备用金制度管理制度

备用金制度管理制度一、总则（一）目的为规范公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在履行工作职责过程中涉及备用金使用的相关事项。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金应严格按照规定用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据不同岗位和业务需求，设定合理的备用金限额。3.及时报账原则：使用备用金后应及时办理报账手续，不得拖延。4.监督考核原则：对备用金的使用情况进行定期监督和考核。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常有零星支出，且支出金额较小、笔数较多，不便通过常规报销流程处理的。2.临时性、突发性业务，需要预支资金以满足工作开展的。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行评估，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、是否符合备用金限额规定等进行审核，并签署意见。4.财务审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体资金状况和业务需求，做出最终审批决定。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门负责人审核，公司分管领导审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务部门负责人审核，公司分管领导审核，公司总经理审批。三、备用金的核定与发放（一）备用金限额核定1.财务部门根据各部门的工作职责、业务量大小、以往备用金使用情况等因素，对各部门备用金限额进行核定。2.备用金限额一经核定，原则上不予随意调整。如因业务发展等原因确需调整的，需由部门提出书面申请，经财务部门审核，公司分管领导审批后执行。（二）备用金发放1.经审批通过的备用金申请，财务部门按照核定的金额，将备用金发放至申请人指定的银行账户或支付给申请人现金。2.申请人在收到备用金后，应及时在《备用金领取登记表》上签字确认。四、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.办公用品费：购置日常办公所需的文具、纸张、墨盒等小额费用。3.业务招待费：因业务需要发生的招待客户的餐饮、礼品等费用。4.小额零星采购费：采购金额较小、不便于通过集中采购流程处理的物品或服务费用。5.其他经公司批准的零星支出。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.每笔备用金支出应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明支出事由、金额、日期等信息。3.对于超过[X]元的备用金支出，应通过银行转账等方式支付，不得使用现金支付。4.严禁使用备用金进行个人消费或非法活动。五、备用金的报账与核销（一）报账期限1.备用金使用后，申请人应在[X]个工作日内到财务部门办理报账手续。2.如因特殊原因无法在规定期限内报账的，需提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可延期。（二）报账流程1.申请人整理好备用金支出的原始凭证，填写《备用金报账申请表》，详细列出每笔支出的日期、事由、金额等信息，并将原始凭证粘贴在申请表后。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应对报账内容的真实性、合理性进行审核，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对报账凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，并核对备用金的使用情况与申请用途是否相符。4.财务审核通过后，办理备用金的核销手续。如备用金有结余，财务部门将结余款项收回；如备用金不足，申请人应补足差额。（三）核销方式1.备用金核销采用逐笔核销的方式，即每笔备用金支出报账后，该笔备用金即完成核销。2.财务部门定期对备用金的使用情况进行统计和分析，如发现异常情况，应及时进行调查和处理。六、备用金的管理与监督（一）管理职责1.财务部门负责备用金制度的制定、执行和监督，定期对备用金的使用情况进行检查和清理。2.各部门负责人负责本部门备用金的日常管理，督促本部门员工及时报账，确保备用金的安全和合理使用。（二）监督检查1.财务部门定期对备用金的使用情况进行内部审计，检查备用金是否按照规定用途使用、是否及时报账、原始凭证是否真实合法等。2.公司审计部门不定期对备用金的管理情况进行专项审计，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.对于违反备用金制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。七、备用金的盘点与清查（一）盘点周期1.财务部门每月末对备用金进行一次盘点，确保账实相符。2.每年年末，财务部门会同各部门负责人对备用金进行全面清查，编制备用金清查报告。（二）盘点方法1.采用实地盘点法，对备用金的现金余额进行逐一清点。2.核对备用金的收支凭证、报账记录等，确保账账相符。（三）清查结果处理1.如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并编制《备用金盘盈盘亏报告表》。2.对于盘盈的备用金，应及时入账；对于盘亏的备用金，应查明责任，属于个人原因造成的，由责任人负责赔偿；属于无法查明原因的，经公司批准后计入当期损益。八、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的