备用金金额管理制度

备用金金额管理制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的使用，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要领取备用金的人员。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金必须用于预先核定的用途，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据各部门业务特点和实际需求，合理确定备用金限额。3.及时报账原则：备用金使用后应及时报账，不得拖延。4.监督检查原则：公司财务部门定期对备用金的使用情况进行监督检查。二、备用金的申请与审批（一）申请1.各部门因业务需要使用备用金时，由使用人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等。2.《备用金申请表》需经部门负责人审核签字，确认申请事项的真实性和必要性。（二）审批1.《备用金申请表》提交至财务部门，财务人员对申请金额的合理性、用途的合规性进行审核。2.财务审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司资金状况和业务需求进行审批。3.经公司分管领导审批同意后，财务部门方可办理备用金的发放手续。三、备用金的领取（一）领取方式1.备用金领取人凭审批通过的《备用金申请表》到财务部门领取现金或通过银行转账方式获取备用金。2.如领取现金，财务人员按照规定办理现金支付手续，领取人需在现金支票存根或现金支出凭单上签字确认。（二）领取金额1.备用金领取金额严格按照审批后的《备用金申请表》执行，不得擅自多领或少领。2.如有特殊情况需要调整备用金金额，必须重新履行申请与审批手续。四、备用金的使用（一）使用范围1.备用金主要用于公司日常经营活动中临时性、小额的费用支出，如差旅费、办公用品采购、业务招待费等。2.具体使用范围由各部门根据业务实际情况确定，但必须符合公司财务制度和相关法律法规的规定。（二）使用要求1.备用金使用人应严格按照申请用途使用备用金，不得擅自改变用途。2.每笔备用金支出都应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明支出日期、用途、金额等信息。3.备用金使用人应及时整理和粘贴原始凭证，按照公司财务报账流程进行报账。五、备用金的报账（一）报账期限1.备用金使用后，使用人应在规定的报账期限内到财务部门报账。报账期限一般为[X]个工作日，具体期限根据业务性质和实际情况确定。2.如遇特殊情况无法按时报账，使用人应提前向财务部门说明原因，并申请延期报账。延期报账申请需经部门负责人和财务部门同意。（二）报账流程1.备用金使用人将整理好的原始凭证粘贴在《费用报销单》上，详细填写报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并签字确认。2.《费用报销单》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，核对报销金额与备用金使用情况是否相符。4.审核通过后，财务人员办理报销手续，冲减备用金金额。如备用金有结余，应及时交回财务部门；如备用金不足，应补足差额。六、备用金的管理与监督（一）财务部门管理职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释工作。2.审核备用金的申请、发放、使用和报账情况，确保备用金的使用符合规定。3.定期对备用金的使用情况进行清理和核对，编制备用金余额明细表，及时发现和解决问题。4.对备用金使用过程中发现的违规行为进行调查和处理，并向公司领导报告。（二）部门负责人管理职责1.负责本部门备用金使用的审批和监督工作，确保备用金使用合理、合规。2.督促本部门备用金使用人及时报账，对逾期未报账的情况进行跟踪和处理。3.配合财务部门做好备用金的清查工作，提供相关资料和信息。（三）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对备用金的管理和使用情况进行审计，检查备用金制度的执行情况、资金使用的合规性和效益性等。2.审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（四）外部监督1.接受财政、税务、审计等相关部门的监督检查，如实提供备用金管理和使用的资料和信息。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时整改备用金管理中存在的问题，不断完善备用金管理制度。七、备用金的清查与盘点（一）清查周期1.公司财务部门定期对备用金进行清查，清查周期为[X]个月。2.每年年末，组织全面的备用金清查盘点工作，确保备用金账实相符。（二）清查内容1.核对备用金的余额与备用金明细账、总账是否一致。2.检查备用金使用人的报账情况，是否存在逾期未报账或报账不及时的情况。3.盘点备用金现金，核实现金的实际金额与账面金额是否相符，是否存在白条抵库、挪用现金等情况。（三）清查结果处理1.如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并编制《备用金清查报告》。2.对于盘盈的备用金，应及时入账；对于盘亏的备用金，应根据具体情况进行处理。属于责任人原因造成的损失，由责任人赔偿；属于其他原因造成的损失，经公司领导批准后进行核销。3.根据备用金清查结果，对备用金管理制度进行评估和完善，堵塞管理漏洞，防范资金风险。八、备用金的违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自领取备用金。2.擅自改变备用金用途。3.逾期未报账且无正当理由。4.虚报、冒领备用金。5.其他违反备用金管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现的违规行为，给予警告处分，并责令限期整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，除责令退还违规领取或使用的备用金外，视情节轻重给予相应的经济处罚，