人员退场信息管理制度

人员退场信息管理制度一、总则（一）目的为规范公司人员退场信息管理，确保人员退场过程的有序性、准确性和信息安全性，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有员工、临时工作人员及外包项目人员退场信息的管理。（三）原则1.准确性原则：确保人员退场信息的真实、准确、完整，避免信息错误或遗漏对公司造成不利影响。2.及时性原则：人员退场信息应及时收集、整理和更新，以便公司能够及时做出相应决策和安排。3.保密性原则：严格保护人员退场信息中的敏感内容，防止信息泄露给无关人员。4.合规性原则：人员退场信息管理应符合国家法律法规及公司相关规定。二、人员退场类型及流程（一）正常离职1.申请：员工应提前[X]天向所在部门提交书面离职申请，说明离职原因、预计离职日期等信息。2.审批：部门负责人收到离职申请后，应与员工进行沟通，了解离职原因，并对其工作交接情况进行评估。如同意离职，在离职申请上签署意见并提交至人力资源部门。人力资源部门审核离职申请，包括离职手续是否齐全、是否存在未结清的财务或工作事项等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，人力资源部门向员工发出《离职审批通知》。3.工作交接：员工接到《离职审批通知》后，应在规定时间内与接手人员进行工作交接。交接内容包括但不限于工作任务、文件资料、客户信息、资产设备等，并填写《工作交接清单》。交接双方及监交人应在《工作交接清单》上签字确认，确保交接工作的完整性和准确性。4.离职手续办理：员工完成工作交接后，依次到人力资源部门、财务部门、行政部门等办理离职手续。人力资源部门办理离职手续包括解除劳动合同、出具离职证明、办理社保公积金减员等；财务部门办理工资结算、费用报销等；行政部门办理办公设备归还、门禁权限注销等。各部门在办理完相关手续后，应在《离职手续办理记录》上签字确认。5.信息更新：人力资源部门在员工离职手续办理完毕后，及时更新员工信息系统中的人员状态为“离职”，并将离职人员信息存档。（二）辞退1.通知：公司因员工违反公司规章制度、不能胜任工作等原因决定辞退员工时，由人力资源部门向员工发出《辞退通知》，说明辞退原因、辞退日期等信息。2.沟通：人力资源部门与员工进行沟通，解释辞退原因，并听取员工的意见。如员工对辞退决定有异议，可在规定时间内提出申诉。3.工作交接：辞退员工的工作交接流程与正常离职相同，应确保工作交接的顺利进行。4.离职手续办理：辞退员工按照正常离职手续办理流程，办理各项离职手续。5.信息更新：人力资源部门在辞退手续办理完毕后，及时更新员工信息系统中的人员状态为“离职”，并将辞退人员信息存档。（三）退休1.申请：员工达到法定退休年龄前[X]个月，应向人力资源部门提交退休申请，提供相关证明材料。2.审核：人力资源部门审核退休申请及相关证明材料，确认员工符合退休条件后，报公司领导审批。3.审批：公司领导审批通过后，人力资源部门向员工发出《退休审批通知》。4.工作交接：退休员工的工作交接流程与正常离职相同，确保工作平稳过渡。5.离职手续办理：退休员工办理离职手续时，除正常离职手续外，还需办理退休手续，如领取退休证、办理养老金领取手续等。6.信息更新：人力资源部门在退休手续办理完毕后，及时更新员工信息系统中的人员状态为“退休”，并将退休人员信息存档。（四）其他退场情况1.合同期满退场：对于外包项目人员或临时工作人员，合同期满不再续签的，由相关部门提前通知对方，并按照合同约定办理退场手续。2.岗位调动退场：员工因岗位调动不再在原岗位工作的，应与原岗位进行工作交接，办理相关手续后到新岗位报到。原岗位所在部门应及时更新人员信息。3.死亡退场：员工因死亡等原因退场的，由其家属或相关部门及时通知公司人力资源部门。人力资源部门负责办理相关手续，如终止劳动合同、处理社保公积金等，并将人员退场信息存档。三、人员退场信息收集（一）基本信息1.员工姓名、性别、身份证号码、联系方式、入职日期、离职日期等。2.员工所在部门、岗位、职级等。（二）工作交接信息1.《工作交接清单》，包括交接的工作任务、文件资料、客户信息、资产设备等详细内容。2.工作交接过程中的问题及解决方案。（三）财务信息1.工资结算情况，包括应发工资、实发工资、代扣代缴款项等。2.费用报销情况，已报销未到账金额、未报销费用明细等。3.借款情况，借款金额、借款用途、还款情况等。（四）其他信息1.