中央公文收发管理制度

中央公文收发管理制度一、总则（一）目的为了确保中央公文收发工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率，保证公文传递的准确性和及时性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在中央公文收发过程中的管理。（三）基本原则1.准确及时原则公文收发要准确无误地传递公文内容，确保公文在规定时间内送达相关部门和人员。2.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保公文在传递、处理过程中的安全，防止公文内容泄露。3.规范有序原则公文收发工作要按照规定的程序和流程进行，做到规范化、标准化、有序化。二、公文接收（一）接收渠道1.专人接收设立专门的公文接收岗位，由专人负责接收中央公文。接收人员要熟悉公文接收流程，具备较强的责任心和保密意识。2.电子渠道利用公司内部办公系统、电子邮件等电子渠道接收中央公文。接收人员要定期查看电子收件箱，及时下载和处理公文。（二）接收登记1.纸质公文接收纸质公文时，接收人员要认真核对公文的来文单位、文号、标题、密级、份数等信息，并在《中央公文接收登记表》上进行详细登记。登记内容包括公文编号、来文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数、附件、签收人等。2.电子公文接收电子公文时，接收人员要及时将公文下载保存，并按照纸质公文的登记要求在《中央公文接收登记表》上进行登记。同时，要注明电子公文的存储位置和文件名。（三）公文初审1.内容审核接收人员对收到的中央公文进行初审，重点审核公文的内容是否符合公司的政策法规和工作要求，是否存在错别字、语病等问题。2.格式审核审核公文的格式是否符合规范要求，包括字体、字号、排版、页码等。3.完整性审核检查公文是否齐全，有无缺页、漏页等情况。（四）分办与传阅1.分办初审通过的公文，接收人员要根据公文的内容和性质，按照公司的职责分工进行分办。分办时要填写《中央公文分办单》，注明分送部门、分送时间等信息，并将公文及分办单一并送相关部门负责人签收。2.传阅对于需要传阅的公文，接收人员要按照规定的传阅范围进行传阅。传阅时要填写《中央公文传阅登记表》，记录公文的传阅时间、传阅人员等信息。传阅人员要在规定时间内将公文阅毕，并签字确认。三、公文处理（一）承办部门处理1.明确责任承办部门收到分办的公文后，要指定专人负责处理。承办人员要认真阅读公文内容，领会公文精神，按照要求及时办理。2.办理要求承办人员要根据公文的性质和要求，采取相应的办理措施。对于需要答复的公文，要在规定时间内给予答复；对于需要落实的公文，要制定具体的实施方案，并认真组织实施。3.办理期限承办部门要严格按照规定的办理期限处理公文。一般公文的办理期限为[X]个工作日，紧急公文要特事特办，在规定时间内完成办理。（二）审核把关1.部门审核承办部门办理完毕的公文，要由部门负责人进行审核。审核内容包括公文的办理情况是否符合要求，公文的格式是否规范，公文的语言是否准确等。2.综合审核对于重要公文或涉及多个部门的公文，要由公司综合管理部门进行综合审核。综合审核要从公司整体利益出发，对公文的内容、格式、办理情况等进行全面审查，确保公文质量。（三）签发1.一般公文一般公文经部门负责人审核后，由承办部门分管领导签发。2.重要公文重要公文经部门负责人和综合管理部门审核后，由公司主要领导签发。（四）发文登记公文签发后，承办人员要在《中央公文发文登记表》上进行登记。登记内容包括公文编号、发文日期、发文单位、文号、标题、密级、份数、附件、签发人等。四、公文归档（一）归档范围1.具有保存价值的中央公文包括上级机关下发的重要文件、公司制定的规章制度、重要会议文件、重要业务文件等。2.公文处理过程中形成的相关材料如公文的起草稿、修改稿、审核意见、签发单等。（二）归档要求1.整理规范归档公文要按照分类标准进行整理，做到分类准确、排列有序、编号清晰。2.装订整齐归档公文要进行装订，确保公文的完整性和牢固性。3.编目准确归档公文要编制详细的目录，包括公文编号、标题、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。（三）归档时间公文办理完毕后，承办部门要及时将公文及相关材料整理归档。一般情况下，每年[X]月底前完成上一年度公文的归档工作。（四）档案保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放中央公文档案。档案库房要具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保管期限中央公文档案的保管期限根据公文的性质和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定执行。3.档案查阅因工作需要查阅中央公文档案的，要填写《中央公文档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时要在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。五、公文保密（一）保密措施1.人员管理加强对公文处理人员的保密教育，提高保密意识。与公文处理人员签订保密协议，明确保密责任。2.场所管理对公文处理场所进行严格管理，设置专门的公文处理区域，配备必要的保密设备，如碎纸机、保险柜等。3.电子公文保密对电子公文要采取加密存储、访问控制等保密措施，防止电子公文泄露。（二）密级划分中央公文根据其内容的重要程度和保密要求，划分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密级公文涉及公司核心机密，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的公文。2.机密级公文涉及公司重要机密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的公文。3.秘密级公文涉及公司一般机密，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的公文。（三）保密期限密级公文的保密期限根据公文的性质和保密要求确定，绝密级公文保密期限一般不超过[X]年，机密级公文保密期限一般不超过[X]年，秘密级公文保密期限一般不超过[X]年。（四）解密与公开1.解密密级公文在保密期限届满后，自动解密。如需提前解密的，由原确定密级的部门或单位提出解密意见，报公司领导批准后解密。2.公开解密后的公文，按照公司有关规定进行公开。六、公文传递（一）传递方式1.专人传递对于重要、紧急公文，要安排专人进行传递。传递人员要严格遵守保密规定，确保公文安全。2.机要通信利用机要通信渠道传递中央公文，确保公文传递的准确性和及时性。3.电子传输通过公司内部办公系统、电子邮件等电子方式传递一般性公文，但要采取加密等安全措施，防止公文泄露。（二）传递要求1.及时传递公文传递人员要按照规定的时间和路线进行传递，确保公文及时送达。2.安全保密传递过程中要严格遵守保密规定，防止公文丢失、泄露。3.交接手续公文传递时要办理交接手续，填写《中央公文传递交接单》，注明公文编号、传递时间、传递人员等信息。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司综合管理部门定期对中央公文收发工作进行检查，检查内容包括公文接收、处理、归档、保密等环节的工作情况。2.不定期抽查公司综合管理部门不定期对中央公文收发工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.考核指标建立中央公文收发工作考核指标体系，包括公文处理的准确性、及时性、规范性、保密性等方面的指标。2.考核方式考核采取自评与上级评价相结合的方式进行。各部门要定期对本部门的公文收发工作进行自评，公司综合管理部门根据自评情况和日常检查、抽查结果，对各部门的公文收发工作进行评价。3.考核结果应用考核结果作