仓储物流单据管理制度

仓储物流单据管理制度一、总则（一）目的为加强公司仓储物流单据管理，规范单据的填写、传递、保管及使用流程，确保仓储物流业务的准确、高效运作，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司仓储物流部门涉及的所有单据管理，包括但不限于入库单、出库单、库存盘点表、运输交接单等。（三）基本原则1.准确性原则：单据填写应准确无误，确保所记录的信息与实际业务情况相符。2.及时性原则：各环节应及时处理单据，保证物流信息的顺畅传递，避免延误。3.完整性原则：单据应包含完整的业务信息，不得遗漏重要内容。4.规范性原则：单据格式、填写要求、流转程序等应严格按照本制度规定执行。二、单据种类及说明（一）入库单1.定义：记录货物入库详细信息的单据，包括货物名称、规格、数量、供应商等。2.用途：作为货物入库的依据，用于仓库核对货物数量、质量，并更新库存记录。3.联次及流向：一般一式三联，第一联仓库留存，作为库存增加的记账凭证；第二联交采购部门，用于核对采购订单及结算；第三联交财务部门，作为入账依据。（二）出库单1.定义：用于记录货物出库情况的单据，明确出库货物的名称、规格、数量、去向等。2.用途：作为货物出库的凭证，仓库凭此发货，同时用于财务核算和物流跟踪。3.联次及流向：通常一式四联，第一联仓库留存，作为库存减少的记账凭证；第二联交提货部门，用于提货；第三联交财务部门，作为成本核算依据；第四联交客户或相关部门留存。（三）库存盘点表1.定义：定期对仓库库存进行实地盘点后编制的表格，反映库存货物的实际数量、价值等情况。2.用途：核对库存账目与实际库存是否相符，发现差异及时查找原因并进行调整，确保库存数据的准确性。3.联次及流向：一式两份，一份仓库留存，一份交财务部门。（四）运输交接单1.定义：记录货物在运输过程中交接情况的单据，包括发货时间、运输方式、到达时间、货物状态等。2.用途：明确运输责任，跟踪货物运输过程，保证货物安全、及时送达目的地。3.联次及流向：根据运输环节和参与方确定联次数量，一般涉及发货方、运输公司、收货方等，各联次分别留存相关方。三、单据填写规范（一）基本要求1.单据应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦。2.填写内容应完整、准确，不得遗漏必填项。（二）具体填写规范1.入库单日期：填写货物实际入库日期。供应商名称：填写提供货物的供应商全称。货物名称、规格、型号：按照采购合同或实际货物填写准确。数量：填写实际入库的货物数量。单价：填写采购单价。金额：由数量乘以单价得出，如有小数保留两位。备注：填写特殊情况或需要说明的事项。仓库经手人签字：负责接收货物的仓库人员签字确认。采购经手人签字：采购部门负责该笔采购业务的人员签字。2.出库单日期：填写货物实际出库日期。客户名称或提货部门：填写货物的接收方全称或提货部门名称。货物名称、规格、型号：同入库单要求。数量：填写实际出库的货物数量。单价：如涉及成本核算，填写出库成本单价。金额：计算方法同入库单。备注：注明出库原因、订单号等相关信息。仓库经手人签字：负责发货的仓库人员签字。提货经手人签字：提货部门的提货人员签字。3.库存盘点表日期：填写盘点日期。仓库名称：注明进行盘点的仓库。货物名称、规格、型号：逐一列出库存货物。账面数量：根据库存账目记录填写。实际数量：通过实地盘点得出的货物数量。盘盈/盘亏数量：实际数量与账面数量的差额，盘盈为正，盘亏为负。原因说明：对盘盈/盘亏情况进行简要说明。盘点人签字：负责盘点工作的人员签字。监盘人签字：监督盘点过程的人员签字。4.运输交接单发货日期：填写货物发出的日期。运输方式：如公路运输、铁路运输、航空运输等。运输单号：填写运输公司的运单号。货物名称、规格、型号、数量：同入库单要求。发货方名称：填写发货单位全称。收货方名称：填写收货单位全称。预计到达时间：根据运输方式和路程估算货物到达时间。实际到达时间：货物实际到达的时间。货物状态：如完好、损坏、短缺等。交接情况说明：记录运输过程中的特殊情况或交接事项。发货经手人签字：发货方负责发货的人员签字。运输经手人签字：运输公司负责该趟运输的人员签字。收货经手人签字：收货方接收货物的人员签字。四、单据传递流程（一）入库单传递流程1.