药业原料采购管理制度

药业原料采购管理制度一、总则1.目的为加强公司药业原料采购管理，规范采购工作流程，确保采购的原料符合质量要求，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有药业原料的采购活动，包括但不限于中药材、化学原料药、药用辅料等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产计划和销售需求，合理确定原料采购数量和时间，避免积压和浪费。质量优先原则：严格把控原料质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原料符合国家药品标准和公司质量要求。价格合理原则：在保证原料质量的前提下，通过市场调研、招标采购、谈判等方式，寻求合理的采购价格，降低采购成本。诚实守信原则：在采购活动中，采购人员应诚实守信，遵守法律法规和公司规章制度，维护公司利益。二、采购部门及职责1.采购部门设置公司设立采购部，负责药业原料的采购工作。采购部设采购经理一名，采购专员若干名，具体负责不同类别原料的采购任务。2.采购经理职责全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。组织制定和完善采购管理制度、流程和标准，并监督执行。负责供应商的开发、评估、管理和维护，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。组织开展采购市场调研，掌握原料市场价格动态和供求信息，为采购决策提供依据。审核采购订单，确保采购订单的准确性、合理性和合规性，协调解决采购过程中的问题。负责与其他部门的沟通协调，及时了解生产、销售等部门的需求变化，调整采购策略。定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提出改进建议和措施。3.采购专员职责在采购经理的指导下，负责具体原料的采购工作，按照采购计划和流程进行采购操作。负责与供应商联系、洽谈采购业务，收集供应商报价、样品等资料，进行比价、议价工作。根据采购订单要求，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。负责采购合同的起草、审核、签订和执行，及时处理合同执行过程中的变更、纠纷等问题。协助采购经理进行供应商管理工作，参与供应商的评估、考核等活动。整理和归档采购业务相关资料，建立采购台账，定期进行采购数据统计和分析。三、供应商管理1.供应商开发采购部应根据公司生产经营需求，通过多种渠道开发潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、生产许可证、质量体系认证、产品检验报告等相关资质文件，并进行审核。组织对符合基本条件的潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理水平、研发能力、信誉状况等，填写《供应商考察报告》。根据考察结果，对潜在供应商进行综合评估，确定合格供应商名单，报采购经理审核后纳入供应商档案管理。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估与考核，评估周期为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。采购专员负责收集供应商的相关数据和信息，如产品检验报告、交货记录、发票等，并填写《供应商评估表》。采购经理组织相关人员对《供应商评估表》进行审核和综合评价，根据评估结果对供应商进行分类管理：A类供应商：评估得分在90分以上，产品质量优秀，交货期准时，价格合理，服务良好，与公司合作关系紧密，为重点合作供应商。B类供应商：评估得分在7089分之间，产品质量较好，交货期基本准时，价格较合理，服务较好，保持正常合作关系。C类供应商：评估得分在6069分之间，产品质量一般，交货期有时延迟，价格或服务存在一定问题，需加强管理和监督。D类供应商：评估得分在60分以下，产品质量不稳定，交货期经常延迟，价格或服务较差，应考虑淘汰或更换。对于评估结果为D类的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作，并从供应商档案中删除。3.供应商档案管理采购部负责建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件、考察报告、评估记录、合作记录等进行详细登记和管理。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。严格保密供应商档案信息，未经授权不得泄露给第三方。四、采购计划管理1.采购计划制定采购专员应根据公司生产计划、销售预测、库存状况等信息，编制月度采购计划。采购计划应明确原料名称、规格、数量、采购时间等内容。采购计划编制完成后，需经采购专员所在部门负责人审核，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报采购经理审批。采购经理根据公司整体运营情况和资源配置要求，对采购计划进行审批。如采购计划存在重大问题或不合理之处，采购经理应及时与相关部门沟通协调，提出修改意见。2.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因生产计划变更、销售订单增加或减少、原料市场价格波动等原因，需要调整采购计划时，采购专员应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等。《采购计划调整申请表》经所在部门负责人审核后，报采购经理审批。采购经理审批通过后，采购专员按照调整后的采购计划执行采购任务。五、采购流程管理1.采购申请公司各部门根据生产、销售等工作需要，如需采购药业原料，应填写《采购申请表》，详细注明原料名称、规格、数量、需求时间、用途等信息，并提交给采购部。