酒店财务收支管理规定

酒店财务收支管理规定

酒店财务收支管理规定一、总则1.目的：为加强酒店财务管理，规范财务收支行为，确保酒店财务工作的正常开展，提高资金使用效益，保障酒店的经济利益，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于酒店内所有部门及全体员工涉及的财务收支活动。3.基本原则：酒店财务收支管理遵循合法性、合理性、真实性、准确性、及时性原则，严格执行国家相关法律法规及财务制度，确保财务收支活动的规范有序。二、财务收支审批权限1.日常费用审批-部门经理审批权限：部门日常发生的单项费用支出在[X]元以下的，由部门经理审批后，交财务部门审核报销。-财务总监审批权限：单项费用支出在[X]元至[X]元之间的，需经部门经理审核后，报财务总监审批，再交财务部门办理报销手续。-总经理审批权限：单项费用支出超过[X]元的，必须经部门经理、财务总监审核后，报总经理审批，财务部门根据审批意见进行报销处理。2.重大支出审批-对于重大投资项目、大额采购支出、固定资产购置等重大财务支出事项，需由相关部门提出详细的项目报告及预算方案，经部门经理、财务总监审核后，提交总经理办公会审议通过，报酒店董事会批准后方可执行。三、收入管理1.收入范围界定-酒店收入主要包括客房收入、餐饮收入、娱乐收入、会议收入、其他服务收入等。所有收入均应按照相关会计准则进行准确核算和记录。-其他收入包括但不限于场地出租收入、酒店资产处置收入、利息收入、罚款收入等，必须及时足额入账，不得隐瞒或截留。2.收入确认原则-客房收入以客人实际入住并结算的金额为依据，按照权责发生制原则确认收入。对于提前预订但未实际入住的情况，根据预订合同或相关规定进行处理，如有收取定金，应在客人实际入住或取消预订时进行相应的账务处理。-餐饮收入以客人实际消费并结算的金额为准，在客人结账时确认收入。对于宴会、会议等大型餐饮活动，根据合同约定，在活动结束且款项结算后确认收入。-娱乐收入、会议收入等按照与客户签订的合同或协议，在服务提供完成且款项收到或取得收款权利时确认收入。3.收入核算与报告-酒店各营业部门应每日编制营业收入日报表，详细记录当天的收入情况，包括收入项目、金额、结算方式等信息，并及时报送财务部门。-财务部门应根据各营业部门报送的日报表，进行收入的分类核算和汇总，编制月度、季度、年度财务报表，准确反映酒店的收入情况。同时，定期对收入数据进行分析，为酒店经营决策提供依据。4.收款管理-酒店所有收入必须通过合法的收款渠道收取，包括现金、银行卡、支票、线上支付等方式。严禁任何部门或个人私自收取现金或采用其他违规收款方式。-各营业部门在收取款项时，应按照规定开具正式发票或收据，并加盖酒店财务专用章。发票和收据的开具必须真实、准确、完整，不得虚开或开具与实际业务不符的票据。-对于现金收款，必须及时缴存银行，不得坐支现金。每日营业结束后，各营业部门应将当天收取的现金与营业收入日报表进行核对，确保账实相符，并将现金缴存至酒店指定的银行账户。-对于银行卡、线上支付等收款方式，财务部门应及时关注款项到账情况，与相关支付平台进行核对，确保收款金额准确无误。如发现异常情况，应及时与支付平台或银行联系，进行查询和处理。-对于支票收款，应严格审核支票的真实性、有效性和完整性，确保支票金额与营业收入日报表一致。收到支票后，应及时送存银行，并做好相关记录。四、支出管理1.费用支出管理-差旅费-员工因公务出差，应提前填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、预计出差时间等信息，经部门经理审批后，报财务部门备案。-差旅费报销标准按照酒店制定的相关规定执行，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。员工应在出差结束后[X]个工作日内，填写《差旅费报销单》，并附上相关发票、车票等原始凭证，按照审批权限进行报销。-交通费用应根据实际出差行程和规定的交通工具标准报销，原则上应选择经济实惠的交通方式。如需乘坐飞机、高铁一等座等高级交通工具，需经总经理批准。-住宿费用按照不同地区和职位级别设定相应的报销标准，超出标准部分原则上由个人承担。员工应选择符合酒店协议的住宿酒店，以获取更优惠的价格。如因特殊情况需入住非协议酒店，应提前说明原因并经部门经理批准。-餐饮补贴按照出差天数和规定标准发放，不再报销出差期间的餐饮费用。如因业务需要宴请客户，应按照业务招待费的规定进行审批和报销，且不得重复享受餐饮补贴。-业务招待费-业务招待费的支出应遵循必要性、合理性和适度性原则，严格控制开支范围和标准。