企业销售合同管理制度

企业销售合同管理制度一、总则1.目的为加强企业销售合同管理，规范销售合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业合法权益，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内所有涉及销售合同签订、履行及相关管理活动的部门和人员。3.基本原则合法合规原则：销售合同的签订、履行等必须遵守国家法律法规和政策的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上，充分协商达成一致。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。经济效益原则：在确保合同合法有效的前提下，追求企业经济效益的最大化。二、销售合同的签订1.合同主体资格审查客户资质调查：销售部门负责对潜在客户的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查。调查内容包括客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的真实性和有效性，以及客户的经营规模、财务状况、市场信誉等。信用评估：根据客户资质调查结果，由财务部门会同销售部门对客户进行信用评估，确定客户的信用等级。信用评估指标包括客户的付款记录、财务状况、经营稳定性等。根据信用评估结果，对不同信用等级的客户采取不同的销售政策。2.合同条款拟定合同文本模板：企业制定统一的销售合同文本模板，明确合同的基本条款，如合同双方的名称、地址、联系方式，产品或服务的名称、规格、数量、价格，交货时间、地点、方式，付款方式、期限，质量标准，违约责任等。条款协商：销售部门在与客户签订合同前，应根据合同文本模板与客户协商合同条款，确保合同条款明确、具体、合理。对于合同中的特殊条款，如定制产品的规格要求、特殊交货条件、售后服务条款等，应进行重点协商，明确双方的权利和义务。3.合同审批初审：销售合同拟定后，由销售部门负责人对合同条款进行初审，重点审查合同条款是否符合企业的销售政策和利益，是否存在法律风险等。初审通过后，将合同提交给财务部门进行审核。财务审核：财务部门对合同的付款方式、付款期限、价格条款等进行审核，确保合同的财务条款符合企业的财务管理要求，不存在财务风险。财务审核通过后，将合同提交给法务部门进行审核。法务审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律漏洞或风险等。法务审核通过后，将合同提交给企业负责人进行审批。审批决策：企业负责人根据各部门的审核意见，对合同进行审批决策。对于重大合同或涉及企业重大利益的合同，应提交企业管理层会议进行讨论决定。审批通过的合同，加盖企业公章或合同专用章后生效。三、销售合同的履行1.发货管理订单下达：销售部门根据合同约定，下达发货订单给生产部门或仓储部门。发货订单应明确产品或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。生产安排：生产部门根据发货订单的要求，组织生产。在生产过程中，应严格按照产品质量标准进行生产，确保产品质量符合合同要求。仓储发货：仓储部门根据发货订单的要求，安排货物的存储、包装和发运。在发货前，应对货物进行检验，确保货物的数量、质量、规格等符合合同要求。发货后，应及时将发货信息反馈给销售部门和客户。2.运输管理运输方式选择：根据合同约定和产品特点，选择合适的运输方式。对于贵重、易损、时效性要求高的产品，应优先选择航空运输或快递运输；对于大批量、重量较大的产品，可选择公路运输或铁路运输。运输过程监控：销售部门应及时跟踪货物的运输情况，确保货物按时、安全到达客户指定地点。如发现运输过程中出现问题，如货物损坏、延误等，应及时与运输部门沟通协调，采取相应的措施解决问题，并将相关情况及时反馈给客户。3.交货验收交货通知：在货物到达交货地点前，销售部门应提前通知客户准备验收。交货通知应明确货物的名称、规格、数量、到达时间等信息。验收标准：合同中应明确产品或服务的验收标准。客户在验收时，应按照合同约定的验收标准进行验收。如客户对验收结果有异议，应在规定的时间内提出书面异议，并提供相关证明材料。验收结果处理：销售部门收到客户的验收通知后，应及时与客户沟通，了解验收情况。如验收合格，销售部门应要求客户签署验收确认单；如验收不合格，销售部门应及时与生产部门或相关部门沟通协调，采取相应的措施解决问题，如补货、换货、维修等，并重新安排验收。四、销售合同的变更与解除1.变更条件客观情况变化：因不可抗力、政策调整、市场环境变化等客观原因，导致合同无法继续履行或需要变更合同条款的。双方协商一致：合同双方经过协商一致，同意变更合同条款的。2.变更程序提出变更申请：合同一方如需变更合同条款，应向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容和要求等。协商变更：合同双方收到变更申请后，应进行协商。协商一致后，签订书面变更协议，明确变更后的合同条款。审批备案：变更协议签订后，按照合同签订时的审批程序进行审批备案。审批通过后，变更协议生效。3.解除条件不可抗力：因不可抗力致使合同目的不能实现的。一方违约：一方当事人明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务的；一方当事人迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；一方当事人迟延履行债务或者有其他违约行为致使合同目的不能实现的。双方协商一致：合同双方经过协商一致，同意解除合同的。4.解除程序提出解除申请：合同一方如需解除合同，应向对方提出书面解除申请，说明解除的原因、依据等。协商解除：合同双方收到解除申请后，应进行协商。协商一致后，签订书面解除协议，明确解除合同的相关事宜。审批备案：解除协议签订后，按照合同签订时的审批程序进行审批备案。审批通过后，解除协议生效。五、销售合同的档案管理1.档案收集合同签订过程资料：包括客户资质调查资料、信用评估报告、合同文本、合同审批表、审批意见等。合同履行过程资料：包括发货订单、运输凭证、交货验收记录、客户反馈意见等。合同变更与解除资料：包括变更申请、变更协议、解除申请、解除协议等。2.档案整理分类归档：按照合同类别、时间顺序等对销售合同档案进行分类归档。如按照产品销售合同、服务销售合同等类别进行分类，在每个类别下按照合同签订时间先后顺序进行排列。编号管理：为每份销售合同档案编制唯一的编号，以便于查询和管理。编号应体现合同的类别、年份、序号等信息。资料装订：将合同档案中的各项资料进行整理装订，确保资料完整、整齐。3.档案保管保管期限：销售合同档案的保管期限按照国家法律法规和企业相关规定执行。一般情况下，销售合同档案的保管期限为[X]年。保管地点：设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案的安全保管。档案借阅：严格档案借阅制度，确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可借阅。借阅人员应在规定的时间内归还档案，并确保档案的安全和完整。六、销售合同的风险防范1.法律风险防范法律咨询：定期组织合同管理人员参加法律培训，提高法律意识和风险防范能力。同时，加强与法律顾问的沟通联系，在合同签订、履行等过程中及时咨询法律意见，确保合同的合法性和合规性。合同审查：严格按照合同审批流程，对合同条款进行全面审查，重点审查合同的合法性、合规性、完整性等方面，避免合同中出现法律漏洞或风险条款。2.信用风险防范信用评估：建立完善的客户信用评估体系，定期对客户进行信用评估，及时调整客户信用等级和销售政策。对于信用等级较低的客户，应采取更为谨慎的销售策略，如要求提供担保、增加预付款比例等。账款催收：加强销售合同账款的催收管理，明确账款催收责任人和催收期限。对于逾期未付款的客户，应及时采取有效的催收措施，如发函催收、电话催收、上门催收等。如催收无果，可通过法律途径解决。3.操作风险防范流程规范：制定详细的销售合同操作流程，明确各部门和人员在合同签订、履行、变更、解除等过程中的职责和权限，确保操作流程的规范和统一。培训教育：加强对销售合同管理人员的培