老年体协资料管理制度

老年体协资料管理制度一、总则（一）目的为加强老年体协资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于老年体协所有部门及工作人员在资料收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则老年体协资料实行集中统一管理，由专门的资料管理部门或指定专人负责，确保资料管理的规范性和一致性。2.分类科学原则按照资料的来源、内容、性质等进行科学分类，便于资料的整理、检索和利用。3.安全保密原则加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏，确保资料的安全性和保密性。4.方便利用原则在确保资料安全保密的前提下，充分考虑资料利用的便利性，提高资料的服务水平。二、资料管理职责（一）资料管理部门职责1.制定和完善资料管理制度，明确资料管理的流程和规范。2.负责老年体协各类资料的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立资料数据库，实现资料的电子化管理，提高资料检索和利用效率。4.定期对资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。5.加强与各部门的沟通协调，指导和督促各部门做好资料的收集和整理工作。6.负责资料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏。7.按照规定的程序和权限，办理资料的查阅、借阅和销毁手续。（二）各部门资料管理员职责1.负责本部门资料的收集、整理和初步审核工作，确保资料的真实性和完整性。2.定期将本部门整理好的资料移交资料管理部门归档。3.协助资料管理部门做好资料的查阅、借阅和统计工作。4.负责本部门资料的安全保密工作，防止资料泄露、丢失和损坏。（三）资料管理人员职责1.严格遵守资料管理制度，认真履行资料管理职责。2.熟练掌握资料管理业务知识和技能，不断提高资料管理水平。3.负责资料的日常管理工作，包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等。4.定期对资料进行清查和盘点，及时发现和解决资料管理中存在的问题。5.保守资料机密，不得擅自将资料提供给无关人员或泄露资料内容。6.积极为老年体协各项工作提供资料支持和服务，提高资料的利用效率。三、资料收集（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示、计划、总结等。2.老年体协制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、活动方案等。3.各部门上报的工作报表、统计数据、调研报告、经验材料等。4.老年体协组织的各类会议、培训、活动的相关资料，包括会议通知、议程、签到表、讲话稿、培训教材、活动照片、视频等。5.老年体协与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。6.老年体协获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等相关资料。7.其他与老年体协工作有关的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.资料收集人员应按照规定的时间和要求，将收集到的资料移交本部门资料管理员进行整理。3.对于重要资料或紧急资料，应及时收集并移交资料管理部门。4.资料收集人员应认真核对资料的内容和格式，确保资料的完整性和规范性。四、资料整理（一）整理原则1.真实性原则资料整理应确保资料内容的真实性，不得篡改、伪造资料。2.完整性原则资料整理应涵盖资料的各个方面，确保资料的完整性。3.准确性原则资料整理应准确无误，避免出现数据错误、文字错误等。4.规范性原则资料整理应按照统一的格式和标准进行，确保资料的规范性。（二）整理方法1.分类整理按照资料的来源、内容、性质等进行分类，如分为综合类、组织建设类、活动开展类、宣传推广类等。2.编号登记对整理好的资料进行编号登记，建立资料目录，便于查阅和管理。3.装订成册对于纸质资料，应按照一定的顺序装订成册，并在封面注明资料名称、类别、年度、编号等信息。4.电子归档对于电子资料，应按照分类要求进行存储，并建立电子目录，便于检索和利用。（三）整理流程1.各部门资料管理员对收集到的资料进行初步整理，按照分类要求进行分类，并剔除重复、无效的资料。2.将初步整理好的资料移交资料管理部门。3.资料管理部门对接收的资料进行再次整理，核对资料的完整性和准确性，按照编号登记、装订成册、电子归档等要求进行整理。4.整理过程中发现资料存在问题的，应及时与相关部门或人员沟通核实，确保资料的质量。五、资料归档（一）归档范围经过整理后的各类资料均应进行归档，包括纸质资料和电子资料。（二）归档时间1.年度资料应在次年上半年完成归档。2.临时性资料应在资料形成后的一个月内完成归档。（三）归档要求1.归档资料应齐全完整，符合整理要求。2.归档资料应按照分类要求进行存放，便于查找和利用。3.纸质资料应装订整齐，编目清晰，电子资料应存储在专用的存储设备上，并建立备份。4.归档资料应填写归档登记表，注明资料名称、类别、年度、编号、归档日期等信息。（四）归档流程1.