应收往来款管理制度

应收往来款管理制度一、总则（一）目的为加强公司应收往来款的管理，规范应收往来款的核算和催收行为，减少坏账损失，确保公司资金的正常周转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户、供应商之间因销售商品、提供劳务、采购物资等业务所形成的应收往来款项的管理。（三）基本原则1.真实性原则：应收往来款的核算必须以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司的债权债务情况。2.及时性原则：及时记录、结算应收往来款项，定期对应收账款进行核对和清理，确保款项的及时回收。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在应收往来款管理中的职责，做到责任到人。4.风险防范原则：加强对应收往来款的风险评估和控制，采取有效措施防范坏账风险。二、管理职责（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确销售价格、付款方式、交货时间等条款，确保合同的合法性和有效性。2.对客户的信用状况进行调查和评估，建立客户信用档案，及时更新客户信用信息。3.负责客户应收款项的催收工作，定期与客户沟通，了解客户付款进度，及时发现并解决客户付款过程中存在的问题。4.协助财务部门进行应收往来款的核对和清理工作，提供相关销售业务资料。（二）财务部门1.负责应收往来款的核算和账务处理，及时准确地记录应收款项的发生、收回及增减变动情况。2.定期编制应收往来款账龄分析表，对应收账款的账龄结构、金额分布等情况进行分析，为公司决策提供依据。3.协助销售部门制定合理的信用政策，参与客户信用评估工作，提出财务建议。4.负责对超过信用期限的应收款项进行预警，及时向销售部门反馈逾期情况，并督促销售部门采取催收措施。5.负责应收往来款坏账的核销工作，按照公司规定的程序和权限进行审批。（三）采购部门1.负责与供应商签订采购合同，明确采购价格、付款方式、交货时间等条款，确保合同的合法性和有效性。2.按照合同约定的付款方式和时间，及时安排款项支付，避免逾期付款给公司带来不良影响。3.协助财务部门进行应付往来款的核对和清理工作，提供相关采购业务资料。（四）法务部门1.负责审核销售合同、采购合同等涉及应收往来款的法律条款，确保合同的合法性和有效性。2.对应收往来款催收过程中涉及的法律问题提供专业意见和支持，协助处理可能出现的法律纠纷。（五）管理层1.负责审批应收往来款管理制度、信用政策等重大事项，对公司应收往来款管理工作进行指导和监督。2.对应收往来款管理中存在的重大问题进行决策，协调各部门之间的工作，确保应收往来款管理工作的顺利开展。三、信用政策（一）信用评估1.销售部门负责对新客户进行信用调查，收集客户的基本信息、财务状况、经营情况、信用记录等资料。2.财务部门根据销售部门提供的资料，结合客户的银行信用评级、第三方信用评估机构的评价等信息，对客户的信用状况进行综合评估。3.法务部门对客户的法律风险进行评估，确保公司与客户签订的合同合法有效，避免法律纠纷。4.根据信用评估结果，将客户分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用极差）。（二）信用额度设定1.根据客户的信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计欠款的最高限额。2.信用额度的设定应综合考虑客户的经营规模、财务状况、信用记录等因素，确保信用额度既能满足客户的业务需求，又能有效控制公司的信用风险。3.销售部门在与客户签订销售合同前，应查询客户的信用额度，确保合同金额在客户的信用额度范围内。如超过信用额度，需报经管理层审批。（三）信用期限确定1.根据行业惯例、客户的信用状况和经营特点，为客户确定合理的信用期限。信用期限是指公司允许客户支付货款的最长时间。2.对于信用良好的客户，可以适当延长信用期限；对于信用较差的客户，应缩短信用期限或要求现金交易。3.销售部门在与客户签订销售合同前，应明确约定信用期限，并在合同中注明。（四）信用政策调整1.定期对客户的信用状况进行重新评估，根据客户的经营变化、财务状况、信用记录等因素，及时调整客户的信用等级、信用额度和信用期限。2.如客户出现重大经营困难、财务危机、信用记录不良等情况，应立即降低客户的信用等级，缩短信用期限，甚至取消信用额度，要求客户提前支付货款或采取其他风险控制措施。四、应收往来款核算与管理（一）核算原则1.应收往来款应按照实际发生额入账，确保账实相符。2.销售商品或提供劳务时，应根据合同约定的价格和结算方式确认收入，并同时确认应收款项。3.采购物资或接受劳务时，应根据合同约定的价格和结算方式确认应付账款，并及时记录相关的采购业务。（二）账务处理1.财务部门应设置专门的应收往来款明细账，详细记录每一笔应收款项的发生时间、客户名称、金额、账龄、收款情况等信息。2.对于销售业务，应在开具发票时确认收入，并同时借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。3.收到客户款项时，应借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。如收到的款项为部分货款，应按照实际收到的金额冲减应收账款，并在备注中注明冲减的具体业务。4.