童装销售订单管理制度

童装销售订单管理制度一、总则1.目的为了规范童装销售订单管理流程，提高订单处理效率，确保订单信息准确、及时传递，保障公司与客户的权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司童装销售订单的接收、审核、下达、执行、跟踪及变更等全过程管理。3.职责分工销售部门负责接收客户订单，与客户沟通订单细节，确保订单信息准确无误。对订单进行初步审核，包括客户信用评估、产品库存查询等，确保订单可执行。将审核通过的订单下达给相关部门，并跟踪订单执行情况，及时反馈客户订单进度。负责处理客户订单变更需求，与客户协商变更细节，并协调相关部门进行订单变更操作。生产部门根据销售部门下达的订单，组织生产计划安排，确保按时、按质、按量完成生产任务。负责生产过程中的物料采购、生产调度、质量控制等工作，确保产品符合订单要求。及时向销售部门反馈生产进度，协助销售部门处理订单执行过程中的问题。仓库部门根据订单需求，负责产品的库存管理，确保有足够的产品可供发货。按照订单要求进行产品分拣、包装、发货等工作，确保发货及时、准确。负责发货后的库存更新，及时反馈库存余量信息给销售部门。财务部门负责订单的收款管理，根据订单金额和付款方式，及时与客户沟通收款事宜，确保款项按时到账。对订单成本进行核算，提供成本分析报告，为公司决策提供依据。负责订单相关财务数据的统计和分析，协助销售部门进行订单管理。二、订单接收1.客户下单方式客户可通过电话、邮件、传真、在线订单系统等方式向公司销售部门下达童装订单。销售部门应指定专人负责接收客户订单，并确保订单信息记录完整、准确。订单信息应包括但不限于客户名称、联系方式、产品规格、数量、价格、交货日期、交货地点等。2.订单记录销售部门接到客户订单后，应立即在公司订单管理系统中记录订单信息，并生成订单编号。订单编号应具有唯一性，便于订单跟踪和查询。订单记录应包括订单基本信息、客户信息、产品信息、订单状态等内容。订单状态应分为待审核、已审核、生产中、已发货、已完成等。3.订单审核销售部门在接收订单后，应立即对订单进行初步审核。审核内容包括客户信用评估、产品库存查询、价格确认等。客户信用评估应根据客户历史交易记录、信用评级等信息进行，确保客户具备按时付款的能力。对于信用状况不佳的客户，应采取相应的风险防范措施，如要求预付款、增加担保等。产品库存查询应确保订单所需产品有足够的库存。如库存不足，应及时与客户沟通，协商解决方案，如调整交货日期、部分发货等。价格确认应核对订单价格是否与公司定价政策一致。如价格有误，应及时与客户沟通，调整价格。销售部门完成初步审核后，应将订单提交给相关部门进行进一步审核。审核通过的订单进入订单执行流程，审核不通过的订单应及时反馈客户，并说明原因。三、订单下达1.订单分配销售部门审核通过的订单，应根据产品类型、生产能力、库存情况等因素，将订单分配给相应的生产部门。订单分配应遵循公平、合理、高效的原则，确保各生产部门任务均衡，避免出现生产任务过重或过轻的情况。销售部门应及时将订单分配信息通知生产部门，并提供订单详细信息，包括订单编号、客户信息、产品规格、数量、交货日期等。2.生产任务下达生产部门接到销售部门下达的订单后，应立即组织生产计划安排。生产计划应包括生产进度安排、物料需求计划、人员安排等内容。生产部门应根据订单交货日期，合理安排生产进度，确保产品按时完成生产。如因特殊原因需要调整生产进度，应及时与销售部门沟通，并说明原因。物料需求计划应根据生产计划，准确计算所需物料的种类、数量和交货时间。生产部门应及时向采购部门下达物料采购订单，确保物料按时供应。人员安排应根据生产任务，合理调配生产人员，确保生产过程顺利进行。生产部门应制定人员排班计划，明确各岗位人员的工作时间和职责。四、订单执行1.