药厂库房台账管理制度

药厂库房台账管理制度一、总则（一）目的为加强药厂库房管理，规范库房台账的记录与管理，确保药品存储、出入库等信息的准确、及时、完整，保障药品质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于药厂库房所有药品及相关物资的台账管理工作，包括库房管理人员、采购人员、销售人员等涉及库房业务操作的人员。（三）职责分工1.库房管理人员负责库房药品及物资的收、发、存台账的日常记录与更新，确保台账信息与实物一致，并定期进行盘点核对。2.采购人员协助库房管理人员做好采购入库药品及物资的台账登记工作，提供准确的采购信息，包括药品名称、规格、数量、供应商等。3.销售人员配合库房管理人员做好销售出库药品的台账记录工作，提供销售订单相关信息，确保出库信息准确无误。4.财务人员定期对库房台账进行审核，监督库房物资的出入库情况，确保账实相符，为财务核算提供准确的数据支持。5.质量管理人员检查库房台账记录的规范性、完整性，确保药品出入库符合质量管理要求，对台账记录中涉及的质量问题进行跟踪和处理。（四）基本原则1.准确性原则台账记录应如实反映药品及物资的实际情况，数据准确无误，确保账实相符。2.及时性原则各项业务发生后，应及时进行台账记录，不得拖延，保证信息的时效性。3.完整性原则台账应涵盖库房管理的各个环节，包括药品及物资的采购、入库、存储、出库、盘点等，记录详细完整。4.规范性原则台账记录应按照规定的格式、内容和流程进行操作，保证记录的规范性和一致性。二、台账设置（一）入库台账1.记录内容药品及物资的名称、规格、剂型、批准文号、生产厂家、数量、批次、生产日期、有效期至、供应商名称及联系方式等详细信息。入库日期、入库单号、来源（采购、退货、调拨等）、质量状况（合格、不合格、待验）。2.记录方式采用电子表格或专门的库房管理软件进行记录，入库时应逐笔录入上述信息，确保记录准确。（二）库存台账1.记录内容药品及物资的名称、规格、剂型、批准文号、生产厂家、库存数量、批次、生产日期、有效期至等。存放位置、货位编号、库存状态（正常库存、滞销库存、近效期库存、过期库存）。2.记录方式根据每日出入库情况实时更新库存台账，确保库存数量与实物一致。定期对库存进行盘点，将盘点结果与库存台账进行核对，如有差异及时查找原因并调整。（三）出库台账1.记录内容药品及物资的名称、规格、剂型、批准文号、生产厂家、数量、批次、生产日期、有效期至、销售订单号、客户名称等。出库日期、出库单号、去向（销售、退货、调拨等）、领用部门或人员等。2.记录方式依据销售订单或其他出库凭证，及时记录出库信息。对于销售出库，应详细记录销售订单号及客户信息，以便跟踪销售情况。（四）盘点台账1.记录内容盘点日期、盘点范围、盘点人员、药品及物资的名称、规格、剂型、实际盘点数量、账面数量、盘盈盘亏数量及金额等。盘盈盘亏原因分析、处理措施及结果记录。2.记录方式在每次盘点工作结束后，及时整理盘点数据，形成盘点台账。对盘盈盘亏情况进行详细分析，提出处理意见，并跟踪处理结果，确保盘点问题得到妥善解决。（五）不合格品台账1.记录内容不合格药品及物资的名称、规格、剂型、批准文号、生产厂家、数量、批次、不合格原因、发现日期、处理情况（退货、销毁、返工等）。处理部门、处理人员及相关审批记录。2.记录方式发现不合格品后，立即记录相关信息，详细描述不合格情况及处理过程。对不合格品的处理结果进行跟踪反馈，确保不合格品得到有效控制，防止其再次流入市场。三、台账记录要求（一）记录规范1.台账记录应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的笔书写。2.字迹应清晰、工整、规范，不得随意涂改。如有错误需要更正，应在原记录上划红线注销，并在旁边填写正确内容，同时由更正人员签字或盖章确认。3.各项记录应按规定的格式填写完整，不得遗漏重要信息。（二）数据录入与审核1.库房管理人员应及时、准确地将药品及物资的出入库等信息录入台账系统。录入完成后，应进行自我核对，确保数据准确无误。2.财务人员或指定的审核人员定期对库房台账进行审核，重点审核数据的准确性、完整性以及业务流程的合规性。如发现问题，应及时通知库房管理人员进行更正，并跟踪整改情况。（三）备份与存档1.