会计档案账簿管理制度

会计档案账簿管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案账簿管理，保证会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案账簿管理工作。（三）定义1.会计档案：指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计账簿：是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一指导和监督全公司的会计档案账簿管理工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位会计档案账簿的具体管理。2.依法合规原则。会计档案账簿管理应严格遵守国家有关法律法规和本制度规定。3.安全保密原则。确保会计档案账簿的安全，防止会计档案信息泄露。4.便于利用原则。建立健全会计档案账簿管理制度，便于会计档案的查阅、使用和保管。二、会计档案账簿的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，对总账所属明细科目进行详细核算的账簿。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务情况说明书，对公司财务状况、经营成果和现金流量等情况进行说明的书面文件。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案账簿的整理与装订（一）会计凭证1.每月终了，会计人员应及时将本月的会计凭证进行整理。按照凭证编号顺序，去掉凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。2.整理好的会计凭证，应按照记账凭证的编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.会计凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。（二）会计账簿1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。2.账簿在装订前，应检查账页是否齐全，序号排列是否连续。发现有缺号、跳行的，应按规定方法更正，并加盖记账人员、会计机构负责人（会计主管人员）名章。3.账簿装订时，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。4.活页账簿装订时，应将空白账页抽去，已使用的账页按顺序编定页码，另加封面、封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。5.会计账簿封面应注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。（三）财务会计报告1.月度、季度财务会计报告应按月、季分别整理，年度财务会计报告应在年度终了后及时整理。2.财务会计报告应按规定的格式和内容进行整理，加具封面，装订成册。封面应注明单位名称、年度、月份、季度、报表名称等内容。3.财务会计报告的装订顺序为：封面、编制说明、各种报表、补充资料、封底。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，单独装订成册。2.纳税申报表应按月份或季度整理，与相关会计凭证一起装订。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按规定格式填写，单独装订保存。四、会计档案账簿的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告的保管期限为：月度、季度财务会计报告为10年，年度财务会计报告为永久保存。4.其他会计资料的保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单为10年；纳税申报表为10年；会计档案移交清册为30年；会计档案保管清册、销毁清册为永久保存。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库（室），配备必要的安全防护设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库（室）应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。3.会计档案应分类存放，按照保管期限、类别等进行排列，便于查找和利用。（三）保管要求1.会计档案应妥善保管，防止损坏、丢失、被盗等情况发生。2.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。3.会计档案保管库（室）应实行专人专管制度，非档案管理人员未经批准不得进入。4.会计档案保管库（室）应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全。五、会计档案账簿的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案账簿的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和范围内查阅，不得擅自将会计档案带出查阅地点。3.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证、账页、报表等。如因特殊需要，确需复印、拍照等，应经财务部门负责人批准。（二）借阅1.公司外部单位因工作需要借阅会计档案账簿的，应持有单位介绍信，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经公司财务部门负责人审核，报公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅会计档案时，借阅人员应出具正式借条，注明借阅会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应归还日期等。财务部门应按照借条内容进行登记，并由借阅人员签字确认。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播会计档案内容。归还时，应保证会计档案的完整无损，如有损坏、丢失等情况，应承担相应的赔偿责任。六、会计档案账簿的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由公司财务部门会同档案管理部门对拟销毁的会计档案进行全面清查和核对，编制《会计档案销毁清册》，详细列明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁会计档案时，应当由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司分管领导。七、会计档案账簿管理的监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对会计档案账簿管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案账簿管理制度的执行情况。2.会计档案账簿的整理、装订、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作是否规范。3.会计档案账簿的安全保管情况，包括保管设施、环境等是否符合要求。4.会计档案账簿管理人员的职责履行情况。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2