药品采供供应管理制度

药品采供供应管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司药品采购、供应及相关管理工作，确保药品质量安全、供应及时、价格合理，满足公司业务需求，保障医疗服务的正常开展。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及药品采购、储存、配送、供应等环节的所有部门和人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保药品采购、供应活动合法合规。质量第一原则：始终将药品质量放在首位，从合法、优质的供应商处采购药品，保证所供应药品符合国家药品标准和质量要求。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部监管。成本效益原则：在保证药品质量和供应的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、职责分工1.采购部门负责制定药品采购计划，根据临床需求、库存情况等合理安排采购数量和时间。寻找、评估、选择合格的药品供应商，建立供应商档案。组织药品采购谈判，签订采购合同，确保采购药品的价格、质量、交货期等符合公司要求。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.质量控制部门负责对采购药品进行质量验收，制定药品验收标准和流程。对验收合格的药品出具质量验收报告，对不合格药品进行处理，确保入库药品质量合格。定期对库存药品进行质量抽检，监督药品储存条件，保证药品质量稳定。3.仓储部门负责药品的储存管理，按照药品储存条件要求，合理安排仓位，确保药品储存安全。建立药品出入库管理制度，准确记录药品出入库数量、日期、批次等信息，保证账物相符。定期盘点库存药品，及时清理过期、变质等不合格药品，上报库存情况。4.临床使用部门及时向采购部门反馈药品临床需求信息，协助采购部门制定采购计划。对采购药品的质量、供应及时性等进行评价，提出改进意见和建议。5.财务部门负责审核药品采购费用，按照合同约定及时支付货款。对药品采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。三、药品采购管理1.采购计划制定采购部门应定期收集临床使用部门、仓储部门等的药品需求信息，结合库存情况、药品有效期等因素，制定月度、季度和年度药品采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、剂型、数量、预计采购时间等内容，并经相关部门审核后执行。在执行过程中，如遇临床需求变化、突发疾病等特殊情况，采购部门应及时调整采购计划。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道寻找潜在的药品供应商，包括药品招标会、供应商推荐、网络搜索等。对供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、药品生产许可证或经营许可证、药品GMP或GSP认证证书、产品质量检验报告等。实地考察供应商的生产或经营场所，评估其生产能力、质量管理水平、信誉等情况。建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质文件、合作历史、评价结果等内容，并定期更新。与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务，包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.采购流程采购人员根据采购计划向供应商发送采购订单，明确采购药品的具体要求和交货时间。供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货，并提供发货清单、质量检验报告等相关文件。采购人员跟踪采购订单执行情况，如发现问题及时与供应商沟通协调，确保药品按时、按质、按量到货。药品到货后，采购人员通知质量控制部门进行验收。四、药品验收管理1.验收人员与场地质量控制部门应配备专业的药品验收人员，验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉药品验收标准和流程。设立专门的药品验收场地，验收场地应清洁、卫生、通风良好，符合药品验收要求。2.验收标准与流程验收人员应按照国家药品标准、药品说明书及合同约定的质量标准对采购药品进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、数量、规格、剂型、批准文号、生产日期、有效期等。对整件药品，应检查包装是否完好、有无破损、变形等情况；对拆零药品，应检查最小包装是否完好。验收人员应逐批验收药品，并做好验收记录，记录内容包括药品名称、规格、剂型、数量、批准文号、生产日期、有效期、生产企业、供货单位、到货日期、验收情况、验收人员签名等。对验收合格的药品，验收人员应出具质量验收报告，验收报告应加盖质量验收专用章。对验收不合格的药品，质量控制部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货等，并跟踪处理结果。3.特殊药品验收对于麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、放射性药品等特殊药品，应按照国家相关法律法规和特殊药品管理规定进行验收。验收特殊药品时，应双人验收，验收记录应保存至超过药品有效期5年，但不得少于5年。五、药品储存管理1.储存条件与设施仓储部门应根据药品的特性，设置相应的储存仓库和储存条件，如常温库（温度0℃～30℃）、阴凉库（温度不超过20℃）、冷库（温度2℃～8℃）等。仓库应具备通风、防潮、防虫、防鼠等设施，保持仓库环境清洁卫生。按照药品的剂型、用途、储存条件等进行分区分类存放，并有明显的标识。药品应按批号堆码，不同批号的药品不得混垛，垛间距不小于5厘米，与库房内墙、顶、温度调控设备及管道等设施间距不小于30厘米，与地面间距不小于10厘米。2.库存管理建立药品库存管理制度，定期盘点库存药品，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。对库存药品的有效期进行跟踪管理，建立有效期预警机制，对近效期药品及时进行标识和处理。仓储部门应及时记录药品出入库情况，包括出入库日期、药品名称、规格、剂型、数量、批号、有效期等信息，保证库存信息准确、及时。严格控制库存水平，避免药品积压或缺货。根据药品采购周期、临床需求变化等因素，合理确定安全库存。3.药品养护制定药品养护计划，定期对库存药品进行养护检查。养护检查内容包括药品外观质量、包装、储存条件等。对易霉变、易潮解、易挥发、易氧化等药品，应增加养护检查频次。发现药品有质量问题或其他异常情况时，应及时采取相应措施，如隔离存放、送检、处理等，并做好记录。定期对仓库设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。六、药品供应管理1.供应流程仓储部门根据临床使用部门的领药申请，按照先进先出、近期先出的原则进行药品配发。配发药品时，应核对药品名称、规格、剂型、数量、批号等信息，确保配发药品准确无误。将配发的药品送至临床使用部门，并办理交接手续，双方在交接单上签字确认。临床使用部门应及时对接收的药品进行核对和验收，如发现问题及时与仓储部门沟通解决。2.紧急供应建立药品紧急供应机制，以应对突发疾病、药品短缺等紧急情况。当出现紧急需求时，临床使用部门应立即向采购部门报告，采购部门应迅速启动紧急采购程序。紧急采购可通过与现有供应商协商加急供货、寻找替代供应商等方式解决，确保药品及时供应。对紧急采购的药品，应按照特殊情况进行验收和管理，确保药品质量安全。3.供应服务评价临床使用部门定期对药品供应服务进行评价，评价内容包括药品供应及时性、准确性、质量等方面。根据评价结果，采购部门和仓储部门应分析原因，采取改进措施，不断提高药品供应服务水平。将药品供应服务评价结果纳入相关部门和人员的绩效考核体系。七、监督与考核1.内部监督公司内部设立监督机构或指定专人负责对药品采供供应管理工作进行监督检查。监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、药品验收、储存管理、供应服务等方面。定期对药品采供供应管理工作进行内部审计，检查制度执行情况、财务收支情况等，发现问题及时督促整改。2.外部监管积极配合药品监管部门的监督检查，及时提供相关资料和信息。对监管部门提出的问题和整改要求，应认真落实，按时整改到位，并将整改情况及时报告。3.考核机制建立药品采供供应管理工作考核机制，对采购部门、质量控制部门、仓储部门、