培训班印章管理制度

培训班印章管理制度一、总则1.目的为加强培训班印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护培训班正常的教学、管理秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于培训班所有印章，包括但不限于行政章、合同章、财务专用章、发票专用章等。3.基本原则印章管理遵循“严格审批、规范使用、专人负责、安全保管”的原则。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用培训班印章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制培训班因工作需要刻制印章时，由相关部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经培训班负责人批准。申请表获批后，由行政部门统一负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将新印章与原印章进行比对，确认无误后，填写《印章启用登记表》，注明启用日期、印章名称、规格、启用部门等信息，并附上印章印模。2.印章启用《印章启用登记表》经培训班负责人签字确认后，新印章方可正式启用。行政部门应将印章启用的相关信息及时通知各部门，并在培训班内进行公布，确保全体员工知晓。三、印章的保管1.保管人员培训班应指定专人负责印章的保管工作。保管人员应具备责任心强、工作细致、保密意识高的素质。行政章、合同章、财务专用章、发票专用章等重要印章应由不同人员分别保管，不得由一人同时保管两枚及以上重要印章。2.保管方式印章应存放在专门的保险柜或安全可靠的地方，确保印章存放环境安全、干燥、通风。印章保管人员应妥善保管印章钥匙，不得随意转借他人。如因特殊情况需要委托他人代管印章时，须经培训班负责人批准，并办理书面委托手续。3.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接时，双方应在《印章交接清单》上详细注明印章名称、数量、完好情况等信息，并签字确认。《印章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份。交接完成后，行政部门应及时调整印章保管人员信息。四、印章的使用1.使用范围培训班印章的使用必须严格按照规定的范围进行，主要包括以下方面：以培训班名义发布的各类文件、通知、信函、报表等；培训班与外部单位签订的合同、协议等；培训班办理的各类手续，如营业执照登记、税务登记、资质认证等；培训班财务收支相关的票据、凭证等；其他经培训班负责人批准需要使用印章的事项。2.使用流程申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、份数、使用部门等信息，并签字确认。审批：一般性文件、通知等使用印章，由部门负责人审核签字后，报行政部门负责人批准。与外部单位签订合同、协议等重要文件使用印章，须经部门负责人、法务人员审核，培训班负责人批准。财务收支相关票据、凭证等使用印章，由财务负责人审核签字后，报培训班负责人批准。盖章：印章保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的信息与文件内容是否一致，确认无误后，方可在文件上加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。登记：印章保管人员在盖章完成后，应及时在《印章使用登记簿》上记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息，并签名。3.使用限制严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖培训班印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在盖章后立即填写文件内容，并确保填写内容真实、准确、完整。未经培训班负责人批准，任何部门和个人不得擅自将培训班印章携带外出使用。如因特殊情况需要携带外出的，须经培训班负责人书面批准，并指定专人负责携带和保管印章，确保印章安全。五、印章的停用与销毁1.停用原因因培训班名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，导致原印章不再使用的，应及时办理印章停用手续。印章因磨损、损坏、遗失等原因无法正常使用的，应立即办理停用手续。2.停用流程由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、时间等信息，并附上印章印模。经培训班负责人批准后，《印章停用申请表》生效。行政部门应将印章停用的相关信息及时通知各部门，并在培训班内进行公布。3.印章销毁对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁印章时，必须确保印章的所有痕迹完全消除，防止印章被非法利用。印章销毁应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由行政部门负责人、培训班负责人及监销人员签字确认。《印章销毁登记表》一式两份，行政部门留存一份，另一份作为档案妥善保管。六、监督与检查1.定期检查行政部门应定期对培训班印章的保管和使用情况进行检查，确保印章保管安全、使用规范。定期检查的周期为每[X]月一次。检查内容包括印章存放环境是否安全、印章保管人员是否严格履行职责、印章使用流程是否符合规定等。2.不定期抽查培训班负责人有权对印章的保管和使用情况进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。抽查结果应及时反馈给相关部门和人员，并要求限期整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，一经发现，将视情节