业务招待活动必须事先填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、预计费用等信息，经部门经理审核后，报总经理审批。-业务招待费的报销必须提供合法有效的发票，并注明招待对象、时间、地点等详细信息。对于超标准或不符合规定的业务招待费用，财务部门有权拒绝报销。-财务部门应定期对业务招待费的支出情况进行统计和分析，向管理层提供相关报表，以便进行费用控制和管理。-办公用品及低值易耗品采购-各部门应根据实际工作需要，定期编制办公用品及低值易耗品采购计划，报部门经理审核后，交采购部门统一采购。-采购部门应选择合适的供应商，通过询价、比价等方式，确保采购价格合理、质量可靠。对于常用的办公用品及低值易耗品，应建立供应商档案和价格库，以便进行采购成本控制。-办公用品及低值易耗品采购完成后，采购部门应及时通知仓库进行验收。仓库管理人员应按照采购清单对货物的数量、质量、规格等进行核对，确认无误后办理入库手续，并开具入库单。-各部门领用办公用品及低值易耗品时，应填写《领用申请表》，经部门经理审批后，到仓库领取。仓库管理人员应根据《领用申请表》进行发放，并做好相关记录。-财务部门应定期对办公用品及低值易耗品的采购、库存和领用情况进行盘点和核算，确保账实相符。对于盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。-水电费及通讯费-酒店应安装独立的水电计量装置，准确记录水电消耗情况。水电费由财务部门根据水电供应部门提供的发票，按照实际消耗数量和单价进行结算。-各部门应加强对水电的使用管理，提倡节约能源，杜绝浪费现象。对于因人为原因造成水电浪费的，应追究相关人员的责任。-酒店员工的通讯费按照酒店制定的标准进行补贴，由财务部门在每月工资中统一发放。员工因公务发生的通讯费用，如因业务需要使用个人手机进行工作联系产生的费用，可凭有效发票按照规定程序报销，但应提供相关业务说明。2.采购支出管理-采购计划制定-各部门应根据酒店经营需要，结合库存情况，提前制定采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，经部门经理审核后，报采购部门汇总。-采购部门应根据各部门提交的采购计划，结合市场供应情况和价格波动趋势，编制年度、季度和月度采购预算，并报财务部门审核。财务部门应根据酒店的资金状况和成本控制目标，对采购预算进行审核和调整，确保采购支出在预算范围内。-供应商选择与管理-采购部门应建立严格的供应商筛选和评估机制，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供应能力强的供应商。-对拟合作的供应商，采购部门应进行实地考察或背景调查，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况，并要求供应商提供相关资质证明文件。经评估合格的供应商，方可列入酒店的供应商名录。-采购部门应与供应商签订正式的采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门备案。-定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的交货及时性、产品质量、售后服务等情况，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予更多的合作机会；对于不符合要求的供应商，应及时终止合作。-采购流程执行-采购部门根据批准的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物品的详细信息、价格、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。-供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，采购部门应及时跟踪采购进度，确保货物按时、按质、按量到达酒店。货物到达后，采购部门应通知仓库管理人员和质量检验人员进行验收。-仓库管理人员应按照采购订单和送货单对货物的数量、规格、型号等进行核对，质量检验人员应按照质量标准对货物进行检验。验收合格的货物，仓库管理人员应办理入库手续，开具入库单；验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等事宜。-财务部门根据采购合同、入库单、发票等相关凭证，对采购支出进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和付款时间进行付款。