电子印章使用管理制度

电子印章使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司电子印章的使用，确保电子印章使用的合法性、安全性和有效性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在处理公司业务过程中使用电子印章的行为。（三）定义1.电子印章：指公司通过电子签名技术生成的，以电子形式表现的，与公司传统印章具有同等法律效力的印章。电子印章包含印章图像、数字证书等信息，通过特定的软件系统进行管理和使用。2.电子签名：指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子签名符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的规定，具有与手写签名或者盖章同等的法律效力。二、电子印章的管理机构及职责（一）管理机构公司设立电子印章管理小组，负责电子印章的整体管理工作。电子印章管理小组由公司总经理担任组长，人事总监担任副组长，成员包括信息技术部门负责人、法务部门负责人等。（二）职责分工1.总经理负责审批电子印章的使用申请，对涉及重大事项或重要文件的电子印章使用进行最终决策。监督电子印章管理工作的执行情况，确保电子印章使用符合公司规定和法律法规要求。2.人事总监协助总经理开展电子印章管理工作，负责组织制定和修订电子印章使用管理制度。审核电子印章使用申请，对一般性文件和业务的电子印章使用进行审批。协调各部门之间在电子印章使用过程中的工作关系，处理相关问题和纠纷。3.信息技术部门负责电子印章系统的建设、维护和管理，确保系统的稳定运行和数据安全。按照公司要求，对电子印章的制作、存储、使用等环节进行技术支持和保障，防止电子印章被非法获取、篡改或滥用。定期对电子印章系统进行安全评估和漏洞扫描，及时采取措施修复安全隐患。4.法务部门负责审查电子印章使用的合法性，对电子印章相关合同、文件等进行法律审核，确保其符合法律法规的规定。为电子印章管理工作提供法律咨询和指导，处理涉及电子印章的法律纠纷和诉讼案件。5.使用部门负责本部门电子印章使用申请的发起，明确使用目的、范围、文件内容等信息，并确保申请使用的电子印章与业务需求相符。按照规定流程使用电子印章，对使用过程中产生的电子文档进行妥善保管，确保其完整性和可追溯性。配合电子印章管理小组的工作，接受监督检查，及时反馈电子印章使用过程中出现的问题和建议。三、电子印章的制作与启用（一）制作流程1.由使用部门根据业务需求提出电子印章制作申请，填写《电子印章制作申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.《电子印章制作申请表》经部门负责人审核签字后，提交至人事总监审批。人事总监审批通过后，将申请表转交给信息技术部门。3.信息技术部门根据申请表的要求，使用专业的电子印章制作软件生成电子印章图像，并与数字证书进行绑定。数字证书应符合国家相关标准和规定，具备唯一标识和加密功能，用于验证电子签名的真实性和有效性。4.电子印章制作完成后，信息技术部门应进行严格的测试和验证，确保印章图像清晰、完整，数字证书功能正常，电子印章在各种应用场景下能够准确、稳定地使用。测试通过后，将电子印章信息录入电子印章管理系统。（二）启用流程1.信息技术部门完成电子印章制作并录入系统后，填写《电子印章启用申请表》，注明印章名称、启用时间、使用范围等信息。2.《电子印章启用申请表》经信息技术部门负责人审核签字后，提交至人事总监审批。人事总监审批通过后，报总经理批准。3.总经理批准后，信息技术部门负责在电子印章管理系统中正式启用电子印章，并通知相关部门和人员。启用后的电子印章即可正式投入使用。四、电子印章的使用（一）使用原则1.合法性原则：电子印章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保电子文件和业务活动具有法律效力。2.真实性原则：使用电子印章的文件和业务必须真实、准确反映公司的意愿和实际情况，严禁伪造、篡改电子印章使用记录。3.授权使用原则：电子印章的使用必须经过授权，未经授权任何人不得擅自使用电子印章。使用人员应在授权范围内使用电子印章，并对使用行为负责。4.安全保密原则：加强电子印章使用过程中的安全保密措施，防止电子印章信息泄露、被盗用或滥用。使用电子印章的设备和网络应具备相应的安全防护措施，确保数据传输和存储的安全性。（二）使用流程1.使用部门如需使用电子印章，应填写《电子印章使用申请表》，详细说明使用事项、文件名称、文号、内容摘要、使用范围、预计使用时间等信息。2.《电子印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至人事总监审批。人事总监根据申请内容进行审核，对于一般性文件和业务，在审批通过后授权使用人员进行电子印章操作；对于涉及重大事项、重要文件或金额较大的业务，人事总监审核后报总经理审批，总经理审批通过后方可进行电子印章操作。