研发过程文件管理制度

研发过程文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司研发过程文件的管理，确保研发文件的完整性、准确性、规范性和可追溯性，提高研发效率，保障公司知识产权，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有研发项目过程中产生的各类文件，包括但不限于项目立项文件、需求文档、设计文档、测试文档、技术报告、知识产权相关文件等。（三）职责分工1.研发部门负责本部门研发项目文件的编制、收集、整理、归档和保管工作。按照项目进度及时提交各类文件，并确保文件内容真实、准确、完整。对研发过程中产生的文件进行分类管理，明确文件的版本状态和使用范围。2.质量管理部门负责对研发过程文件的规范性、完整性进行审核，提出改进意见。参与重要研发文件的评审，确保文件符合质量管理体系要求。3.知识产权管理部门负责研发过程中知识产权相关文件的管理，包括专利申请文件、软件著作权登记文件等。指导研发部门做好知识产权的保护工作，审核文件中涉及知识产权的内容。4.档案管理部门负责研发过程文件的集中归档和保管，建立档案检索系统，确保文件的安全和有效利用。按照规定的期限和要求对研发档案进行整理、鉴定和销毁。二、文件分类与编号（一）文件分类1.项目立项文件：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目任务书等。2.需求文档：如用户需求规格说明书、市场需求分析报告等。3.设计文档：涵盖总体设计方案、详细设计文档、数据库设计文档等。4.测试文档：测试计划、测试用例、测试报告等。5.技术报告：研发过程中的技术总结、技术难题解决方案等。6.知识产权相关文件：专利申请文件、软件著作权登记文件、商标申请文件等。7.其他文件：如项目变更申请、会议纪要、往来信函等与研发项目相关的文件。（二）文件编号1.研发项目文件编号采用统一的编码规则，确保文件编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[项目编号][文件类别代码][顺序号]项目编号：按照公司项目编号规则编制，用于标识具体的研发项目。文件类别代码：根据文件分类设置相应的代码，如“LX”表示立项文件，“XQ”表示需求文档等。顺序号：按照文件产生的先后顺序依次编号。3.示例：[2023001][LX]001，表示2023年第001个研发项目的立项申请书。三、文件编制与审核（一）编制要求1.研发文件应根据项目实际情况和相关标准规范进行编制，内容应完整、准确、清晰。2.文件编制应遵循统一的格式和模板，确保文件的规范性和一致性。3.编制人员应具备相应的专业知识和技能，对文件内容负责。（二）审核流程1.部门内部审核研发文件编制完成后，编制人员应首先进行自我审核，确保文件内容无误。然后提交部门负责人进行审核，部门负责人应对文件的完整性、准确性、规范性进行全面审查，并提出审核意见。2.跨部门审核对于涉及多个部门的研发文件，如总体设计方案等，应组织相关部门进行联合审核。审核人员应从各自专业角度对文件进行审查，提出修改建议，确保文件符合各部门的工作要求。3.最终审核经过部门内部审核和跨部门审核后的文件，提交给项目负责人进行最终审核。项目负责人应综合考虑各方面意见，对文件进行整体把关，确认文件是否可以发布。四、文件版本管理（一）版本标识1.研发过程文件采用版本号进行标识，版本号由主版本号、次版本号和修订号组成。2.格式为：V[主版本号].[次版本号].[修订号]主版本号：当文件的整体架构、功能或技术发生重大变化时，主版本号递增。次版本号：在主版本号不变的情况下，文件的功能有较大扩展或修改时，次版本号递增。修订号：用于记录文件的小修改，如错别字纠正、格式调整等，每次修改修订号递增。（二）版本更新1.文件发生修改后，编制人员应及时更新文件版本号，并在文件中注明修改内容和修改日期。2.版本更新后，应按照文件审核流程重新进行审核，确保更新后的文件符合要求。3.对于已发布的文件，应及时通知相关人员获取最新版本，避免使用旧版本文件导致工作失误。五、文件归档与保管（一）归档要求1.研发项目文件应按照规定的时间和要求进行归档，确保文件的及时、完整归档。2.归档文件应进行分类整理，编制归档清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.归档文件应采用纸质和电子两种形式保存，确保两种介质的文件内容一致。（二）保管期限1.研发过程文件的保管期限根据文件的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管文件：保管期限为13年，如项目过程中的临时性文件、一般性会议纪要等。中期保管文件：保管期限为310年，如项目需求文档、测试文档等。长期保管文件：保管期限为10年以上，如项目立项文件、技术报告、知识产权相关文件等。2.具体保管期限可根据公司实际情况和法律法规要求进行调整。（三）保管方式1.纸质文件保管纸质文件应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。档案柜应保持清洁、干燥，防止文件受潮、发霉、虫蛀等。2.电子文件保管电子文件应存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案库。电子文件应进行分类存储，设置相应的文件夹和目录结构，便于检索和访问。定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。六、文件借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅研发过程文件的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《文件借阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《文件借阅申请表》后，应对借阅申请进行审核。2.对于涉及公司机密或重要知识产权的文件，需经知识产权管理部门或相关领导批准后方可借阅。3.审核通过后，档案管理部门为借阅人员提供文件，并做好借阅登记。（三）借阅期限1.文件借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应在规定的期限内归还文件，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况。（四）使用要求1.借阅人员应对借阅的文件妥善保管，不得擅自复印、转借、涂改或丢失文件。2.文件使用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏或丢失情况，应追究借阅人员的责任。七、文件保密管理（一）保密范围1.研发过程中涉及的技术秘密、商业秘密、知识产权等信息均属于保密范围。2.具体包括但不限于项目技术方案、算法、数据模型、客户信息、市场策略等。（二）保密措施1.对涉及保密内容的文件，应在文件上加盖“保密”标识，并注明保密期限。2.严格控制保密文件的知悉范围，仅限工作需要的人员接触。3.与接触保密文件的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。4.对保密文件的存储、传输、使用等环节采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.公司定期对研发过程文件的保密情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。八、文件销毁（一）销毁条件1.文件保管期限届满，且不再具有保存价值的，可以进行销毁。2.文件因其他原因需要销毁的，如文件内容错误、文件损坏无法修复等，应经相关部门审核批准后进行销毁。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出文件销毁申请，填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经所在部门负责人、知识产权管理部门（如有）、质量管理部门审核后，提交公司分管领导批准。3.批准后，档案管理