设备招标采购管理制度

设备招标采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司设备招标采购活动，加强对设备采购过程的管理与监督，确保采购设备的质量、性能符合公司需求，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备的招标采购活动，包括但不限于生产设备、办公设备、检测设备等。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与招标的供应商享有平等的机会，按照公正的程序进行评标和定标。2.质量优先原则在满足公司需求的前提下，优先选择质量可靠、性能优良的设备，确保设备能够稳定运行，满足生产和工作要求。3.成本效益原则在保证设备质量的基础上，通过合理的采购策略和竞争机制，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行合同义务，保证提供真实、准确的信息。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定设备采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施设备招标采购活动，包括发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（二）使用部门1.根据生产和工作需要，提出设备采购申请，明确设备的技术规格、性能要求等。2.参与设备的技术评标工作，提供专业技术意见。3.负责设备的验收工作，确保设备符合采购合同要求。（三）技术部门1.协助使用部门制定设备技术规格和性能要求。2.参与设备的技术评标工作，对设备的技术性能进行评估和审核。3.提供设备安装、调试、技术培训等方面的技术支持。（四）财务部门1.参与设备采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和结算管理。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议和支持。（五）审计部门1.对设备招标采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。2.审查采购合同的条款和内容，防范合同风险。3.对采购项目进行绩效审计，评价采购效益。三、设备采购计划（一）计划编制1.使用部门应根据生产和工作发展规划、设备现状及更新需求等，每年定期编制下一年度设备采购计划。2.采购计划应明确设备名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容，并详细说明采购设备的用途和必要性。3.使用部门在编制采购计划时，应充分考虑设备的兼容性、扩展性以及与现有生产流程和工作环境的适应性。（二）计划审核与批准1.采购计划编制完成后，由使用部门负责人签字确认，报技术部门审核。2.技术部门应从技术角度对采购计划进行审核，确保设备的技术规格和性能要求合理、可行，并提出审核意见。3.采购计划经技术部门审核通过后，报财务部门进行预算审核。财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出预算调整建议。4.采购计划最终报公司主管领导批准。主管领导根据公司战略规划、资金状况等因素，对采购计划进行综合审批，批准后的采购计划作为设备招标采购的依据。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，确需对采购计划进行调整的，使用部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及对相关工作的影响。2.采购计划调整申请经技术部门、财务部门审核后，报公司主管领导批准。未经批准，不得擅自调整采购计划。四、招标采购流程（一）招标方式选择1.根据采购设备的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的招标方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的设备采购项目。邀请招标适用于具有特定资格要求或潜在供应商数量有限的项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形。（二）招标公告发布1.采用公开招标方式的，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、技术规格、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。2.采用邀请招标方式的，采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）招标文件编制1.采购部门负责编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，能够准确反映采购设备的技术要求；商务条款应包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容；评标标准应客观、公正，能够合理评价投标人的投标文件。（四）投标报名与文件获取1.潜在投标人应按照招标公告或投标邀请书的要求，在规定时间内报名并获取招标文件。2.采购部门应对报名的潜在投标人进行资格审查，符合资格要求的潜在投标人方可获取招标文件。（五）投标文件编制与提交1.投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容。2.投标文件应密封包装，并在规定的投标截止时间前送达指定地点。逾期送达的投标文件，采购部门不予受理。（六）开标1.采购部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应由采购部门主持，使用部门、技术部门、财务部门等相关人员参加。2.开标时，应首先检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。（七）评标1.采购部门应组织成立评标委员会，评标委员会由技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。（八）定标1.公司根据评标委员会推荐的中标候选人，按照规定的程序确定中标人。2.采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。3.中标通知书对采购人和中标人具有法律效力，中标人应按照中标通知书的要求与采购人签订采购合同。五、合同签订与执行（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交公司法律事务部门进行审核，确保合同条款合法合规，避免合同风险。3.采购合同经双方签字盖章后生效，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同执行跟踪1.采购部门应建立合同执行跟踪台账，及时掌握合同执行情况，包括设备生产进度、发货情况、到货时间等。2.如发现合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保合同顺利执行。3.对于因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等，并按照合同签订的审批程序进行审批。六、验收管理（一）验收准备1.设备到货前，使用部门应组织相关人员熟悉设备技术资料，制定验收方案，明确验收标准和验收流程。2.采购部门应通知供应商在设备到货前提供设备的质量证明文件、操作手册、维修手册等相关资料。（二）验收实施1.设备到货后，采购部门应及时通知使用部门进行验收。使用部门应按照验收方案组织技术人员、质量管理人员等对设备进行验收。2.验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、运行状况等。验收过程中，应严格按照合同要求和相关标准进行检查，并做好验收记录。3.对于大型、复杂设备或关键设备，可邀请专业机构或专家进行验收。（三）验收报告1.验收完成后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括设备名称、规格型号、数量、验收日期、验收内容、验收结论等内容。2.验收报告经验收人员签字确认后，报使用部门负责人审核。使用部门负责人审核通过后，报采购部门存档。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或更换设备。整改或更换完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准和评价体系，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评价。2.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等情况，并要求供应商提供相关证明材料。3.根据供应商评价结果，选择合格的供应商列入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。采购部门应根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价考核结果、合作项目等内容，为供应商管理提供依据。（三）供应商合作与沟通1.采购部门应与供应商保持密切的合作与沟通，及时了解供应商的生产经营状况和产品质量情况，协调解决合作过程中出现的问题。2.对于重大采购项目，采购部门应组织供应商召开项目协调会，明确各方的责任和义务，确保项目顺利实施。3.采购部门应定期向供应商反馈公司的采购需求和质量要求，促进供应商不断改进产品质量和服务水平。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.审计部门应及时发现和纠正采购过程中存在的问题，对违规行为提出处理建议，并跟踪整改情况。3.公司内部其他部门有权对设备招标采购活动进行监督，发现问题可及时向采购部门或相关领导反映。（二）外部监督1.公司应积