据,并与采购合同等资料一并存档。八、采购风险管理1.风险识别与评估-采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估,识别可能存在的风险因素,如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险、法律风险等。-对识别出的风险因素进行评估,分析其发生的可能性和可能造成的影响程度。根据评估结果,将风险分为高、中、低三个等级,确定风险应对的优先级。2.风险应对措施-市场价格波动风险:采购部门应加强市场调研,关注物资和服务价格的变化趋势。对于价格波动较大的物资或服务,可以采用签订长期合同、套期保值、分散采购等方式降低价格波动风险。-供应商违约风险:在选择供应商时,应加强对供应商的评估和考察,选择信誉良好、实力较强的供应商。在采购合同中明确违约责任,要求供应商提供一定的履约保证金。同时,加强对供应商的日常管理和监督,及时发现供应商可能存在的违约迹象,提前采取措施防范风险。-质量风险:严格把控供应商选择关,要求供应商提供产品质量认证文件和样品检验报告。加强物资和服务的验收管理,增加检验测

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