《采购申请表》应经部门负责人审核签字确认，确保申请内容真实、合理、必要。2.采购审批采购专员收到《采购申请表》后，对其进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，是否符合采购计划和公司相关规定。对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况另行规定），采购专员审核通过后可直接安排采购；对于金额较大的采购申请，需报采购经理审批。采购经理对采购申请进行审批，重点审核采购的必要性、预算合理性、供应商选择等方面。审批通过后，采购专员方可开展采购工作。3.采购询价与比价根据采购申请内容，采购专员通过电话、邮件、传真等方式向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、付款方式等信息。采购专员收集整理各供应商的报价资料，进行比价分析。在比价过程中，应综合考虑原料质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。对于重要原料或采购金额较大的项目，采购专员应组织相关人员进行商务谈判，争取更优惠的采购条件。商务谈判应做好记录，并形成《商务谈判纪要》。4.采购合同签订确定供应商后，采购专员负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原料名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同初稿完成后，提交给采购经理审核。采购经理对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、合理，符合公司利益。采购合同经采购经理审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司合同专用章，并及时交采购专员存档。5.采购订单下达采购专员根据签订的采购合同，在公司采购管理系统中下达采购订单。采购订单应与采购合同内容一致，明确订单编号、原料信息、交货时间、交货地点、包装要求等。采购订单下达后，采购专员应及时通知供应商确认订单内容，并跟踪订单执行情况。6.采购验收原料到货前，采购专员应通知质量控制部门安排验收人员进行验收准备。原料到货时，采购专员应会同质量控制部门验收人员共同对原料的数量、规格、外观等进行检查，并核对送货清单、发票等相关凭证。质量控制部门验收人员按照公司质量标准和检验规程对原料进行抽样检验，出具检验报告。检验合格的原料办理入库手续，检验不合格的原料由采购专员负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.采购付款采购专员根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证。《付款申请单》经所在部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关凭证是否齐全等。财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，财务部门按照审批意见办理付款手续。六、采购风险管理1.市场风险采购部应密切关注药业原料市场动态，及时了解市场价格波动、供求变化等信息，制定应对市场风险的策略。通过与多家供应商建立长期合作关系、签订框架协议、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。加强市场调研和分析，提前预测市场趋势，合理安排采购计划，避免因市场供应短缺导致原料采购困难。2.质量风险严格按照质量优先原则选择供应商，加强对供应商的质量管理和监督，确保所采购的原料符合质量要求。要求供应商提供产品质量保证文件和检验报告，在采购合同中明确质量标准和违约责任。加强原料验收环节的管理，严格按照质量标准进行检验，确保不合格原料不入库、不使用。建立质量追溯机制，对采购的原料质量问题进行跟踪和处理，及时采取措施防止问题扩大。3.供应商风险加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况（如停产、倒闭、质量事故等）时，能够迅速采取应对措施，确保原料供应不受影响。4.内部风险加强采购人员的培训和教育，提高其业务水平和职业道德素养，防范采购人员因违规操作给公司带来损失。建立健全采购内部控制制度，加强对采购流程各环节的监督和制约，防止采购过程中的舞弊行为。定期对采购工作进行内部审计，发现问题及时整改，不断完善采购管理制度和流程。七、采购信息管理1.采购文件管理采购部负责采购文件的收集、整理、归档和保管工作，采购文件包括采购申请表、采购计划、询价函、报价单、商务谈判纪要、采购合同、采购订单、验收报告、付款申请单等。采购文件应按照类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。采购文件的查阅和借阅应履行相应的审批手续，未经授权不得擅自查阅、复印或借阅采购文件。2.采购数据统计与分析采购专员定期对采购业务数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、供应商分布、采购价格变动等。通过采购数据统计与分析，及时发现采购工作中存在的问题，如采购成本过高、供应商交货延迟、质量问题等，并提出改进措施和建议。采购数据统计与分析结果应定期向采购经理汇报，为采购决策提供依据。八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对采购部的采购业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理等。采购部应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将整