tsa采购管理制度

tsa采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司TSA采购管理工作，确保采购活动的合法性、规范性、合理性和高效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与TSA采购相关的部门、人员及采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和经济效益的最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目、采购政策及采购预算等事项。（二）采购执行部门采购部作为公司采购的执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选、评估和选择供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案及采购信息数据库。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。同时，协助采购部进行供应商的评估和选择，参与采购合同的验收工作。（四）质量控制部门质量控制部门负责对采购物品或服务的质量进行检验和监督，确保所采购的物资符合公司质量标准和生产经营要求。（五）财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款等，办理采购款项的支付手续，并对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划、库存状况等，定期或不定期填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定采购部收到《采购申请表》后，进行汇总分析，并结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等相关资料，建立供应商信息档案。3.采购部组织相关部门对符合基本条件的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务等方面。4.根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商，并建立合格供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物品或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后，采购部起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，条款清晰、准确、完整。3.采购合同经采购部负责人审核后，提交至公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问审查通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，采购部与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。（六）采购跟踪与催货1.采购部安排专人负责采购订单的跟踪，及时了解供应商的生产进度、发货情况等，确保采购物品或服务按时、按质、按量交付。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，采购部应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。如供应商无法按时解决问题，采购部应及时向上级领导汇报，并采取相应的应急措施。（七）到货验收1.采购物品或服务到货前，采购部应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.到货后，质量控制部门按照相关标准和合同要求对采购物品或服务进行质量检验。检验合格的，由质量控制部门出具《验收报告》；检验不合格的，质量控制部门应及时通知采购部与供应商协商解决。3.需求部门负责对采购物品或服务的数量、规格、型号等进行核对验收。核对无误后，需求部门在《验收报告》上签字确认。（八）采购付款1.采购部根据采购合同和《验收报告》，填写《付款申请表》，注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.《付款申请表》经采购部负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对《付款申请表》进行审核，核对采购合同、发票、验收报告等相关资料，确保付款手续齐全、金额准确无误。审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理采购款项的支付手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部发布招标公告，明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间等信息。供应商报名参加投标，采购部对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标供应商名单。采购部向符合条件的投标供应商发放招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部成立谈判小组，谈判小组由采购部、需求部门、质量控制部门等相关人员组成。采购部向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应明确谈判项目的名称、内容、要求、谈判时间、地点等信息。供应商按照谈判邀请书要求参加谈判，谈判小组与供应商就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况和供应商最后报价，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向至少三家符合条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。供应商按照询价通知书要求进行报价，采购部对供应商的报价进行比较和分析。采购部根据报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息。《单一来源采购申请表》经采购部负责人审核签字后，提交至公司采购决策委员会审批。公司采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度生产经营计划和采购需求预测，编制年度采购预算草案。年度采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容。2.采购部将年度采购预算草案提交至财务部门，财务部门结合公司年度财务预算，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经公司领导审批后，下达至采购部执行。（二）预算执行与控制1.采购部应严格按照年度采购预算方案组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。2.如因生产经营需要调整采购预算，采购部应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额等信息。3.《采购预算调整申请表》经采购部负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对采购预算调整申请进行审核，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，采购部按照调整后的采购预算执行采购活动。（三）预算分析与考核1.财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算金额的差异，分析差异产生的原因。2.公司将采购预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对采购预算执行情况较好的部门给予奖励，对采购预算执行情况较差的部门进行通报批评，并追究相关人员的责任。六、供应商管理（一）供应商准入管理1.采购部负责制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商向采购部提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购部对潜在供应商提交的申请和材料进行初审，符合基本条件的，组织相关部门进行实地考察和评估。3.经实地考察和评估合格的供应商，由采购部将其纳入合格供应商名录，并报公司领导审批。（二）供应商日常管理1.采购部定期对合格供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于评估结果为优秀的供应商，采购部在采购业务中给予优先考虑，并在合作中给予一定的优惠政策；对于评估结果为良好的供应商，采购部继续保持与其合作关系；对于评估结果为合格的供应商，采购部要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格；对于评估结果为不合格的供应商，采购部立即取消其合格供应商资格，并停止与其合作。3.采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估考核结果、合作情况等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（三）供应商淘汰管理1.如供应商出现下列情形之一的，采购部应及时将其从合格供应商名录中淘汰：提供虚假资料，骗取合格供应商资格的。产品质量出现严重问题，给公司造成重大损失的。交货期严重延误，影响公司生产经营活动的。价格不合理，严重高于市场同类产品价格的。售后服务不到位，客户投诉较多的。2.采购部填写《供应商淘汰申请表》，详细说明淘汰供应商的原因、淘汰供应商的名称等信息。《供应商淘汰申请表》经采购部负责人审核签字后，提交至公司领导审批。3.公司领导审批通过后，采购部向被淘汰供应商发出通知，告知其被淘汰的原因和结果，并停止与其合作。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别的内容包括供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。2.采购部采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购部制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商风险，采购部应加强供应商管理，选择多家合格供应商，分散采购风险；对于市场风险，采购部应密切关注市场动态，及时调整采购策略；对于质量风险，采购部应加强质量检验和监督，严格把控采购物品或服务的质量；对于合同风险，采购部应加强合同管理，规范合同签订和履行流程；对于付款风险，采购部应加强财务审核，确保付款手续齐全、金额准确无误。2.采购部定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题，确保风险应对措施的有效性。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度要求，采购流程是否规范，采购合同是否履行等。