电子台账应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。2.纸质台账应按月或按季装订成册，妥善保管。保管期限按照国家相关法律法规及公司档案管理制度执行，期满后按规定进行销毁处理。四、台账管理流程（一）入库管理流程1.采购人员在药品及物资到货前，应将采购订单信息提前传递给库房管理人员，包括药品名称、规格、数量、供应商等。2.药品及物资到货时，库房管理人员依据送货单、发票等原始凭证，对实物进行验收，核对药品及物资的名称、规格、数量、质量等与采购订单一致后，办理入库手续。3.库房管理人员按照入库台账的记录内容，在系统中逐笔录入入库信息，并打印入库单，入库单需经库房负责人签字确认后，一联留存库房作为入库凭证，一联交采购人员核对，一联交财务部门记账。（二）库存管理流程1.库房管理人员应定期对库存药品及物资进行巡查，检查药品的存储条件是否符合要求，如温度、湿度、光照等，确保药品质量稳定。2.根据库存动态，及时调整库存台账，对于近效期药品应进行标识和预警，提醒相关部门及时处理。3.每月末，库房管理人员应进行库存盘点前的准备工作，包括整理库存物资、核对账目等。盘点工作应在财务人员或其他指定人员的监督下进行，确保盘点结果真实可靠。4.盘点结束后，库房管理人员应根据盘点结果编制盘点报表，详细记录盘盈盘亏情况，并分析原因。对于盘盈盘亏的处理，应按照公司相关规定履行审批手续后进行调整。（三）出库管理流程1.销售部门根据客户订单情况，开具销售出库单，销售出库单应详细填写药品及物资的名称、规格、数量、销售订单号、客户名称等信息。2.库房管理人员收到销售出库单后，按照出库单内容进行备货，核对实物与出库单信息一致后，办理出库手续。3.库房管理人员在系统中录入出库信息，并打印出库单，出库单需经库房负责人签字确认后，一联留存库房作为出库凭证，一联交销售部门核对，一联交财务部门记账。对于销售退回药品，应按照退货管理流程办理入库手续，并在台账中进行相应记录。（四）不合格品管理流程1.在药品及物资验收、储存或销售过程中，如发现不合格品，质量管理人员应立即通知库房管理人员进行隔离存放，并填写不合格品报告。2.库房管理人员根据不合格品报告，将不合格品信息详细记录在不合格品台账中，注明不合格原因、发现日期等。3.质量管理人员组织相关部门对不合格品进行评审，确定处理方式，如退货、销毁、返工等。处理方式经批准后，库房管理人员按照规定进行处理，并在不合格品台账中记录处理情况及相关审批信息。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对库房台账管理进行审计检查，重点审查台账记录的准确性、完整性、规范性以及业务流程的合规性。2.审计人员通过查阅台账资料、实地盘点、与相关人员访谈等方式进行审计，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保库房台账管理符合公司规定和相关法律法规要求。（二）日常监督检查1.库房负责人应定期对库房台账管理工作进行检查，检查内容包括台账记录情况、库存物资管理情况、出入库手续办理情况等。2.质量管理人员在日常工作中对库房台账涉及的质量信息进行监督检查，确保药品出入库符合质量管理要求，对发现的质量问题及时督促整改。3.对于检查中发现的问题，应责令相关责任人及时整改，并记录整改情况。对违反台账管理制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。六、培训与考核（一）培训1.人力资源部门定期组织库房台账管理制度培训，培训对象包括库房管理人员、采购人员、销售人员、财务人员、质量管理人员等相关岗位人员。2.培训内容包括台账管理制度的目的、适用范围、职责分工、台账设置、记录要求、管理流程、监督检查等方面的内容，确保相关人员熟悉并掌握台账管理工作的要求和操作方法。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。培训结束后，应对培训人员进行考核，考核合格后方可上岗。（二）考核1.建立库房台账管理工作考核机制，对库房管理人员及相关岗位人员的台账管理工作进行定期考核。2.考核指标包括台账记录的准确性、及时性、完整性，库存管理的规范性，出入库手续的合规性，盘点工作的质量等方面。3.根据考核结果，对表现