生产过程控制生产部门应按照生产计划组织生产，确保产品质量符合订单要求。生产过程中应严格执行质量管理体系，加强质量控制，确保产品质量稳定可靠。生产部门应定期对生产设备进行维护和保养，确保设备正常运行。如设备出现故障，应及时维修，避免影响生产进度。生产部门应加强生产现场管理，保持生产环境整洁、有序。生产过程中产生的废弃物应按照环保要求进行处理，避免对环境造成污染。2.物料管理采购部门应根据生产部门下达的物料采购订单，及时采购所需物料。采购过程中应严格控制物料质量，确保物料符合订单要求。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解物料供应情况。如因供应商原因导致物料供应延迟，应及时与生产部门沟通，并采取相应的措施，如调整生产计划、寻找替代物料等。仓库部门应按照物料需求计划，及时接收和发放物料。物料入库时应进行严格的检验，确保物料质量合格。物料发放应按照生产计划进行，确保物料准确无误地发放到生产线上。仓库部门应定期对物料进行盘点，确保物料账实相符。如发现物料短缺或损坏，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.质量检验质量检验部门应按照质量管理体系要求，对生产过程中的产品进行质量检验。质量检验应包括原材料检验、半成品检验、成品检验等环节。质量检验部门应制定详细的检验标准和检验流程，确保检验工作的规范性和准确性。检验过程中应严格按照检验标准进行操作，确保产品质量符合订单要求。如发现产品质量不合格，质量检验部门应及时通知生产部门进行返工或报废处理。生产部门应分析质量问题产生的原因，采取相应的措施进行改进，避免类似问题再次发生。4.包装与发货生产部门完成产品生产后，应及时将产品移交仓库部门进行包装。包装应符合订单要求和运输要求，确保产品在运输过程中不受损坏。仓库部门应按照订单要求进行产品分拣、包装、贴标等工作。包装过程中应注意产品的保护，避免产品受到碰撞、挤压等损坏。仓库部门应根据订单交货日期，及时安排发货。发货前应核对订单信息，确保发货产品的规格、数量、客户信息等准确无误。发货应选择合适的运输方式，确保产品按时、安全送达客户手中。发货后应及时更新订单状态，并将发货信息通知销售部门。五、订单跟踪1.销售部门跟踪销售部门应负责订单的全程跟踪，及时了解订单执行情况，包括生产进度、质量检验情况、发货情况等。销售部门应定期与生产部门、仓库部门沟通订单执行情况，及时协调解决订单执行过程中出现的问题。如因生产进度延迟、质量问题等原因导致订单无法按时交货，销售部门应及时与客户沟通，协商解决方案，并反馈处理结果。销售部门应建立订单跟踪台账，详细记录订单执行过程中的各项信息，包括订单编号、客户名称、订单下达日期、生产进度、质量检验情况、发货日期、交货日期等。订单跟踪台账应定期更新，确保信息准确、及时。2.生产部门反馈生产部门应定期向销售部门反馈生产进度，包括已完成的生产数量、未完成的生产数量、预计完成时间等。生产进度反馈应及时、准确，以便销售部门及时了解订单执行情况。如生产过程中出现问题，如设备故障、原材料短缺、质量问题等，生产部门应及时向销售部门反馈，并说明问题产生的原因和预计解决时间。生产部门应积极采取措施解决问题，确保生产进度不受影响。3.仓库部门反馈仓库部门应定期向销售部门反馈库存情况，包括库存数量、库存位置、库存变动情况等。库存反馈应及时、准确，以便销售部门及时了解产品库存情况，合理安排订单发货。仓库部门应在产品发货后及时更新库存信息，并将发货信息通知销售部门。发货信息应包括订单编号、发货日期、发货数量、运输方式等。六、订单变更1.变更申请客户如需对订单进行变更，应提前向销售部门提出变更申请。变更申请应包括订单编号、变更内容、变更原因等信息。