3.使用人员在获得授权后，登录电子印章管理系统，按照系统提示选择相应的电子印章，并在指定位置加盖印章。加盖印章前，应仔细核对文件内容，确保无误后再进行操作。4.电子印章加盖完成后，使用人员应及时将加盖印章的电子文件进行保存，并按照公司文件管理规定进行归档和分发。同时，在电子印章管理系统中记录使用情况，包括使用时间、使用人员、文件名称等信息，以便于查询和追溯。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行电子印章审批时，使用部门应通过电话、邮件等方式向人事总监或总经理说明情况，获得口头批准后先行使用电子印章。事后，使用部门应在[X]个工作日内补齐《电子印章使用申请表》及相关审批手续。2.对于异地办公或出差等特殊情况，使用人员无法现场加盖电子印章的，可以通过电子印章管理系统的远程授权功能进行操作。使用人员应提前向所在部门负责人和人事总监申请远程授权，并提供必要的身份验证信息。经批准后，使用人员可在授权范围内通过远程方式加盖电子印章，但应确保操作过程的安全性和可追溯性。五、电子印章的保管与存储（一）保管责任1.电子印章由信息技术部门负责统一保管和维护，确保印章的安全性和可用性。信息技术部门应指定专人负责电子印章管理系统的日常操作和维护，严格遵守系统操作规范和安全管理制度。2.使用部门应妥善保管电子印章使用设备和账号密码，不得随意转借他人或泄露给无关人员。如发现设备丢失、账号密码被盗用等情况，应立即向信息技术部门报告，并采取相应的措施进行处理。（二）存储方式1.电子印章存储在公司的电子印章管理系统中，该系统应具备完善的安全防护机制，包括数据加密、访问控制、备份恢复等功能，确保电子印章数据的安全性和完整性。2.信息技术部门应定期对电子印章数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据的保存期限应按照公司档案管理规定执行，以便在需要时能够及时恢复数据。六、电子印章的变更与废止（一）变更1.电子印章的名称、用途、使用范围等信息发生变更时，使用部门应填写《电子印章变更申请表》，详细说明变更内容及原因。2.《电子印章变更申请表》经部门负责人审核签字后，提交至人事总监审批。人事总监审批通过后，报总经理批准。3.总经理批准后，信息技术部门负责按照变更要求对电子印章进行修改和调整，并在电子印章管理系统中更新相关信息。同时，信息技术部门应及时通知相关部门和人员电子印章变更情况。（二）废止1.电子印章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，使用部门应填写《电子印章废止申请表》，注明废止原因及废止时间。2.《电子印章废止申请表》经部门负责人审核签字后，提交至人事总监审批。人事总监审批通过后，报总经理批准。3.总经理批准后，信息技术部门负责在电子印章管理系统中废止电子印章，并将相关信息进行备份保存。同时，信息技术部门应通知相关部门和人员电子印章废止情况，确保不再使用该印章进行业务操作。七、监督与检查（一）内部监督1.电子印章管理小组定期对电子印章的使用情况进行检查，包括使用流程的执行情况、审批手续的完备性、文件归档的规范性等。检查结果应形成书面报告，报送公司领导。2.信息技术部门应定期对电子印章管理系统进行安全检查和评估，及时发现并解决系统存在的安全隐患和问题。同时，对电子印章使用记录进行定期审计，确保使用行为的合规性和可追溯性。3.各部门应定期对本部门电子印章使用情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告给电子印章管理小组。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息，确保公司电子印章使用管理工作符合法律法规和监管要求。2.对于外部审计、检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告给电子印章管理小组和公司领导。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权使用电子印章。2.超越授权范围使用电子印章。3.使用伪造、变造的电子印章。4.在空白文件上加盖电子印章。5.泄露电子印章信息或密码。6.其他违反电子印章使用管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违规使用电子印章的行为，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、通报批评、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用电子印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，