基层事务费管理制度

基层事务费管理制度一、总则（一）目的为了加强公司基层事务费的管理，规范费用的使用，提高资金使用效益，确保基层工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及基层事务费用支出的所有部门和人员。（三）基本原则1.预算控制原则：基层事务费的使用应严格按照预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司相关规定以及财务制度的要求。3.效益性原则：注重费用支出的效益，确保资金用于对基层工作有实际推动作用的事务。4.透明性原则：费用使用情况应保持透明，接受公司内部监督和审计。二、管理职责（一）财务部门1.负责制定基层事务费的财务管理制度和核算办法，明确费用开支范围和标准。2.审核基层事务费的预算编制，监控费用支出情况，对不符合规定的支出予以纠正。3.负责基层事务费的账务处理和财务报表编制，定期提供费用使用情况分析报告。（二）基层事务管理部门1.负责编制基层事务费预算草案，详细说明各项费用的用途、金额及预计执行时间。2.组织实施基层事务费的使用，确保费用支出符合预算和相关规定，对费用使用效果负责。3.建立基层事务费使用台账，记录费用支出的具体情况，定期与财务部门核对账目。（三）审批部门1.根据公司授权，对基层事务费的预算和具体支出进行审批，确保费用支出合理、合规。2.对重大基层事务费用支出进行集体决策，评估其必要性和效益性。三、预算管理（一）预算编制1.基层事务管理部门应在每年年末根据下一年度基层工作规划和任务，结合历史费用支出情况，编制基层事务费预算草案。2.预算草案应包括但不限于办公用品费、差旅费、通讯费、业务招待费、小型设备购置及维护费等各项明细费用，并详细说明费用的计算依据和预计发生时间。3.预算编制应遵循实事求是的原则，充分考虑基层工作的实际需求，避免高估或低估费用。（二）预算审批1.基层事务费预算草案编制完成后，应提交财务部门进行审核。财务部门重点审核预算的合理性、合规性以及与公司整体预算的协调性。2.经财务部门审核通过的预算草案，报审批部门审批。审批部门应根据公司战略目标、财务状况和基层工作实际情况，对预算进行最终审定。3.预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（三）预算执行与监控1.基层事务管理部门应按照批准的预算组织实施费用支出，确保各项费用支出在预算范围内。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对基层事务费的预算执行情况进行检查和分析。对于预算执行偏差较大的项目，及时查明原因，并采取有效措施进行纠正。3.基层事务管理部门应定期向财务部门和审批部门报告预算执行情况，包括已发生的费用、剩余预算额度以及预算执行过程中存在的问题等。四、费用开支范围及标准（一）办公用品费1.用于基层办公所需的文具、纸张、文件夹、墨盒、硒鼓等消耗性用品。2.办公用品应按照实际工作需求进行采购，避免浪费。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商，并严格按照公司采购流程进行操作。3.办公用品的费用标准应根据公司过往使用情况和市场价格水平进行合理制定，原则上不得超过预算安排。（二）差旅费1.基层人员因工作需要外出出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.差旅费的报销标准应按照公司相关规定执行，包括交通工具的乘坐标准、住宿酒店的档次要求、餐饮补贴标准等。3.出差人员应在出差结束后及时办理报销手续，提供真实、合法的票据。报销时应注明出差事由、时间、地点等详细信息。（三）通讯费1.基层人员因工作需要使用的手机、固定电话等通讯费用。2.通讯费的报销标准应根据岗位性质和工作需求进行设定，可采用定额补贴或实报实销的方式。3.采用定额补贴方式的，应明确补贴额度和发放方式；采用实报实销方式的，应要求员工提供正规发票，并严格审核发票的真实性和合理性。（四）业务招待费1.基层部门因业务往来需要发生的招待客户的餐饮、住宿、礼品等费用。2.业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则。招待前应填写业务招待申请单，注明招待对象、事由、预计费用等信息，并按规定程序审批。3.业务招待费的报销应提供真实有效的发票和消费清单，报销金额不得超过审批额度。（五）小型设备购置及维护费1.基层工作所需的价值较低的办公设备、工具等购置费用，以及设备的日常维护、维修费用。2.小型设备购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购，确保设备的适用性和性价比。3.设备维护费应根据实际发生情况进行报销，维修费用应提供维修清单和发票，对于较大金额的维修项目，应进行事前评估和审批。五、费用报销流程（一）费用申请1.基层人员因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请单，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请单应经基层事务管理部门负责人审核签字，确保费用支出的合理性和必要性。（二）审批1.根据公司授权和费用审批权限，费用申请单依次提交相关审批人进行审批。审批人应认真审核费用申请的内容，签署审批意见。2.对于超过一定金额的重大费用支出，应提交审批部门进行集体决策。（三）报销1.费用支出完成后，基层人员应及时收集相关票据，并按照公司财务制度的要求进行整理和粘贴。2.将填写完整的费用报销单及相关票据一并提交给基层事务管理部门。基层事务管理部门对报销单据的真实性、完整性和合规性进行初审，审核通过后签字确认。3.初审后的报销单据提交财务部门进行复审。财务部门重点审核票据的合法性、费用的合理性以及报销金额是否符合规定标准。复审通过后进行账务处理，并支付报销款项。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对基层事务费的使用情况进行审计，检查费用支出是否符合预算、相关规定和审批程序。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门不定期对基层事务费的账务处理、票据管理等进行检查，确保财务核算的准确性和规范性。2.对于检查中发现的问题，财务部门应及时要求相关部门和人员进行整改，并将整改情况报告公司管理层。（三）日常监督1.基层事务管理部门应建立健全内部监督机制，对本部门费用使用情况进行日常监督，确保费用支出合理、合规。2.员工有权对基层事务费的使用情况进行监督，如发现违规行为，可向公司相关部门举报。公司应及时对举报事项进行调查处理，并保护举报人权益。七、违规处理（一）对于违反本制度规定的费用支出，财务部门有权拒绝报销，并要求相关责任人自行承担费用。（二）对故意虚报、冒领基层事务费的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚，并追回已报销的违规费