销售部门接到客户变更申请后，应立即对变更申请进行审核。审核内容包括变更的合理性、对订单执行的影响、对公司利益的影响等。如变更申请审核通过，销售部门应及时将变更信息通知相关部门，并协调各部门进行订单变更操作。如变更申请审核不通过，销售部门应及时反馈客户，并说明原因。2.变更审批订单变更涉及生产计划调整、物料采购变更、价格调整等内容的，应进行变更审批。变更审批应按照公司相关规定进行，确保变更操作的规范性和合理性。变更审批流程应包括申请部门提交变更申请、相关部门审核、审批部门审批等环节。审批部门应根据变更的性质和影响程度，进行严格的审批，确保变更操作符合公司利益。3.变更执行相关部门接到销售部门通知的订单变更信息后，应立即按照变更要求进行操作。变更操作应包括生产计划调整、物料采购变更、产品包装调整、发货日期变更等内容。生产部门应根据变更后的生产计划，及时调整生产进度，确保产品按时完成生产。如因变更导致生产任务增加或减少，生产部门应合理调配人员和设备，确保生产过程顺利进行。采购部门应根据变更后的物料需求计划，及时调整物料采购订单，确保物料按时供应。如因变更导致物料采购数量或交货时间发生变化，采购部门应与供应商协商解决。仓库部门应根据变更后的订单要求，及时调整产品库存和发货计划。如因变更导致产品包装或发货日期发生变化，仓库部门应及时通知相关部门进行调整。七、订单结算1.收款管理财务部门应根据订单金额和付款方式，及时与客户沟通收款事宜。收款方式应按照公司规定执行，如现金、支票、银行转账、信用卡等。财务部门应建立收款台账，详细记录订单收款情况，包括订单编号、客户名称、收款日期、收款金额、付款方式等。收款台账应定期更新，确保信息准确、及时。如客户未按时付款，财务部门应及时与销售部门沟通，共同协商解决方案。如客户逾期付款时间较长，财务部门应采取相应的催款措施，如发催款函、上门催款等，确保款项按时到账。2.成本核算财务部门应根据订单生产过程中的各项成本支出，进行订单成本核算。订单成本应包括原材料成本、人工成本、制造费用、运输费用等。财务部门应制定详细的成本核算方法和流程，确保成本核算的准确性和规范性。成本核算过程中应严格按照成本核算方法进行操作，确保成本数据真实可靠。财务部门应定期对订单成本进行分析，提供成本分析报告。成本分析报告应包括订单成本构成、成本变动情况、成本控制措施等内容。成本分析报告应及时提交给公司管理层，为公司决策提供依据。3.利润核算财务部门应根据订单销售收入和成本核算结果，进行订单利润核算。订单利润应等于订单销售收入减去订单成本。财务部门应定期对订单利润进行分析，提供利润分析报告。利润分析报告应包括订单利润构成、利润变动情况、利润增长趋势等内容。利润分析报告应及时提交给公司管理层，为公司决策提供依据。八、订单统计与分析1.订单统计销售部门应定期对订单数据进行统计，包括订单数量、订单金额、客户数量、产品销售情况等。订单统计应按照公司规定的时间周期进行，如每月、每季度、每年等。销售部门应建立订单统计报表，详细记录订单统计数据。订单统计报表应包括订单编号、客户名称、订单下达日期、订单金额、产品规格、数量、交货日期、订单状态等内容。订单统计报表应定期更新，确保信息准确、及时。2.订单分析销售部门应根据订单统计数据，进行订单分析。订单分析应包括订单销售趋势分析、客户需求分析、产品销售分析、市场竞争分析等内容。订单销售趋势分析应通过对历史订单数据的分析，了解订单销售的变化趋势，预测未来订单销售情况。客户需求分析应通过对客户订单信息的分析，了解客户的需求特点和变化趋势，为公司产品研发和市场推广提供依据。产品销售分析应通过对产品销售数据的分析，了解产品的销售情况和市场竞争力，为公司产品优化和营销策略调整提供依据。市场竞争分析应通过对市场竞争对手的分析，了解市场竞争态势，为公司制定市场竞争策略提供依据。3.