对于需要预付款项的采购业务，财务部门应严格按照审批程序进行操作，并跟踪预付款项的使用情况，确保资金安全。3.固定资产购置与处置管理-固定资产购置-各部门因业务需要购置固定资产，应提前填写《固定资产购置申请单》，详细说明购置原因、固定资产名称、规格、型号、预计金额等信息，经部门经理审核后，报财务部门和总经理审批。-对于重大固定资产购置项目，应进行可行性研究和论证，包括投资回报率分析、使用效益评估等。可行性研究报告经相关部门和专家评审通过后，方可提交总经理办公会审议。-固定资产购置应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、比价等方式，选择合适的供应商和采购方式，确保购置价格合理、质量可靠。-固定资产购置完成后，采购部门应及时通知使用部门和财务部门进行验收。使用部门应按照购置申请单和合同要求对固定资产的数量、质量、规格等进行验收，财务部门应核对相关发票、合同等凭证。验收合格后，使用部门应填写《固定资产验收单》，并办理固定资产入账手续。-固定资产折旧与减值准备-财务部门应按照国家财务制度和酒店固定资产折旧政策，对固定资产进行分类折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经董事会批准，并在财务报表附注中予以说明。-定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面盘点。在清查盘点过程中，如发现固定资产存在减值迹象，财务部门应按照相关会计准则进行减值测试，并计提减值准备。-固定资产处置-固定资产因报废、毁损、出售、转让等原因需要处置时，使用部门应填写《固定资产处置申请单》，说明处置原因、固定资产名称、规格、型号、购置时间、已使用年限、账面价值等信息，经部门经理审核后，报财务部门和总经理审批。-对于重大固定资产处置项目，应进行资产评估，确定其市场价值。处置价格应根据评估结果和市场行情合理确定，不得低于评估价值。处置收入应及时足额入账，处置净收益或净损失应按照财务制度进行相应的账务处理。-固定资产处置完成后，财务部门应及时办理固定资产核销手续，调整固定资产明细账和总账，确保账实相符。五、财务收支核算与监督1.财务核算要求-酒店财务部门应按照国家统一的会计准则和财务制度，设置规范的会计账簿和会计科目，对财务收支进行准确、完整的核算。-会计凭证的编制必须真实、合法、有效，原始凭证应齐全、完整，记账凭证应准确反映经济业务内容，科目使用正确，金额计算无误。-财务报表的编制应符合会计准则和相关法律法规的要求，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。定期编制财务分析报告，对酒店的财务状况、经营成果和现金流量进行分析和评价，为管理层提供决策支持。2.财务监督机制-酒店设立内部审计机构，负责对财务收支活动进行定期审计和监督。内部审计人员应具备专业的财务知识和审计技能，独立行使审计职权，不受其他部门和个人的干涉。-内部审计机构应制定年度审计计划，对财务收支的合法性、合规性、真实性进行审计检查。审计内容包括财务制度执行情况、预算执行情况、收支审批流程、资金使用效益等方面。-定期对财务部门的会计凭证、账簿、报表等会计资料进行审计，检查会计核算是否规范，财务数据是否真实可靠。对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。-加强对重大财务收支项目的专项审计，如重大投资项目、大额采购支出等。对项目的决策程序、预算执行、资金使用、经济效益等方面进行全面审计，确保项目实施的合规性和效益性。-鼓励员工对财务收支活动中的违规行为进行举报。对于举报属实的，酒店将给予举报人一定的奖励，并为举报人保密。六、财务收支风险管理1.风险识别与评估-财务部门应定期对酒店财务收支活动中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、流动性风险、操作风险等。-针对不同类型的风险，制定相应的风险评估指标和方法。例如，通过分析市场利率波动对酒店融资成本的影响，评估市场风险；通过对客户信用状况的调查和分析，评估信用风险；通过对酒店现金流量状况的分析，评估流动性风险；通过对财务流程和内部控制制度的检查，评估操作风险。-根据风险评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的重要性和影响程度，为制定风险应对策略提供依据。2.风险应对策略-对于市场风险，酒店应密切关注市场动态和宏观经济形势，合理调整经营策略和财务政策。例如