基本药采购管理制度

基本药采购管理制度一、总则1.目的为加强公司基本药采购管理，规范采购行为，确保基本药的质量、供应和合理价格，满足临床用药需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及基本药采购的部门和人员，包括采购部门、质量部门、临床科室等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保基本药质量符合标准。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部监管。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购计划管理1.需求预测临床科室应定期（每月/每季度）根据患者用药情况、疾病谱变化等因素，对基本药的需求进行预测，并填写《基本药需求预测表》。医院信息部门应协助临床科室收集、分析相关数据，为需求预测提供支持。2.采购计划制定采购部门根据临床科室的需求预测，结合库存情况，制定月度/季度基本药采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。采购计划需经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。3.计划调整在采购计划执行过程中，如遇特殊情况（如突发事件、药品供应短缺等）导致需求发生变化，临床科室应及时填写《基本药采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。采购部门根据调整申请，对采购计划进行相应调整，并按规定程序重新审批。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立基本药供应商评估和选择标准，包括供应商资质、信誉、产品质量、价格、配送能力等方面。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择优质供应商，并与其签订采购合同。新供应商的引入需经过资质审核、实地考察、样品检验等环节，确保其具备供应基本药的能力和条件。2.供应商评估采购部门应定期（每年/每半年）对供应商进行评估，评估内容包括供应产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商沟通与合作采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解药品供应情况、价格变化等信息。建立供应商反馈机制，鼓励供应商提出改进建议和意见，共同解决采购过程中出现的问题。四、采购流程管理1.采购申请临床科室根据实际用药需求，填写《基本药采购申请表》，详细注明药品名称、规格、数量、用途等信息，并经科室负责人签字确认。采购申请表提交至采购部门后，采购人员进行初步审核，对于不符合要求的申请及时退回并说明原因。2.采购审批采购部门负责人对采购申请进行审核，重点审核申请的合理性、必要性以及库存情况等。审核通过后，报分管领导审批。对于金额较大或特殊药品的采购申请，需经院长办公会审议批准。3.采购执行采购人员根据审批后的采购申请，按照既定的采购方式和供应商选择结果，向供应商发送采购订单。采购订单应明确药品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认。4.验收与入库质量部门负责对采购的基本药进行验收，验收内容包括药品的外观、包装、规格、数量、质量检验报告等。验收合格的药品办理入库手续，入库时应填写《基本药入库单》，注明药品名称、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的药品，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。5.付款管理财务部门根据采购合同和入库单等相关凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，对于符合规定的预付款、货到付款、月结等方式进行规范操作。财务部门应定期与采购部门核对采购付款情况，确保账目清晰。五、质量控制管理1.质量标准采购的基本药应符合国家药品质量标准和相关法律法规要求。质量部门应制定基本药质量验收标准和操作规范，明确验收项目、验收方法、验收标准等内容。2.验收管理质量部门按照验收标准和操作规范对采购药品进行逐批验收，确保入库药品质量合格。验收过程中应做好记录，包括验收日期、药品名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息，验收记录应保存至少[X]年。对于验收不合格的药品，质量部门应出具不合格报告，并及时通知采购部门采取相应措施。3.质量跟踪与反馈质量部门应定期对已采购入库的基本药进行质量跟踪，了解药品在临床使用过程中的质量情况。建立质量反馈机制，对于临床反馈的药品质量问题及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门。六、价格管理1.价格调研采购部门应定期（每月/每季度）收集市场上基本药的价格信息，了解价格动态。关注药品原材料价格变化、政策调整等因素对药品价格的影响，及时掌握价格走势。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。价格谈判应综合考虑药品质量、供应稳定性、市场行情等因素，确保采购价格具有竞争力。3.价格审核财务部门对采购合同中的价格条款进行审核，确保价格合理、合规。对于价格异常波动的药品，财务部门应会同采购部门进行专项分析，查找原因并采取相应措施。七、库存管理1.库存规划采购部门应根据基本药采购计划、临床需求和库存周转率等因素，合理确定库存水平，制定库存规划。库存规划应明确各类基本药的安全库存、最高库存和最低库存等指标。2.库存盘点仓库管理部门应定期（每月/每季度）对基本药库存进行盘点，确保账实相符。盘点结束后，应编制《基本药库存盘点表》，如实反映库存数量、金额、盈亏情况等信息。对于盘盈、盘亏的药品，应及时查明原因，按照规定程序进行处理。3.库存预警仓库管理部门应建立库存预警机制，当库存水平低于最低库存或高于最高库存时，及时发出预警信息。采购部门根据库存预警信息，及时调整采购计划，确保基本药供应不断档。八、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对基本药采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的规范性、采购资金的使用情况等。质量部门对基本药质量控制情况进行监督检查，确保采购药品质量符合要求。各部门应相互监督，对于发现的违规行为及时报告并协助处理。2.外部监管积极配合药品监管部门的监督检查，如实提供相关资料和信息。对于监管部门提出的问题和整改要求，及时落实整改措施，并将整改情况报告监管部门。3.考核机制建立基本药采购工作考核机制，对采购部门、质量部门、临床科室等相关部门和人员的工作进行考核评价。考核内容包括采购任