监理会议制度管理制度

监理会议制度管理制度一、总则（一）目的为规范公司监理会议的组织与管理，提高会议效率，加强信息沟通与交流，确保监理工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类监理会议，包括但不限于监理例会、专题会议、技术交流会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，突出重点，避免形式主义。2.信息共享原则：通过会议实现信息的及时、准确传递，促进各部门之间的协作与沟通。3.决策科学原则：在充分讨论的基础上，依据事实和数据，做出科学合理的决策。二、会议分类与职责（一）监理例会1.定义：监理例会是由总监理工程师主持，项目各参建单位参加，定期召开的会议。2.召开周期：每周[X]召开一次，具体时间由总监理工程师确定，并提前通知参会各方。3.参会人员：总监理工程师、专业监理工程师、监理员、施工单位项目经理、技术负责人、质量员、安全员等，建设单位代表可根据情况参加。4.职责分工总监理工程师：负责主持会议，总结上周工作，部署本周工作任务，协调解决项目中存在的问题。专业监理工程师：汇报本专业上周工作进展、质量安全情况、存在的问题及处理建议。监理员：汇报现场监理工作情况，如工程进度、质量检查、安全巡查等。施工单位：汇报上周工程进度、质量、安全等方面的工作情况，提出本周工作计划和需要协调解决的问题。建设单位：对项目进展情况进行点评，提出意见和要求，协调相关事宜。（二）专题会议1.定义：专题会议是针对项目中某一特定问题或事项召开的专门会议。2.召开时机：根据项目实际需要，由总监理工程师或相关负责人决定召开。3.参会人员：根据会议主题确定，一般包括总监理工程师、相关专业监理工程师、施工单位相关人员、建设单位代表等，必要时可邀请专家或其他相关方参加。4.职责分工会议发起方：负责确定会议主题、议程，准备相关资料，并提前通知参会人员。参会人员：针对会议主题发表意见和建议，共同商讨解决方案或措施。（三）技术交流会1.定义：技术交流会是为促进监理人员技术水平提升，分享工作经验和技术成果而召开的会议。2.召开周期：不定期召开，根据实际情况确定。3.参会人员：公司内部监理人员，鼓励邀请外部专家进行技术指导或经验分享。4.职责分工组织部门：负责确定会议主题、内容和形式，邀请参会人员，安排会议场地和时间。主讲人：准备技术交流材料，进行现场讲解和演示，解答参会人员的疑问。参会人员：认真听取技术交流内容，积极参与讨论，提出问题和建议，学习和借鉴先进的技术和经验。三、会议组织与安排（一）会议筹备1.确定会议主题、议程和参会人员名单后，由会议组织部门提前[X]天以书面形式或电子邮件等方式通知参会人员。通知内容应包括会议时间、地点、主题、议程、需准备的资料等。2.会议组织部门负责准备会议所需的资料，如会议通知、相关文件、报告、报表、图纸等，并确保资料的准确性和完整性。3.根据会议需要，安排合适的会议场地，保证会议设施设备正常运行，提供必要的文具、茶水等服务。（二）会议主持1.监理例会由总监理工程师主持，专题会议和技术交流会根据情况由总监理工程师或指定的其他人员主持。2.主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，明确会议目的和重点，引导会议有序进行。3.在会议过程中，主持人要把控会议节奏，确保每位参会人员都有机会发言，协调各方意见，避免出现争吵或冷场现象。（三）会议记录1.每次会议应安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应真实、准确、完整，字迹清晰，使用规范的记录格式和符号。记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。3.会议纪要初稿应在会议结束后[X]个工作日内完成，并提交给主持人审核。主持人审核无误后，发送给参会人员确认。参会人员如有修改意见，应在[X]个工作日内反馈给记录人员。记录人员根据反馈意见进行修改完善，形成正式的会议纪要。（四）会议资料归档1.会议组织部门负责将会议通知、签到表、会议记录、会议纪要、相关文件和资料等进行整理归档。2.归档资料应按照项目名称、会议类型、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。3.会议资料保存期限按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。四、会议纪律与要求（一）参会人员要求1.参会人员应提前安排好工作，按时参加会议，不得无故缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向主持人请假，并安排其他合适人员代为参会。2.参会人员应认真准备会议发言内容，提前熟悉相关资料，确保发言准确、清晰、简洁，能够提出有价值的意见和建议。3.在会议过程中，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的事情。（二）会议时间控制1.会议组织部门应合理安排会议时间，严格控制会议时长。监理例会一般不超过[X]小时，专题会议和技术交流会根据实际情况确定，但不宜过长。2.主持人应把控会议时间，对于不重要的议题或讨论已达成共识的问题，应适当精简，提高会议效率。（三）决议执行1.会议形成的决议和决定，各参会人员应认真贯彻执行。涉及到具体工作任务的，责任部门应制定详细的实施方案和工作计划，明确责任人、时间节点和工作要求，并按照要求及时汇报工作进展情况。2.公司将对会议决议的执行情况进行跟踪检查，对于执行不力的部门和个人，将进行通报批评，并追究相关责任。五、会议效果评估与改进（一）评估方式1.定期对会议效果进行评估，评估方式可采用问卷调查、参会人员座谈会、工作绩效评估等多种形式。2.问卷调查应在会议结束后[X]周内进行，征求参会人员对会议组织、议程安排、讨论效果、决议执行等方面的意见和建议。3.参会人员座谈会可根据需要不定期召开，邀请部分参会人员进行面对面交流，深入了解会议存在的问题和改进方向。4.通过分析项目工作绩效，如工程进度、质量、安全等指标的完成情况，评估会议对工作的推动作用。（二）评估内容1.会议组织方面：包括会议通知是否及时准确、会议场地安排是否合适、会议资料准备是否充分等。2.议程安排方面：议程是否合理、重点是否突出、时间控制是否得当等。3.讨论效果方面：参会人员参与度是否高、讨论是否充分、是否达成共识等。4.决议执行方面：决议是否得到有效执行、执行过程中是否遇到问题、问题解决情况如何等。（三）改进措施1.根据会议效果评估结果，总结会议存在的问题和不足之处，制定针对性的改进措施。2.对于会议组织方面的问题，如通知不到位、资料准备不充分等，应加强管理，明确责任人，确保下次会议组织更加规范高效。3.对于议程安排不合理的情况，应根据会议主题和参会人员需求，优化议程设置，提高会议效率。4.针对讨论效果不佳的问题，应引导参会人员积极