对于采购业务，应在收到发票时确认应付账款，并同时借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目。5.支付供应商款项时，应借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。（三）账龄分析1.财务部门应每月定期编制应收往来款账龄分析表，对应收账款的账龄结构进行分析。账龄分析表应包括客户名称、应收账款余额、账龄区间（如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等）、占比等信息。2.通过账龄分析，及时掌握应收款项的逾期情况，为制定催收策略提供依据。对于账龄较长的应收款项，应重点关注，加大催收力度。（四）定期核对1.销售部门应定期与客户核对往来账目，每月至少一次。通过发送对账单、电话沟通、邮件确认等方式，确保双方账目一致。2.如发现账目差异，应及时查明原因并进行调整。对于因业务处理错误、客户付款未及时入账等原因导致的差异，应及时进行账务处理；对于因合同纠纷、客户故意拖欠等原因导致的差异，应及时与客户沟通协商解决，并报告管理层。3.财务部门应定期与采购部门核对应付账款账目，确保与供应商的往来账目一致。如发现账目差异，应及时查明原因并进行调整。五、催收管理（一）催收流程1.当应收款项临近信用期限时，财务部门应向销售部门发出预警通知，提醒销售部门关注客户付款情况。2.信用期限届满后，销售部门应及时与客户联系，了解客户未付款的原因，并按照以下方式进行催收：对于逾期130天的款项，通过电话、邮件等方式礼貌地提醒客户付款。对于逾期3160天的款项，发送正式的催款函，明确告知客户逾期付款的后果及公司的催收措施。对于逾期6190天的款项，由销售部门负责人亲自与客户沟通，了解客户的实际困难，协商解决方案，并要求客户制定还款计划。对于逾期90天以上的款项，可视情况采取上门催收、委托第三方催收机构催收、法律诉讼等措施。3.在催收过程中，销售部门应做好记录，详细记录与客户沟通的时间、方式、内容、客户反馈等信息，并及时反馈给财务部门。（二）催收责任1.应收款项的催收工作由销售部门负责，销售部门应指定专人负责催收，并明确催收责任人的职责和任务。2.催收责任人应积极主动地与客户沟通，采取有效措施确保款项及时收回。如因催收不力导致公司损失的，将追究催收责任人的相应责任。3.对于逾期时间较长、催收难度较大的应收款项，销售部门应及时报告管理层，协同公司其他部门共同制定催收方案，加大催收力度。（三）催收记录与报告1.销售部门应建立应收往来款催收台账，详细记录每一笔应收款项的催收情况，包括催收时间、催收方式、客户反馈、收款情况等信息。2.每月末，销售部门应向财务部门报送应收往来款催收情况报告，汇报本月应收款项的催收进展、逾期款项的分布情况、存在的问题及下一步催收计划等。3.财务部门应根据销售部门报送的催收情况报告，对应收往来款的回收情况进行分析和总结，为公司决策提供数据支持。六、坏账管理（一）坏账确认标准1.债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍然不能收回的应收款项。2.债务人逾期未履行偿债义务，并有确凿证据表明无法收回或收回的可能性极小（如债务单位已撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足、发生严重的自然灾害等导致停产而在短时间内无法偿付债务等，以及3年以上的应收款项）。（二）坏账核销程序1.对于符合坏账确认标准的应收款项，由销售部门提出坏账核销申请，并提交相关证明材料，如法院破产裁定书、死亡证明、债务单位吊销营业执照证明、会计师事务所出具的审计报告等。2.财务部门对销售部门提交的坏账核销申请及证明材料进行审核，核实应收款项的真实性、准确性和坏账原因。3.审核通过后，财务部门将坏账核销申请报经管理层审批。管理层应根据公司的财务状况、经营策略等因素，对坏账核销事项进行审慎决策。4.经管理层批准后，财务部门进行坏账核销的账务处理，借记“坏账准备”科目，贷记“应收账款”等科目，并在备查簿中登记已核销的应收款项。（三）坏账核销后的管理1.已核销的坏账仍需进行跟踪管理，销售部门应继续关注债务人的经营状况和财务状况，如发现债务人有偿还能力，应及时向财务部门报告，重新收回已核销的坏账。2.财务部门应将重新收回的已核销坏账及时入账，借记“应收账款”等科目，贷记“坏账准备”科目；同时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。七、监督与考核（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对应收往来款的管理情况进行审计，检查应收往来款管理制度的执行情况、账务处理的准确性、催收工作的有效性等。2.审计人员应通过查阅相关凭证、账目、合同、对账单等资料，与相关部门和人员进行沟通，实地走访客户等方式，获取充分、适当的审计证据，对发现的问题提出整改意见和建议。（二）绩效考核1.建立应收往来款管理绩效考核制度，将应收款项回收率、逾期账款发生率、坏账损失率等指标纳入销售部门和相关人员的绩效考核体系。2.根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对未完成考核指标的部门和个人进行相应的处罚，以激励各部门和人员积极做好应收往来款管理工作。（三）责任追究1.对