股份企业印章管理制度

股份企业印章管理制度一、总则（一）目的为加强股份企业印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于股份企业总部及各分公司、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人负责原则：明确专人负责印章管理，确保印章安全。3.审批规范原则：严格执行印章使用审批流程，未经批准不得擅自使用。4.风险可控原则：加强印章使用过程中的风险防范，避免因印章使用不当给公司造成损失。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.经审批同意后，由行政管理部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求，确认无误后填写《印章验收单》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.同时，行政管理部门应将印章印模留存一份归档，并将新印章正式移交至印章保管人。3.印章保管人在接收印章时，应在《印章交接登记表》上签字确认，注明接收日期、印章名称、数量等信息。三、印章的保管（一）保管人员1.各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的保管人员应由公司总部行政管理部门或财务部门的正式员工担任；法定代表人章由法定代表人指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，不得在未经批准的情况下将印章带出公司办公区域。3.如因工作需要暂时离开岗位，印章保管人应将印章妥善保管，或委托其他可靠人员代为保管，并办理交接手续。（三）保管要求1.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施。2.印章保管人应妥善保管印章使用记录，包括使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息，以备查阅。3.印章保管人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露印章的保管情况和使用记录。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；公司内部重要文件的发布；公司对外报送的各类报表、资料等的盖章确认。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务合同等。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、税务申报等相关业务的盖章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关业务的盖章，如银行开户、支票签发等。5.部门章：用于各部门内部文件的发布、工作联系函等的盖章确认。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门或个人应根据印章使用事项，填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的原因、文件名称、文号、使用范围、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据印章使用的性质和金额，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司分管领导审批；重大事项由公司法定代表人审批。3.盖章：印章保管人在收到经审批后的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项信息，确保无误后在相应文件或资料上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录盖章日期、文件名称、文号、使用部门、使用事项、批准人等信息。4.留存归档：印章使用完毕后，印章保管人应将《印章使用申请表》和相关文件资料一并留存归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行审批时，印章使用人应通过电话、短信等方式向有权限的审批人报告，并在事后及时补办审批手续。2.如遇印章被盗用、冒用等情况，印章保管人应立即向公司行政管理部门报告，并采取相应的措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以减少公司损失。同时，公司应及时对印章被盗用、冒用的原因进行调查，追究相关人员的责任。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经公司分管领导审批。2.经审批同意后，行政管理部门应在公司内部发布《印章停用通知》，明确停用印章的名称、停用日期等信息。3.印章保管人在收到《印章停用通知》后，应将停用印章及时交回行政管理部门，并在《印章交接登记表》上签字确认。（二）销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应按照公司规定的程序进行销毁。一般情况下，由行政管理部门会同审计部门等相关人员共同对印章进行销毁，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁日期、印章名称、数量等信息。2.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法再使用。销毁过程应进行拍照或录像，留存备查。3.如因特殊原因需要保留部分停用印章作为历史档案的，应由行政管理部门提出申请，经公司分管领导审批同意后，指定专人妥善保管，并建立相应的档案管理制度。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格遵守印章保管规定。2.印章使用情况：检查印章使用是否按照规定的流程进行审批，使用记录是否完整、准确。3.印章管理制度执行情况：检查各部门是否严格执行印章管理制度，是否存在违规使用印章的情况。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用印章给公司造成损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。七、附则（