供应商送货时，仓库收货人员核对货物与送货单一致后，填写入库单。2.入库单填写完成后，第一联仓库留存，第二联交采购部门，采购部门核对采购订单与入库单信息无误后，留存第二联作为采购业务核对依据。3.第三联入库单由仓库人员定期汇总后交财务部门，财务部门根据入库单进行账务处理。（二）出库单传递流程1.提货部门或客户提出提货申请，仓库根据审批后的提货单开具出库单。2.出库单开具后，第一联仓库留存，作为库存减少的记账凭证；第二联交提货部门，提货部门凭此到仓库提货；第三联交财务部门，财务部门根据出库单核算成本；第四联交客户或相关部门留存。3.仓库发货后，应及时将提货情况反馈给相关部门，如销售部门或生产部门。（三）库存盘点表传递流程1.每月末或定期，仓库组织库存盘点工作，盘点人员根据实地盘点结果填写库存盘点表。2.库存盘点表填写完成后，一份仓库留存，作为库存管理的参考依据；另一份交财务部门，财务部门根据盘点表核对账目，如有差异及时进行调整。（四）运输交接单传递流程1.发货方发货时，填写运输交接单，详细记录货物信息、运输方式、发货时间等。2.运输交接单一式多联，发货方留存一联，其余联次随货物交运输公司。3.运输公司在运输过程中，根据运输交接单记录货物运输情况，到达目的地后，由收货方与运输公司进行交接，收货方在运输交接单上签字确认。4.运输公司将运输交接单的相关联次分别交发货方和收货方，发货方和收货方留存作为运输业务的凭证。五、单据保管与存档（一）保管期限1.入库单、出库单、运输交接单等日常业务单据保管期限为[X]年。2.库存盘点表保管期限为[X]年，以便进行库存数据追溯和分析。（二）保管要求1.单据应分类整理，按日期顺序装订成册，便于查找和查阅。2.仓库应设置专门的单据保管区域，确保单据存放安全，避免受潮、损坏、丢失等情况。3.对于电子单据，应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）存档方式1.纸质单据存档时，应在档案袋或文件夹上标明单据名称、年度、月份等信息，便于快速定位。2.电子单据应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器文件夹中，同时建立索引目录，方便查询。六、单据审核与监督（一）审核职责1.仓库主管：负责审核入库单、出库单等仓库业务单据的填写准确性、完整性，以及货物出入库的合理性。2.采购部门负责人：审核入库单与采购订单的一致性，确保采购业务的合规性。3.财务部门负责人：审核单据的财务数据准确性，以及与财务制度的相符性，负责单据的最终入账审核。（二）审核流程1.仓库人员填写完单据后，首先提交给仓库主管进行初步审核。2.仓库主管审核通过后，将单据分别传递给采购部门或财务部门进行相关审核。3.采购部门或财务部门审核无误后，在单据上签字确认，完成审核流程。如发现问题，应及时与相关部门沟通，要求更正或补充信息。（三）监督检查1.公司内部审计部门定期对仓储物流单据管理情况进行监督检查，重点检查单据填写的规范性、传递流程的执行情况、保管存档的完整性等。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改结果。对违反单据管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。七、单据使用与查询（一）使用权限1.仓库人员负责入库单、出库单等日常业务单据的填写和使用，有权查询与自身业务相关的单据信息。2.采购部门人员有权查询入库单及相关采购订单信息，用于采购业务的核对和跟踪。3.财务部门人员有权查询各类单据的财务数据，进行账务处理和财务分析。4.其他部门如需查询单据信息，应经相关领导批准后，由仓库或财务部门协助提供。（二）查询方式1.纸质单据查询：根据单据存档索引，直接到档案保管区域查找相应单据。2.电子单据查询：通过公司内部信息系统，按照授权的查询条件进行单据信息检索。八、单据遗失处理（一）遗失报告如发现单据遗失，相关责任人应立即向本部门负责人报告，并说明遗失单据的种类、日期、涉及业务等详细情况。（二）调查与核实部门负责人接到报告后，应组织相关人员进行调查，核实单据遗失的真实性和影响范围。如涉及重要业务单据遗失，应及时通知相关部门采取应急措施，防止业务受到影响。（三）补办与处理1.根据调查结果，对于可以补