社保公积金缴纳情况，包括参保状态、缴费基数、截止日期等。2.培训记录，员工参加公司内部培训及外部培训的情况。3.奖惩记录，员工在公司期间获得的奖励和处罚情况。四、人员退场信息整理与归档（一）信息整理1.人力资源部门负责对收集到的人员退场信息进行整理，确保信息的准确性和完整性。2.对信息进行分类汇总，如按照退场类型、部门、时间等进行分类，便于查询和统计。（二）信息审核1.整理后的人员退场信息需经过相关部门负责人审核，确保信息真实可靠。2.审核内容包括工作交接是否完成、财务手续是否结清、社保公积金是否办理妥当等。（三）信息归档1.审核通过的人员退场信息应及时进行归档，建立专门的人员退场信息档案。2.档案内容包括纸质文件和电子文档，纸质文件应按照顺序装订成册，电子文档应进行备份存储。3.人员退场信息档案应按照公司档案管理制度进行管理，确保档案的安全性和保密性。五、人员退场信息查询与使用（一）查询权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查询人员退场信息档案，但应严格遵守保密规定，不得随意泄露信息。2.其他部门因工作需要查询人员退场信息的，应填写《人员退场信息查询申请表》，经部门负责人签字、人力资源部门负责人审批后，方可查询。3.涉及公司商业秘密或个人隐私的信息，未经授权不得查询。（二）信息使用1.人员退场信息仅用于公司内部管理，如人力资源规划、员工绩效评估、财务核算等。2.未经员工本人书面同意，不得将人员退场信息提供给外部单位或个人。3.在使用人员退场信息时，应确保信息的合法性和合规性，不得用于任何违法违规目的。六、人员退场信息保密（一）保密责任1.公司所有员工均有义务对人员退场信息进行保密，不得泄露给无关人员。2.涉及人员退场信息管理的部门和工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）保密措施1.对人员退场信息档案进行加密存储，限制访问权限，确保信息安全。2.在信息传递过程中，应采用加密方式，如加密邮件、加密U盘等，防止信息泄露。3.定期对人员退场信息进行备份，防止数据丢失。4.对违反保密规定的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。七、人员退场信息安全管理（一）网络安全1.加强公司网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击导致人员退场信息泄露。2.定期对公司网络进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全隐患。（二）数据安全1.对人员退场信息数据进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.限制对人员退场信息数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。（三）信息系统安全1.加强公司信息系统的安全管理，设置用户权限、密码策略等，防止未经授权的人员访问信息系统。2.定期对信息系统进行安全评估和审计，及时发现和处理安全问题。3.对信息系统中的人员退场信息进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。八、监督与检查（一）监督部门公司人力资源部门负责对人员退场信息管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.人员退场信息收集的准确性、完整性和及时性。2.工作交接流程的执行情况，是否存在交接不清的问题。3.离职手续办理的合规性，是否存在手续不全的情况。4.人员退场信息整理、归档、查询与使用的规范性。5.人员退场信息保密和安全管理措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查：人力资源部门定期对人员退场信息管理情况进行检查，形成检查报告。2.不定期抽查：对重点部门或关键环节进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对人员退场信息管理中的突出问题或重要事项进行专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，人力资源部门应及时发出整改通知，要求相关部门或人员限期整改。2.整改完成后，相关部门或人员应向人力资源部门