外加工应付管理制度

外加工应付管理制度一、总则（一）目的为规范公司外加工业务的应付管理流程，确保公司资金的合理使用与安全，维护公司与供应商的良好合作关系，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外加工业务的应付账款管理，包括但不限于原材料加工、零部件制造、产品组装等外发加工业务。（三）基本原则1.准确性原则：确保应付账款数据的准确记录，包括加工费用、数量、质量等信息，避免因数据错误导致的财务风险和合作纠纷。2.及时性原则：按照合同约定及时审核、支付外加工款项，维护公司信用，同时避免逾期付款产生的额外费用。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司内部财务制度，确保外加工应付管理工作合法合规。4.责任明确原则：明确各部门在外加工应付管理中的职责，做到分工清晰、责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、职责分工（一）采购部门1.负责外加工供应商的开发、筛选与评估，建立合格供应商名录。2.签订外加工合同，明确加工内容、价格、付款方式、交货期等条款，并确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.跟踪外加工订单执行情况，协调解决加工过程中出现的问题，如质量、交货期等，及时与供应商沟通并反馈给相关部门。4.负责收集、整理外加工业务的相关资料，如订单、送货单、发票等，并提交给财务部门进行审核。（二）生产部门1.根据生产计划安排外加工任务，明确加工要求和质量标准，并及时通知供应商。2.对到厂的外加工产品进行检验，确保产品质量符合要求。如发现质量问题，及时与供应商沟通协商解决，并记录相关情况反馈给采购部门。3.协助采购部门处理外加工过程中的异常情况，如交货延迟、数量不符等，提供相关生产信息和数据支持。（三）质量部门1.制定外加工产品的质量检验标准和流程，并监督执行。2.对外加工产品进行抽检或全检，出具质量检验报告，判定产品是否合格。对于不合格产品，提出处理意见并跟踪整改情况。3.参与外加工业务中质量问题的分析和处理，协助采购部门与供应商协商解决方案，确保产品质量符合公司要求。（四）财务部门1.负责审核外加工应付账款的相关凭证，包括合同、发票、送货单、验收单等，确保数据准确、手续完备。2.根据审核无误的凭证进行账务处理，及时记录应付账款的增减变动情况，定期与供应商对账，保证账目清晰。3.按照合同约定的付款方式和期限，安排资金支付，并对付款情况进行跟踪和监控。4.分析外加工应付账款的账龄结构和资金占用情况，为公司资金管理提供决策依据，防范财务风险。（五）法务部门1.审核外加工合同条款，确保合同合法合规，维护公司权益。2.协助处理外加工业务中的法律纠纷，提供法律咨询和建议，保障公司在法律框架内开展业务。三、外加工合同管理（一）合同签订1.采购部门在选定外加工供应商后，应与其签订详细的外加工合同。合同内容应包括但不限于双方当事人的名称、地址、联系方式；加工产品的名称、规格、数量、质量要求；加工价格及付款方式；交货时间、地点及运输方式；验收标准及方法；违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交给法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给生产部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门了解合同内容，做好相应的工作安排。（二）合同执行跟踪1.采购部门应建立外加工合同执行台账，详细记录合同的执行情况，包括订单下达、生产进度、交货时间、质量检验、付款情况等信息。2.定期跟踪外加工订单的执行进度，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。如发现供应商出现交货延迟、质量问题等异常情况，应及时采取措施解决，并将相关情况反馈给相关部门。3.对于因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法按时履行的情况，采购部门应及时与供应商协商解决方案，并签订补充协议或变更合同条款。同时，将相关情况通知财务部门，以便调整资金安排。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因市场需求变化、产品设计变更、供应商原因等需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利义务等条款，并提交给法务部门审核。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行或部分无法履行的，采购部门应及时与供应商协商解除合同。解除合同应签订书面协议，并明确双方的责任和义务，以及已履行部分的结算方式等内容。解除合同协议同样需提交给法务部门审核。3.合同变更或解除后，采购部门应及时将相关情况通知生产部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门调整工作安排和账务处理。四、应付账款核算与管理（一）账务处理1.财务部门收到采购部门提交的外加工业务相关凭证后，应按照公司财务制度进行审核。审核内容包括凭证的真实性、完整性、合法性，以及与合同约定的一致性。2.审核无误后，财务部门根据凭证内容进行账务处理。对于外加工应付账款，应按照供应商名称设置明细科目，准确记录应付账款的发生时间、金额、付款期限等信息。3.在账务处理过程中，如发现凭证存在问题或与合同约定不符的情况，财务部门应及时与采购部门沟通核实，要求其补充或更正相关凭证。待问题解决后，再进行正确的账务处理。（二）对账管理1.财务部门应定期与外加工供应商进行对账，确保双方账目一致。对账周期一般为每月或每季度，具体可根据业务量和实际情况确定。2.对账时，财务部门应编制应付账款对账单，详细列出截至对账日的应付账款余额、已付款金额、未付款金额、发票开具情况等信息，并发送给供应商进行核对。