资料管理部门整理好资料后，填写归档登记表。2.将归档资料移交档案库管理人员。3.档案库管理人员按照归档要求对资料进行审核，审核无误后进行存放，并在归档登记表上签字确认。六、资料保管（一）保管方式1.纸质资料应存放在专门的档案库中，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子资料应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放。3.对于重要资料，应采用多种保管方式，如纸质档案与电子档案同时保存等。（二）保管期限1.永久性保管涉及老年体协重大历史事件、重要决策、核心机密等资料，应进行永久性保管。2.长期保管一般的规章制度、工作计划、总结、报告等资料，保管期限为[X]年。3.短期保管临时性的工作报表、统计数据、会议通知等资料，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合要求。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。3.对损坏或变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。4.严格遵守档案安全保密制度，防止档案泄露、丢失和损坏。七、资料查阅（一）查阅范围老年体协工作人员因工作需要，可查阅相关资料。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅资料的名称、类别、查阅目的等信息。2.将查阅申请表提交所在部门负责人审批。3.部门负责人审批通过后，将申请表提交资料管理部门。4.资料管理部门根据查阅申请表，提供相应的资料，并做好查阅记录。5.查阅人员应在指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案库。6.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还资料管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损等。2.查阅人员应严格遵守资料安全保密制度，不得泄露资料内容。3.如需复印或摘录资料，应经资料管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。八、资料借阅（一）借阅范围因特殊工作需要，经批准后可借阅相关资料。（二）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、类别、借阅期限、借阅目的等信息。2.将借阅申请表提交所在部门负责人审批。3.部门负责人审批通过后，将申请表提交资料管理部门。4.资料管理部门根据借阅申请表，对借阅人员的借阅资格进行审核，审核通过后办理借阅手续。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人员归还资料时，资料管理部门应认真核对资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅人员应严格遵守资料安全保密制度，不得泄露资料内容。3.借阅资料应在指定的地点使用，如需带出老年体协，应经资料管理部门同意，并办理相关手续。九、资料销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的资料。2.因机构改革、工作变动等原因不再使用的资料。3.经鉴定确认已失去利用价值的资料。（二）销毁流程1.资料管理部门定期对保管的资料进行清查和鉴定，确定需要销毁的资料清单。2.填写资料销毁申请表，注明销毁资料的名称、类别、数量、销毁原因等信息。3.将资料销毁申请表提交老年体协分管领导审批。4.分管领导审批通过后，资料管理部门组织实施资料销毁工作。5.资料销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。6.资料销毁过程中应安排专人负责监督，并填写资料销毁记录，注明销毁资料的名称、类别、数量、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息。7.资料销毁记录应妥善保存，以备查阅。（三）销毁要求1.销毁资料应严格按照规定的程序进行，确保销毁工作的合法性和规范性。2.销毁过程中应注意安全，防止发生火灾、爆炸等事故。3.严禁将应销毁的资料出售或赠送他人。十、监督与检查（一）监督检查部门老年体协设立专门的监督检查部门，负责对资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.资料收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等环节的工作是否符合规定要求。2.资料管理部门和各部门资料管理员的职责履行情况。3.资料管理制度的执行效果，是否存在资料泄露、丢失、损坏等问题。（三）监督检查方式1.定期检查监督检查部门定期对资料管理工作进行检查，检查周期为[X]月/季度/年。2.不定期抽查监督检查部门不定期对资料管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查针对资料管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保资