基金会档案管理制度

基金会档案管理制度一、总则（一）目的为加强基金会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为基金会各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基金会总部及各分支机构、下属部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基金会档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映基金会各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集基金会在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为基金会各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门基金会设立独立的档案管理部门，负责统筹管理基金会的档案工作。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责具体的档案管理业务。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善基金会档案管理制度，并组织实施。2.负责基金会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和方法确定档案的存毁，并做好相关记录。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开展档案利用工作，为基金会各部门和相关人员提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制各类档案检索工具和参考资料。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.对基金会各部门的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理部门的要求进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索和相关信息。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出基金会或转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基金会在筹备、成立、运作过程中形成的各类文件材料，包括章程、登记证书、组织机构代码证、税务登记证、年度检查报告、审计报告等。2.基金会内部的管理制度、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、决议等文件材料。3.基金会开展项目活动形成的项目申报书、立项批复、项目实施方案、项目预算、项目执行情况报告、项目验收报告等文件材料。4.基金会的捐赠协议、捐赠款物接收记录、捐赠款物使用情况报告等文件材料。5.基金会的财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等财务档案。6.基金会的人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训记录等。7.基金会的对外宣传资料、网站信息、新闻报道等文件材料。8.基金会与政府部门、社会组织、企业等的往来文件、信函、合同等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应定期对收集到的文件材料进行整理，剔除重复、无用的文件，对重要文件进行标注和分类。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保文件的可读性和完整性。4.档案收集责任人应在文件材料形成后的[X]个工作日内将其移交至档案管理部门。（三）整理方法1.档案管理部门对接收的档案进行统一整理，按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。2.档案分类应遵循科学合理、便于管理和利用的原则，一般可分为党群工作类、行政管理类、项目管理类、财务管理类、人事管理类、业务活动类等类别。3.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。4.按照档案编号顺序，对档案进行装订、编目，编制档案目录索引，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。5.对于电子档案，应建立相应的电子目录，与纸质档案目录相对应，便于电子档案的检索和利用。四、档案的保管（一）保管期限1.基金会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括基金会章程、登记证书、组织机构代码证、税务登记证、年度检查报告、审计报告、重大项目档案、捐赠协议等重要文件。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括基金会内部管理制度、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、决议等文件。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的文件材料、临时性的项目文件等。（二）保管设施1.档案管理部门应配备专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备档案密集架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行分类存放，确保档案存放有序。4.档案库房应设置防火、防盗报警装置，配备灭火器材等应急设备，确保档案安全。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。5.档案管理人员应做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，档案鉴定小组应填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息，并签署意见。（二）销毁程序1.经档案鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报基金会主管领导审批。2.档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报基金会财务部门备案。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和财务部门共同派员监销，确保档案销毁过程的安全和保密。4.监销人员应在档案销毁完毕后，在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁情况报告基金会主管领导。（三）特殊情况处理1.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，即使保管期限已满，也不得擅自销毁，应按照国家有关保密规定进行处理。2.对仍在利用或具有历史研究价值的档案，应延长保管期限，直至失去利用价值后再进行鉴定和销毁。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、及时，报表内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量、利用人次、利用份数等信息。3.档案管理部门应每年对档案统计数据进行分析总结，为档案管理工作提供决策依据。（二）移交工作1.基金会因机构变动、撤销、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交单位应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、种类、保管期限等信息，并与接收单位进行核对。3.接收单位应认真核对档案移交清册，对移交的档案进行清点验收，如发现问题应及时与移交单位沟通解决。4.档案移交清册应一式三份，移交单位、接收单位和档案行政管理部门各执一份。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应优先满足基金会内部工作需要，为基金会的决策、管理、业务活动等提供支持。3.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照国家有关保密规定进行利用。（二）利用方式1.查阅：基金会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据工作需要，可对档案进行复制。复制档案应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、复制档案内容及份数、归还日期等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅和统计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立基金会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为基金会各部门和相关人员提供便捷的档案信息服务。（二）数字化处理1.对基金会现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为[具体格式]。2.对数字化档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰可读。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索。（三）信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、归还、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和权限，限制对档案信息的访问和操作，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测