中航工业采购管理制度

中航工业采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范中航工业各部门的采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营的需求。2.适用范围本制度适用于中航工业内部各部门涉及的原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现经济效益与社会效益的统一。诚信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行合同约定。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督。二、采购组织与职责1.采购部门职责制定和完善采购管理制度及流程。负责采购计划的编制、执行和监控。寻找、评估、选择合格供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。对采购活动进行总结和分析，提出改进建议。人员配备采购经理：负责采购部门的整体管理和决策，协调与其他部门的关系。采购专员：具体执行采购任务，包括供应商联络、采购订单下达、合同跟进等。2.需求部门职责根据生产经营计划，及时准确地提出物资和服务需求。参与采购技术要求的制定和供应商的评估。负责采购物资和服务的验收工作。反馈采购物资和服务的使用情况，提出改进意见。人员配备需求部门负责人：统筹本部门的需求计划，与采购部门沟通协调。需求专员：具体提出物资和服务需求，协助采购部门进行供应商评估等工作。3.财务部门职责审核采购预算，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的审核，监督采购款项的支付。负责采购成本的核算和分析，提供财务数据支持。人员配备财务经理：负责财务部门对采购工作的整体管理和监督。财务专员：具体执行采购预算审核、款项支付监督、成本核算等工作。4.质量部门职责制定采购物资和服务的质量标准。参与供应商的评估和选择，对采购物资进行质量检验和验收。处理采购过程中的质量问题，提出质量改进建议。人员配备质量经理：负责质量部门对采购质量工作的整体管理和决策。质量检验员：具体执行采购物资的质量检验和验收工作。三、采购计划管理1.采购计划的编制依据公司年度生产经营计划。库存状况，包括现有库存数量、库存周转率等。物资消耗定额和设备维修计划。市场供应情况和价格波动趋势。2.采购计划的编制流程需求部门每月末根据本部门的生产经营需求，结合库存情况，填写《采购需求申请表》，详细列出物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。需求部门负责人对《采购需求申请表》进行审核，确保需求的合理性和准确性。采购部门汇总各需求部门的《采购需求申请表》，结合市场供应情况和库存状况，编制月度采购计划初稿。采购计划初稿提交给财务部门审核采购预算，财务部门根据公司资金状况提出意见。采购部门根据财务部门意见对采购计划进行调整，形成正式的月度采购计划，报公司领导审批。3.采购计划的执行与调整采购部门按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购计划执行过程中，如遇市场供应变化、生产计划调整等原因，需要对采购计划进行调整时，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。《采购计划调整申请表》经需求部门负责人审核、采购部门审核、财务部门审核后，报公司领导审批。采购部门根据审批后的调整申请表对采购计划进行相应调整。四、供应商管理1.供应商的选择与评估供应商选择标准具有合法的经营资质，信誉良好，无不良记录。具备生产或提供所需物资和服务的能力，产品质量稳定可靠。价格合理，具有成本优势。具备良好的售后服务能力，能够及时响应客户需求。具有较强的环保意识，符合国家环保要求。供应商评估流程采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。采购部门对潜在供应商进行初步筛选，向符合基本条件的供应商发放《供应商调查表》，要求其填写公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。采购部门会同质量部门、需求部门等相关人员对供应商进行实地考察，评估其实际生产经营状况、质量控制体系、管理水平等。采购部门根据供应商提供的信息和实地考察情况，对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》，给出评估意见和得分。对于评估得分较高的供应商，纳入合格供应商名录；对于评估得分较低的供应商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，予以淘汰。2.供应商档案管理采购部门为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、生产许可证复印件、产品质量认证证书复印件、业绩情况、评估记录、合作记录等。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.供应商的考核与激励考核指标产品质量：包括产品合格率、退货率等。交货期：按时交货率。价格：价格合理性、价格调整情况。售后服务：响应时间、解决问题的能力等。合作态度：配合度、沟通效率等。考核周期定期考核：每季度对供应商进行一次全面考核。不定期考核：根据采购过程中出现的问题或客户反馈，对供应商进行不定期考核。考核方式数据统计：采购部门、质量部门、需求部门等相关人员根据日常工作记录，统计供应商的各项考核指标数据。问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷，了解对供应商产品质量、交货期、售后服务等方面的满意度。实地考察：对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况和管理水平的变化情况。考核结果应用对于考核优秀的供应商，给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等。对于考核不合格的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暂停或取消其合格供应商资格。激励措施价格激励：对于长期合作、产品质量稳定、价格合理的供应商，给予一定的价格优惠。订单激励：增加优秀供应商的采购订单份额，提高其积极性。培训与交流激励：组织供应商参加培训和交流活动，帮助其提升管理水平和技术能力。五、采购流程管理1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、需求时间等信息。《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、采购预算等方面。对于金额较小的采购项目（具体金额标准由公司根据实际情况确定），采购部门审核后直接安排采购；对于金额较大的采购项目，采购部门审核后报公司领导审批。3.采购实施采购部门根据审批后的采购需求，选择合适的采购方式进行采购。采购方式招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。采购部门制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，比较报价后确定供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。4.采购验收物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备。物资到货时，采购部门、需求部门和质量部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。对于验收合格的物资，质量部门出具《验收报告》；对于验收不合格的物资，质量部门出具《不合格报告》，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。5.采购付款采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，注明采购物资名称、规格型号、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。《付款申请单》经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和期限支付采购款项。六、采购风险管理1.风险识别市场风险：包括市场供应短缺、价格波动、供应商垄断等风险。质量风险：采购物资不符合质量标准，影响公司生产经营。合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等风险。2.风险评估采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。3.风险应对措施市场风险应对措施建立市场监测机制，及时掌握市场供应和价格变化情况。与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低供应商垄断风险。签订长期采购合同，锁定价格，降低价格波动风险。质量风险应对措施加强对供应商的质量控制，严格执行供应商评估和考核制度。增加检验频次和检验项目，确保采购物资质量符合要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款。合同风险应对措施加强合同管理，制定规范的合同模板，明确合同条款。组织相关人员对合同进行审核，确保合同合法合规、条款清晰。建立合同执行跟踪机制，及时处理合同纠纷。供应商风险应对措施定期对供应商进行评估和考核，及时发现供应商存在的问题。要求供应商提供担保或保证金，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，在供应商出现问题时能够及时采取替代措施。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采