3.供应商收到对账单后，应在规定的时间内进行核对，并将核对结果反馈给财务部门。如双方账目存在差异，应及时沟通查找原因，进行调整。对于因质量问题、数量不符等原因导致的账目差异，采购部门应协助财务部门与供应商协商解决。4.财务部门应将对账结果记录在案，并妥善保存相关对账资料。如发现供应商长期不对账或对账存在重大差异且不配合解决的情况，应及时报告给上级领导，并采取相应的措施，如暂停付款、追究违约责任等。（三）账龄分析1.财务部门应定期对外加工应付账款进行账龄分析，了解应付账款的构成和资金占用情况。账龄分析一般以月或季度为单位进行，通过编制账龄分析表，直观反映不同账龄区间的应付账款金额及占比。2.根据账龄分析结果，财务部门应评估应付账款的风险状况。对于账龄较长的应付账款，应分析原因，如是否存在合同执行问题、供应商催款不力等，并采取相应的措施进行处理。3.对于逾期未付款的应付账款，财务部门应及时与采购部门沟通，了解原因并督促其尽快解决。如因公司资金紧张等原因无法按时付款，应与供应商协商争取宽限期，并制定合理的付款计划。同时，应将逾期付款情况记录在案，作为供应商信用评估的重要依据。五、付款管理（一）付款申请1.采购部门应在合同约定的付款期限前，根据外加工业务的实际执行情况，填写付款申请单。付款申请单应包括供应商名称、合同编号、加工内容、应付金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上相关的合同、发票、送货单、验收单等凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门进行审核。财务部门审核重点包括付款申请是否符合合同约定、凭证是否齐全合规、金额计算是否准确等。3.如付款申请涉及预付款项的，采购部门还应提供预付款申请说明，详细阐述预付款的必要性、金额合理性以及预计还款时间等内容。预付款申请同样需经采购部门负责人审核和财务部门审核通过后方可支付。（二）付款审批1.财务部门审核通过的付款申请单，应按照公司的审批流程提交给相关领导进行审批。审批流程根据公司的组织架构和金额大小设定，一般分为部门经理审批、财务总监审批、总经理审批等环节。2.各级审批人员应认真审核付款申请的内容，确保付款的合理性、必要性和合规性。如发现问题或存在疑问，应及时与相关部门沟通核实，必要时可要求采购部门提供补充说明或资料。3.经过各级审批人员签字同意后，付款申请单方可进入付款流程。对于重大金额的付款申请，还应提交公司管理层会议审议决定。（三）资金支付1.财务部门根据审批通过的付款申请单，按照公司的资金支付流程安排资金支付。对于已签订三方协议的供应商，可通过银行转账等方式直接支付；对于未签订三方协议的供应商，一般采用支票或汇票等方式支付，并要求供应商签收确认。2.在资金支付过程中，财务部门应严格遵守公司的财务管理制度和银行结算规定，确保支付安全、准确、及时。如因支付方式选择不当、银行账户信息错误等原因导致支付失败或延误的，财务部门应及时查明原因并采取相应的解决措施。3.支付完成后，财务部门应及时登记银行日记账和应付账款明细账，更新应付账款余额，并将付款凭证等相关资料妥善归档保存。同时，将付款情况反馈给采购部门，以便其跟踪合同执行进度。六、风险管理（一）供应商风险1.采购部门应建立供应商风险评估机制，定期对供应商的经营状况、财务状况、信用记录、生产能力、质量控制等方面进行评估，及时发现潜在风险。2.对于风险较高的供应商，采购部门应采取相应的风险应对措施，如加强合作过程中的监控、增加预付款审查力度、要求提供担保或增加付款条件限制等。3.如发现供应商出现经营困难、财务危机、质量问题频发、交货延迟等重大风险事件，采购部门应及时与供应商协商解决方案，并报告给公司领导。必要时，应暂停合作，采取法律手段维护公司权益。（二）合同风险1.法务部门应加强对外加工合同的审核管理，确保合同条款合法合规，明确双方的权利义务，避免因合同漏洞或缺陷导致的法律风险。2.在合同执行过程中，如发现合同存在争议或纠纷，法务部门应及时介入，协助相关部门进行协商解决。对于可能涉及法律诉讼的情况，应提前做好证据收集、法律分析等准备工作，维护公司的合法权益。3.定期对已签订的外加工合同进行梳理和总结，分析合同执行过程中存在的问题和风险点，提出改进建议和防范措施，不断完善合同管理流程。（三）财务风险1.财务部门应加强对外加工应付账款的监控和分析，及时发现潜在的财务风险。如发现应付账款余额过高、账龄结构不合理、资金周转困难等情况，应及时向公司领导报告，并提出相应的财务建议和解决方案。2.建立健全财务风险预警机制，设定合理的风险指标，如应付账款周转率、逾期付款比例等。当指标出现异常时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。3.加强与银行等金融机构的沟通与合作，确保公司有足够的融资渠道和资金支持，以应对可能出现的资金紧张局面。同时，合理安排资金，优化资金结构，降低财务成本。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对外加工应付管理业务进行审计，检查制度执行情况、流程合规性、账务处理准确性等方面的问题。2.审计人员应通过查阅相关文件、凭证、报表，实地走访供应商、仓库等方式，获取审计证据，对发现的问题进行深入分析，并提出审计建议和整改意见。3.被审计部门应积极配合内部审计工作，对审计发现的问题及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）日常监督1.各部门应按照本制度的要求，认真履行各自的职责，加强对外加工业务的日常管理和监督。采购部门应定期检查合同执行情况，及时协调解决问题；生产部门应做好产品检验和生产进度跟踪；质量部门应严格把控产品质量；财务部门应加强账务处理和资金支付管理等。2.公司管理层应定期对外加工应付管理工作进行检查和指导，了解工作进展情况，发现存在的问题，并及时督促相关部门进行改进。3.建立健全外加工应付管理工作的投诉举报机制，鼓励员工对违规行为和管理漏洞进行举报。对于举报属