纸质文件归类管理制度_第1页
纸质文件归类管理制度_第2页
纸质文件归类管理制度_第3页
纸质文件归类管理制度_第4页
纸质文件归类管理制度_第5页
已阅读5页,还剩3页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

纸质文件归类管理制度一、总则(一)目的为了加强公司纸质文件的管理,提高文件的利用效率,确保文件的安全性和完整性,特制定本管理制度。(二)适用范围本制度适用于公司内所有纸质文件的归类、整理、存储、保管、查阅、借阅和销毁等管理活动。(三)职责分工1.行政部门负责制定和完善纸质文件归类管理制度,并监督制度的执行情况。负责公司各类纸质文件的统一收集、初步整理和分类。负责建立公司纸质文件的存储仓库,确保文件存储环境安全、整洁。负责对过期或无用的纸质文件进行定期清理和销毁。2.各部门负责本部门纸质文件的日常整理、分类和保管。按照规定的时间和要求,将本部门产生的重要纸质文件移交行政部门统一存储。配合行政部门做好纸质文件的查阅、借阅等工作。二、文件分类标准(一)行政文件1.公司制度:包括公司章程、各项管理制度、规定、办法等。2.行政公文:如通知、通报、报告、请示、批复等。3.会议文件:会议通知、议程、纪要、决议等。4.人事文件:员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.财务文件:预算报告、财务报表、审计报告等。(二)业务文件1.市场业务:市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。2.研发业务:项目立项报告、技术文档、实验数据等。3.生产业务:生产计划、工艺文件、质量检验报告等。4.采购业务:采购订单、供应商资料、采购合同等。5.销售业务:销售合同、报价单、客户订单等。(三)其他文件1.外来文件:政府部门文件、行业协会文件、合作伙伴文件等。2.荣誉证书:公司获得的各类荣誉证书、奖杯等。3.资质文件:营业执照、资质证书、许可证等。三、文件编号规则(一)编号原则1.唯一性:每个文件都有唯一的编号,避免编号重复。2.系统性:编号应体现文件的类别、年份、顺序等信息,便于分类和查找。3.稳定性:编号一旦确定,不得随意更改。(二)编号方法1.行政文件:AD[年份][顺序号]“AD”表示行政文件类别。“[年份]”为文件产生的年份,采用四位数字表示,如“2023”。“[顺序号]”为该类别文件在当年的顺序编号,从“001”开始递增。2.业务文件:根据业务部门的不同,分别采用以下编号方式市场业务:M[年份][顺序号]研发业务:R[年份][顺序号]生产业务:P[年份][顺序号]采购业务:S[年份][顺序号]销售业务:T[年份][顺序号]其中,字母含义与业务部门对应,编号规则同行政文件。3.其他文件:OT[年份][顺序号]“OT”表示其他文件类别,编号规则同行政文件。四、文件整理与归类(一)文件收集1.各部门应指定专人负责本部门文件的收集工作,确保文件及时、完整地收集。2.对于外来文件,行政部门应及时签收,并按照文件类别进行初步分类。(二)文件整理1.收集后的文件应进行整理,去除文件中的订书钉、回形针等金属物品,确保文件平整。2.对于破损、褶皱的文件,应进行修复或更换。3.将文件按照类别、时间顺序进行排列,同一类文件应按照重要程度和相关性进行排序。(三)文件归类1.根据文件分类标准,将整理好的文件归入相应的类别。2.在文件上标注文件编号、类别、日期等信息,以便于识别和查找。3.对于跨类别的文件,应根据文件的主要内容归入相应的类别,并在其他相关类别中注明该文件的存在。五、文件存储与保管(一)存储环境1.行政部门应建立专门的纸质文件存储仓库,仓库应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.仓库内应有足够的存储空间,文件应分类存放,设置明显的标识牌,便于查找。3.文件应存放在专用的文件柜或货架上,文件柜和货架应定期进行检查和维护,确保其安全性和稳定性。(二)保管期限1.根据文件的性质和重要程度,确定文件的保管期限。保管期限分为短期(13年)、中期(35年)、长期(5年以上)和永久保存。2.具体保管期限如下:行政文件公司制度、行政公文等重要文件一般永久保存。会议文件、人事文件等根据实际情况确定保管期限,一般为35年。业务文件市场调研报告、营销策划方案等重要业务文件一般保存5年以上。生产计划、工艺文件等根据生产需要确定保管期限,一般为13年。其他文件外来文件、荣誉证书等根据文件要求确定保管期限,一般为35年。资质文件一般永久保存。(三)定期盘点1.行政部门应定期对纸质文件进行盘点,确保文件的数量和存储情况与记录一致。2.盘点周期为每年一次,盘点结果应形成报告,如有差异应及时查明原因并进行处理。六、文件查阅与借阅(一)查阅1.公司内部人员因工作需要查阅纸质文件,应填写《文件查阅申请表》,注明查阅文件的名称、编号、查阅原因等信息。2.《文件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后,提交行政部门审批。3.行政部门根据申请内容进行审核,批准后安排专人协助查阅,并在查阅过程中进行监督。4.查阅人员应在指定的地点查阅文件,不得擅自将文件带出或转借他人,查阅完毕后应及时归还。(二)借阅1.公司内部人员因工作需要借阅纸质文件,应填写《文件借阅申请表》,注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息。2.《文件借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后,提交行政部门审批。3.行政部门根据申请内容进行审核,批准后办理借阅手续,借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管借阅的文件,不得擅自复印、涂改、损坏文件,如因特殊情况需要延长借阅期限,应提前办理续借手续。5.借阅人员归还文件时,行政部门应进行检查,如发现文件有损坏或丢失情况,应追究借阅人员的责任。七、文件销毁(一)销毁条件1.文件保管期限已满,且已无保存价值。2.文件内容涉及公司机密,但已过保密期限,且经相关部门批准可以销毁。3.文件因自然灾害、意外事故等原因造成损坏,无法修复且已无保存必要。(二)销毁程序1.行政部门定期对过期或无用的纸质文件进行清理,列出拟销毁文件清单。2.拟销毁文件清单经行政部门负责人审核后,提交公司分管领导审批。3.审批通过后,行政部门安排专人负责文件销毁工作,销毁过程应进行记录,记录内容包括销毁时间、地点、文件名称、数量等。4.文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式,确保文件信息无法恢复。5.销毁记录应保存[X]年,以备查阅。八、监督与考核(一)监督检查1.行政部门应定期对各部门纸质文件的管理情况进行监督检查,检查内容包括文件的归类、整理、存储、保管、查阅、借阅和销毁等环节。2.对于监督检查中发现的问题,行政部门应及时下达整改通知,要求相关部门限期整改。(二)考核评价1.将纸质文件管理工作纳入公司绩效考核体系,对各部门和相关人员的文件管理工作进行考

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论