航空公司合同管理制度

航空公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强航空公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于航空公司及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中所签订的各类合同，包括但不限于运输合同、采购合同、租赁合同、服务合同、劳动合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，分管法律事务、财务、运营等工作的副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、重大合同标准及合同管理工作规划。审议重大合同及涉及公司重大利益的合同。协调解决合同管理工作中的重大问题。（二）法律事务部门1.职责：负责合同管理制度的起草、修订和解释。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作，提供法律意见和建议。负责合同纠纷的处理，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。负责合同文本的归档和保管工作。（三）业务部门1.职责：负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等工作。对合同的真实性、合法性、可行性负责，并及时向法律事务部门通报合同签订、履行情况。配合法律事务部门处理合同纠纷。（四）财务部门1.职责：负责审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、费用标准等。参与合同的谈判和签订，对合同的财务风险进行评估和控制。负责合同执行过程中的财务核算和监督，确保合同款项的及时收付。三、合同签订管理（一）合同承办人1.各部门应指定专人作为合同承办人，负责具体办理合同的相关事宜。2.合同承办人应具备相应的业务知识和法律意识，熟悉合同签订流程和相关法律法规。（二）合同起草1.合同承办人根据业务需要起草合同文本，合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（三）合同审核1.合同承办人将起草好的合同文本提交本部门负责人审核，部门负责人应重点审核合同内容是否符合本部门业务要求、权利义务是否对等、条款是否完整等。2.部门负责人审核通过后，将合同文本提交法律事务部门审核。法律事务部门应从法律角度对合同文本进行全面审核，重点审核合同的合法性、合规性、风险防范措施等。3.法律事务部门审核通过后，合同承办人将合同文本提交财务部门审核。财务部门应重点审核合同的财务条款，确保合同款项的收付符合公司财务规定。4.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，合同承办人应将合同文本提交合同管理委员会审议。合同管理委员会应根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行综合评估，提出审议意见。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由合同承办人代表公司与对方当事人签订。签订合同时，应确保合同双方当事人的主体资格合法有效，合同签字盖章手续齐全。2.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送法律事务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送达本部门相关人员及对方当事人，明确合同履行的要求和期限。2.合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，合同承办人应及时通知本部门相关人员及对方当事人，并办理相关手续。（二）履行跟踪1.合同承办人应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.对于重要合同或履行期限较长的合同，合同承办人应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况。（三）履行监督1.各部门应加强对本部门合同履行情况的监督检查，确保合同履行符合合同约定和公司要求。2.法律事务部门应对合同履行情况进行不定期抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）验收结算1.合同履行完毕后，合同承办人应及时组织相关部门对合同履行情况进行验收。验收合格后，合同承办人应按照合同约定办理结算手续。2.财务部门应严格按照合同约定和财务制度办理款项收付手续，确保合同款项的安全、准确收付。五、合同变更与解除管理（一）变更与解除条件1.符合下列条件之一的，合同可以变更或解除：经合同双方协商一致的。因不可抗力致使合同无法履行的。因一方违约致使合同目的不能实现的。法律规定或合同约定的其他情形。（二）变更与解除程序1.合同变更或解除时，合同承办人应及时向本部门负责人报告，并说明变更或解除的原因、内容及对公司利益的影响。2.部门负责人审核同意后，合同承办人应将变更或解除合同的意向通知对方当事人，并与对方当事人进行协商。3.协商一致后，合同承办人应起草变更或解除合同的协议，按照合同签订程序进行审核、签订。4.变更或解除合同的协议签订后，合同承办人应及时将协议副本送法律事务部门、财务部门等相关部门备案。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.各部门应加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.法律事务部门应定期对公司合同管理情况进行检查和评估，及时发现和纠正合同管理中存在的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，合同承办人应及时向本部门负责人报告，并提供相关证据材料。2.部门负责人应组织相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经部门负责人审核同意后，合同承办人应及时与对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成，合同承办人应及时将纠纷情况报告法律事务部门。法律事务部门应根据纠纷的性质、情况等因素，决定是否代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。5.在纠纷处理过程中，合同承办人及相关人员应积极配合法律事务部门的工作，提供必要的协助和支持。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交法律事务部门归档。2.合同履行过程中形成的补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要等资料，合同承办人应及时收集整理，一并移交法律事务部门归档。（二）档案整理1.法律事务部门应按照合同类别、签订时间等因素对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录。2.合同档案应包括合同文本、相关附件、审核意见、履行记录、纠纷处理资料等。（三）档案保管1.法律事务部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案应妥善保管，存放有序，便于查阅。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法律事务部门查阅。2.查阅合同档案时，查阅人应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借合同档案。3.法律事务部门应对合同档案查阅情况进行登记，查阅完毕后及时将合同档案归还保管人。八、合同信息化管理（一）系统建设1.公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、科学化。2.合同管理信息系统应具备合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等功能模块。（二）系统应用1.合同承办人应通过合同管理信息系统办理合同相关业务，确保合同信息的及时、准确录入。2.各部门应充分利用合同管理信息系统，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同管理中存在的问题。（三）数据维护1.法律事务部门应定期对合同管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全、完整。2.合同管理信息系统中的数据应及时更新，保证数据的准确性和时效性。九、合同管理考核与奖惩（一）考核内容1.合同管理制度的执行情况。2.合同签订、履行、变更、解除等环节的规范性。3.合同纠纷的发生及处理情况。4.合同档案管理情况。（二）考核方式1.公司定期对各部门合同管理工作进行考核，考核方式包括自查、抽查、专项检查等。2.考核结果将作为各部门绩效考核的重要依据。（三）奖惩措施