合同履约与管理制度

合同履约与管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同履约行为，保障公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防控原则加强合同风险评估与防控，对合同履行过程中可能出现的风险进行提前预判，并采取有效措施加以防范。4.分级管理原则根据合同的性质、金额等因素，实行分级分类管理，明确各级管理职责和权限。二、合同签订管理（一）合同承办部门及职责1.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等具体工作。2.对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行调查和了解，确保合同对方具备签订和履行合同的能力。3.组织合同谈判，与合同对方就合同条款进行协商，争取有利的合同条件。4.负责合同文本的起草和审核，确保合同条款清晰、准确、完整，避免出现歧义或漏洞。（二）合同审批流程1.合同承办部门完成合同起草后，应提交至本部门负责人进行初审。初审内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等。2.初审通过后，合同承办部门将合同文本及相关资料提交至法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同的法律风险，对合同条款提出修改意见。3.法务部门审核通过后，合同承办部门将合同文本及相关资料提交至财务部门进行财务审核。财务部门重点审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、价格条款等，确保合同符合公司财务规定。4.财务部门审核通过后，合同承办部门将合同文本及相关资料提交至分管领导进行审批。分管领导根据合同的性质、金额等因素进行审批，并签署意见。5.分管领导审批通过后，合同承办部门将合同文本及相关资料提交至总经理进行最终审批。总经理审批通过后，合同方可正式签订。（三）合同签订要求1.合同应当采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。2.合同条款应当明确、具体，包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。3.合同中应当约定明确的验收标准和验收方式，确保合同标的符合约定要求。4.合同中应当约定明确的付款方式和结算周期，避免出现付款纠纷。5.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分送相关部门存档，并负责跟踪合同履行情况。三、合同履约管理（一）合同执行计划1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容。2.合同执行计划应报分管领导审批后实施，并定期向分管领导汇报合同履行情况。（二）合同履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行跟踪台账，及时记录合同履行过程中的各项信息，包括合同执行进度、付款情况、验收情况、变更情况等。2.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取有效措施加以解决。如发现合同对方存在违约行为，应及时向对方发出书面通知，要求对方限期整改，并追究对方的违约责任。3.对于重大合同或履行期限较长的合同，合同承办部门应定期向分管领导和总经理汇报合同履行情况，确保公司领导及时掌握合同履行动态。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订应按照合同签订的审批流程进行审批，确保变更后的合同条款合法、合理、完整。3.合同变更后，合同承办部门应及时将合同变更情况通知相关部门，并对合同履行跟踪台账进行更新。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时与合同对方协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议的签订应按照合同签订的审批流程进行审批，确保解除合同的行为合法、合规。3.合同解除后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的各项资料，并对合同履行跟踪台账进行核销。四、合同风险管理（一）风险评估1.合同承办部门在合同签订前，应对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，包括市场风险、信用风险、法律风险、财务风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险防控措施，降低合同履行过程中的风险。（二）风险监控1.建立合同风险监控机制，定期对合同履行过程中的风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.如发现风险预警信号，应及时采取有效措施加以应对，避免风险扩大。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.在风险应对过程中，应充分考虑公司的实际情况和利益，确保风险应对措施的有效性和可行性。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，包括合同审批表、合同谈判记录、合同变更协议、合同解除协议等。2.合同承办部门应确保收集的档案资料完整、准确、真实，能够反映合同签订和履行的全过程。（二）档案整理1.合同承办部门应按照档案管理的要求，对收集的档案资料进行分类整理，建立合同档案目录。2.合同档案应按照合同签订时间顺序进行编号，便于查找和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并配备必要的防火、防潮、防虫等设施。2.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.档案查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案资料。（五）档案销毁1.合同档案超过保管期限需要销毁的，应填写档案销毁申请表，经部门负责人、分管领导、总经理批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定专人负责，并进行登记，确保档案销毁过程的可追溯性。六、监督与考核（一）监督检查1.公司设立合同管理监督小组，定期对公司合同签订、履行、管理等情况进行监督检查。2.监督检查内容包括合同审批流程的执行情况、合同条款的合法性和完整性、合同履行情况、合同档案管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的及时性、合同履行的准确性、合同风险的防控情况、合